Verklaring van Uitlening ten behoeve van vervanging?

Reacties

• • Dick Bunskoeke (provinciearchivaris en interbestuurlijk toezichthouder)
  • 1721116811

  Aangepast op 16 juli 2024

  Op zich benoemt dit document veel belangrijke zaken die spelen bij een dergelijke in retrospectief uitgevoerde vervanging. Onder 3 staat dat de zorgdrager "volgens de afgesproken eisen" gaat vervangen, maar ik zou dat nog nader uitwerken. Noem de regels (handboek vervanging?) die gehanteerd worden en de voorwaarden die aan het bedrijf dat de uitvoering verzorgt zijn gesteld.
  Je zou zelfs kunnen volhouden dat niet aan de zorgdrager, maar aan het bedrijf dat de vervanging uitvoert wordt uitgeleend (Archiefwet 1995 artikel 18, tweede lid), omdat dan duidelijker is dat de archivaris namens de zorgdrager het aanspreekpunt voor overgedragen archieven is. Door uit te lenen aan de zorgdrager lijkt het of die zelf moet regelen dat alles in goede, geordende en toegankelijke staat blijft, terwijl dat eigenlijk bij de overbrenging aan de archivaris was opgedragen.

  Ik hoop dat het betreffende handboek ook rekening houdt met retrospectieve vervanging van al overgedragen bescheiden, want daaraan moeten nu eenmaal meer eisen worden gesteld dan aan routinematige vervanging na ontvangst. Denk b.v. aan het maken van keuzes op basis van Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onder c en d. Dat is soms lastiger toe te passen omdat er meer kennis nodig is. Dat apart is opgenomen dat oude toegangs- en inventarisnummers moeten worden opgenomen in de metadata en dat herordening en verwijdering niet is toegestaan doet mij het ergste vrezen voor de kwaliteit van een eventueel handboek...

  Uiteraard is vervanging wel mogelijk en daar ben ik niet op tegen, maar toch wil ik graag aandacht vragen voor het proces dat eraan vooraf zou moeten gaan als het vervanging van al overgedragen archiefbescheiden betreft. Daarbij zou er dan o.a. antwoord moeten zijn gegeven op de volgende vragen:

  1. Waarom is vervanging noodzakelijk? Het beheren van digitale archieven is op de lange termijn veel duurder dan het beheer van analoge archieven en een goede digitale toegang kan ook zonder vervanging worden gemaakt. Heeft de archiefdienst soms te weinig personeel om de stukken te kunnen lichten?
  2. Weegt het direct beschikbaar hebben van een digitale afbeelding op tegen het verloren gaan van de fysieke omstandigheden, die immers aantonen hoe de overheid destijds heeft gewerkt? Ondanks goede bedoelingen blijkt in de praktijk na vervanging Archiefregeling artikel 17, onder c op de achtergrond te komen en ervaart het publiek bv. een los van de besluiten van B&W staande digitale collectie vergunningen.
  3. Kan er bij de standaardisatie (want dat is het ook) van de gedigitaliseerde bestanden voldoende recht worden gedaan aan specifieke lokale omstandigheden? Wellicht zijn daarvoor in elk geval extra metagegevens nodig.

  Maar als dat is gedaan en de voorwaarden zijn duidelijk verwoord, dan is het document een goed hulpmiddel.

  O ja, er staat nog een typo in paragraaf 3: "niets te uit te lenen".