Van ICT-verschuivingen tot juridische bewegingen: de gevolgen van nieuwe informatie- en archiefwetgevingen op organisaties

In 2024 worden organisaties geconfronteerd met een golf van nieuwe wetgeving. Wetgeving die aanzienlijke veranderingen met zich meebrengt, zowel op nationaal als Europees niveau. Deze voorschriften zijn meer dan woorden op papier. Ze zijn katalysatoren van verandering die organisaties uitdagen om hun strategieën te heroverwegen en nieuwe benaderingen te omarmen. Het wordt steeds duidelijker dat organisaties complexe strategische vraagstukken op het gebied van informatiemanagement zullen moeten aanpakken. En daarom is het nuttig dat professionals binnen deze organisaties op de hoogte zijn van de bewegingen en de gevolgen ervan in en rondom deze wetgevingen.

Omgevingswet
Een sprekend voorbeeld hiervan is de Omgevingswet. Dit is de wet die de cruciale rol van goed beheerde ketenarchivering benadrukt. Deze wetgeving vereist een diepgaand begrip van hoe informatie wordt vastgelegd, gedeeld en bewaard binnen organisaties. Het belang van een gestroomlijnd en transparant archiveringsproces komt hierbij sterk naar voren. Om aan de eisen van de Omgevingswet te voldoen moeten organisaties niet alleen hun huidige archiveringssystemen evalueren, ook moeten zij investeren in nieuwe technologieën en samenwerkingsmodellen.

Woo en Wmebv
Naast de Omgevingswet stellen de Wet open overheid (Woo) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) overheidsinstanties voor nieuwe uitdagingen. Deze wetten verlangen een hoger niveau van informatiemanagement. Dit betekent niet alleen het verbeteren van de toegankelijkheid en transparantie van informatie voor het publiek, maar ook het implementeren van efficiënte systemen voor gegevensverwerking en -bescherming. De nadruk ligt op proactieve en geïntegreerde benaderingen van informatiemanagement, waarbij samenwerking aangaan tussen verschillende afdelingen en externe partners essentieel is.

Van reactief naar proactief
De huidige veranderingen in wetgeving en technologie dwingen organisaties hun aanpak van informatiemanagement te herzien. Traditionele methoden, die vaak reactief en gefragmenteerd zijn, voldoen niet langer aan de moderne eisen. Er ligt nu nadruk op proactieve en holistische benaderingen, gericht op waarde genereren uit informatie, risico’s minimaliseren’ en innovatie omarmen. Wetgeving zoals de Woo benadrukt de noodzaak van transparantie en publieke verantwoording. Dit vereist dat overheidsinstanties en organisaties hun informatiesystemen zo inrichten dat ze eenvoudig toegankelijk en doorzoekbaar zijn, voor zowel interne als externe stakeholders. Dit heeft een fundamentele verschuiving tot gevolg binnen traditionele methoden, waarbij de nadruk meer lag en deels nog ligt op het veiligstellen van documenten, in plaats van het toegankelijk maken ervan.

Gevolgen van archiefdigitalisering
Met de toenemende nadruk op privacy en gegevensbescherming, zoals uiteengezet in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), moeten organisaties strikte controlemechanismen implementeren. Dit dwingt informatiebeheerders om nauw samen te werken met IT en juridische afdelingen om robuuste beveiligingsmaatregelen en compliance-protocollen te ontwikkelen. De verschuiving naar digitale en geautomatiseerde processen is een andere drijvende kracht. Traditionele papieren archieven maken plaats voor digitale archiveringssystemen die snellere toegang en efficiënter gegevensbeheer mogelijk maken. Dit vereist een aanzienlijke investering in technologie en de ontwikkeling van nieuwe vaardigheden voor informatiebeheerders.

Verschuiving van informatiebehoeften
Informatieprofessionals hebben een cruciale rol als facilitators. Dit betekent niet dat ze zich moeten omscholen als juristen of proberen het 'schaap met vijf poten' te worden. Het vraagt echter wel om een hoger bewustzijn van de toenemende complexiteit en vereisten van deze wetten, en de noodzaak om effectief samen te werken in netwerken en complexe krachtenvelden. In plaats van enkel te focussen op het veiligstellen van informatie, wordt van informatieprofessionals verwacht proactief hun zaken goed in te richten aan de voorkant. En dit vereist samenwerking met diverse stakeholders. Informatiebeheerders kunnen een rol aannemen waarin ze anticiperen op toekomstige informatiebehoeften en risico's, en strategieën ontwikkelen om deze effectief aan te pakken. De integratie van informatiemanagement en ICT is hierbij cruciaal. Dit vraagt van informatiebeheerders om nauw samen te werken met IT-specialisten, om ervoor te zorgen dat de technologieën die worden gebruikt voor gegevensopslag, -verwerking en -bescherming voldoen aan de hoogste normen en wetgevingseisen. Een holistische benadering van informatiemanagement houdt in dat alle aspecten van informatiebeheer – van gegevensinvoer tot archivering en verwijdering – als een geïntegreerd geheel worden behandeld. Dit helpt bij het minimaliseren van risico’s en het maximaliseren van de waarde van informatie. De opkomst van nieuwe technologieën, zoals kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML), biedt ongekende mogelijkheden voor informatiebeheer. Deze technologieën kunnen worden ingezet om geavanceerde analyses uit te voeren, patronen in gegevens te ontdekken en de efficiëntie van informatiemanagementprocessen te verbeteren.

In het oog houden van juridische vereisten
Strenge naleving van wet- en regelgeving is essentieel. Van informatiebeheerders wordt gevraagd zich bewust te zijn van de juridische vereisten en te zorgen dat alle informatiebeheersystemen en -processen compliant zijn. Dit omvat ook het implementeren van robuuste beveiligingsmaatregelen om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en cyberdreigingen. De verwachtingen van klanten en gebruikers met betrekking tot toegang tot en het gebruik van informatie zijn veranderd. Informatiebeheerders moeten ervoor zorgen dat informatiesystemen gebruiksvriendelijk en toegankelijk zijn, wat de tevredenheid en productiviteit van gebruikers verhoogt.

De samensmelting van informatiemanagement en ICT biedt tal van kansen voor organisaties. Door de krachten van deze twee domeinen te bundelen, kunnen organisaties een meer geïntegreerde en efficiënte benadering van informatiemanagement ontwikkelen. Verbeterde toegankelijkheid door moderne IT-oplossingen zorgt ervoor dat informatie gemakkelijk toegankelijk is voor degenen die deze nodig hebben. Geavanceerde analysemogelijkheden door integratie van AI en ML helpen organisaties diepere inzichten te krijgen in hun gegevens, wat kan leiden tot betere besluitvorming en strategische planning. Daarnaast kunnen door processen te automatiseren en digitale oplossingen te implementeren aanzienlijke kostenbesparingen worden gerealiseerd in vergelijking met traditionele, papieren processen. Geavanceerde IT-beveiligingsoplossingen helpen bij het beschermen van gevoelige informatie tegen cyberdreigingen en datalekken. Geïntegreerde systemen kunnen ook helpen bij het automatisch naleven van wet- en regelgeving, waardoor het risico op non-compliance en de bijbehorende boetes en sancties wordt verminderd.

De diepere waarheid van wetgevingsveranderingen
Te midden van deze wervelende veranderingen schuilt een diepere waarheid. Het zijn niet slechts de wetten zelf die de koers van organisaties veranderen, maar de manier waarop zij met deze veranderingen omgaan. Het is niet alleen het volgen van regels, maar het creëren van waarde uit informatie, het omarmen van innovatie en het minimaliseren van risico's. Het is een holistische benadering die vraagt om een breed perspectief en een diep begrip van de complexe krachten die inwerken op informatiemanagement. Door samen te werken en elkaars taal te leren spreken, kunnen informatieprofessionals en hun ICT-collega's gezamenlijk strategische opgaven aanpakken en zorgen voor een toekomstbestendig informatiemanagement.