9. Moet ik bij de vraag of een bepaald (deel van een) archief al dan niet beperkt openbaar gesteld moet worden, rekening houden met de definities van 'geautomatiseerde verwerking' en 'bestand' uit de AVG?

Enigszins. De AVG stelt in artikel 2, dat de regeling alleen toepasbaar is op ‘geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens en gegevens, die in een bestand zijn opgenomen of bestemd zijn voor een bestand’. Een bestand wordt in de AVG gedefinieerd als ‘elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn….’ Het gaat er in beide gevallen om, dat de persoonsgegevens in een geautomatiseerd of gestructureerd bestand goed vindbaar zijn, daarmee kwetsbaar en dus beschermd moeten worden.

Omgang met de begrippen 'bestand' en 'geautomatiseerde verwerking'
In de praktijk van archiefbewaarplaatsen geldt Archiefwet artikel 2A: archieven met bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens mogen niet ter raadpleging of gebruik ter beschikking worden gesteld. Dit principe gaat ook op voor archiefinstellingen die niet onder de Archiefwet vallen: dan gelden artikelen 9 en 10 van de AVG rechtstreeks. Er zijn bij dit type archief dus altijd beschermende maatregelen nodig zoals beperkt openbaar stellen, zie ook Praktische maatregelen.
Wel houden 'geautomatiseerde verwerkingen' en ‘bestanden’ grotere risico’s in als het gaat om de vindbaarheid van (bijzondere etc.) persoonsgegevens dan andere archieven. ‘Geautomatiseerde verwerkingen’ en ‘bestanden’ in de zin van de AVG hebben dus prioriteit bij het screenen van de aanwezige collectie op de aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens.
Zie ook vraag 3.

Voorbeelden:

• Wanneer je een papieren archief gaat scannen met als doel online zetten, wordt het een ‘geautomatiseerde verwerking’ en worden dus de gegevens beter vindbaar. Op dat moment moet de inhoud worden gescreend op de aanwezigheid van bijzondere en/of strafrechtelijke dan wel gevoelige persoonsgegevens.

• Bij een analoog archief, bijvoorbeeld van een politieke partij of kerk hebben ‘bestanden’ zoals de ledenlijsten en registers van parochianen, die op naam toegankelijk zijn, meer aandacht nodig dan ‘niet-bestanden’ zoals bijvoorbeeld een correspondentie-archief zonder namenindex. Maar ook in een correspondentie-archief kunnen bijzondere en/of strafrechtelijke of ‘gevoelige’ persoonsgegevens voorkomen, die als ze worden aangetroffen ook bescherming verdienen.