Het beschikbaar stellen van de bouwvergunningdossiers onder de AVG. Auteur: Michaël Lucassen, Streekarchief Midden-Holland

Inleiding

Het Streekarchief Midden-Holland beheert op basis van een gemeenschappelijke regeling de archieven en collecties van vijf gemeenten. Een aanzienlijk deel van deze archieven bevat gegevens van natuurlijke personen en valt dus onder de reikwijdte van de op 25 mei 2018 van kracht geworden Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Binnen de archieven en collecties met gegevens van natuurlijke personen nemen de bouwvergunningdossiers een bijzondere plaats in. Het zijn omvangrijke series waar zeer veel uit wordt aangevraagd en waar ook veel reproducties (kopieën, scans) uit worden gemaakt. Het is zelfs zo dat het merendeel van de aanvragen en scanopdrachten die het Streekarchief verwerkt bouwvergunningen betreft. Het is daarom urgent dat met name voor deze dossiers duidelijk wordt in hoeverre het van kracht worden van de AVG van invloed is op de manier waarop ze kunnen worden ontsloten en beschikbaar kunnen worden gesteld.

De (analoge) bouwvergunningdossiers zijn tot zeer recente datum, deels tot na 2000, overgebracht en bevatten het aanvraagformulier met bijbehorende bouwtechnische informatie over het betreffende project, eventuele correspondentie en de vergunning zelf. Zowel het aanvraagformulier, de eventuele correspondentie als de uiteindelijke vergunning bevatten de NAW-gegevens van de aanvrager. Momenteel kunnen de dossiers zonder beperkingen op de studiezaal ingezien worden. (De dossiers betreffende bepaalde categorieën gebouwen, o.a. bankgebouwen, zijn van openbaarheid uitgezonderd.) De series zijn ontsloten door digitale toegangen die via de website van het Streekarchief doorzoekbaar zijn. In deze toegangen is van elke vergunning het inventarisnummer, het adres, het kadastraal nummer, de datering en de omschrijving van het bouwproject opgenomen. Van een groot deel van de vergunningen is in de toegangen ook de naam van de aanvrager en van de architect in de digitale toegang opgenomen.

Beschikbaar stellen

Zoals gezegd kunnen de dossiers door iedereen worden opgevraagd en op de studiezaal ingezien. Ook kan iedereen kopieën uit de dossiers laten maken en scans bestellen. De scans worden via internet beschikbaar gesteld aan de opdrachtgever en na verloop van tijd door het archief weer verwijderd.
Omdat in de bouwvergunningdossiers persoonsgegevens (AVG artikel 4, lid 1) voorkomen is de vraag of de bovengeschetste praktijk problematisch is met het van kracht worden van de AVG.

De bouwvergunningdossiers die door het Streekarchief worden beheerd bevatten geen bijzondere persoonsgegevens (voor de definitie van bijzondere persoonsgegevens zie AVG artikel 9, lid 1). De restricties die voor deze categorie persoonsgegevens gelden zijn dus bij deze bestanden niet aan de orde.
De AVG is van toepassing op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens of op verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen. (AVG artikel 2, lid 1).

De dossiers zijn niet digitaal beschikbaar. De persoonsgegevens die in de dossiers voorkomen vormen geen “bestand” in de zin van de AVG (zijn niet gestructureerd doorzoekbaar). Op het ordenen, opslaan, beschikbaar stellen en raadplegen van deze bouwvergunningdossiers is de AVG dan ook niet van toepassing. Bij een deel van de bouwvergunningen zijn de persoonsgegevens echter ontsloten via de digitale toegang. Bij het opnemen van persoonsgegevens in een digitale toegang is er sprake van geautomatiseerde verwerking. De toegang vormt dus een bestand dat onder de AVG valt. Het op deze manier verwerken van persoonsgegevens is strijdig met de AVG omdat het niet voldoet aan een van de onder artikel 6 van de AVG gestelde voorwaarden voor rechtmatige verwerking. Conform de AVG dienen de persoonsgegevens uit de digitale toegang verwijderd te worden of te worden geanonimiseerd. Na verwijdering van de persoonsgegevens uit de digitale toegang is er geen sprake meer van een bestand in de zin van de AVG, nog van geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Zoals gezegd is het niet in strijd met de AVG om de papieren bouwvergunningdossiers beschikbaar te stellen op de studiezaal. Het verstrekken van (papieren) kopieën is eveneens niet strijdig met de AVG. Het maken van scans kan echter wel problematisch zijn. Als er documenten met persoonsgegevens worden gescand is er sprake van geautomatiseerde verwerking en wordt er een “bestand” gevormd. De meeste scanopdrachten betreffen slechts de bouwtekeningen en / of de constructieberekeningen. Omdat hier nauwelijks persoonsgegevens in voor komen levert dit vrijwel geen problemen op. De eventuele persoonsgegevens die hierin worden aangetroffen dienen conform de AVG onleesbaar te worden gemaakt. Een enkele keer wordt echter een scan gevraagd van het volledige dossier, dus ook van de aanvraag, de eventuele correspondentie en de daadwerkelijke vergunning. In deze documenten komen standaard de nodige persoonsgegevens voor die niet leesbaar in de scans mogen worden opgenomen. Adresgegevens die betrekking hebben op de vergunning dienen uiteraard wel in de scan meegenomen te worden.

Ook in de nabije toekomst zullen er nog analoge bestanden met bouwvergunningdossiers worden overgebracht. De vraag is of na het van kracht worden van de AVG de richtlijnen met betrekking tot de overdracht moeten worden aangepast? Wat betreft de analoge dossiers is dit niet nodig. Deze vormen geen bestanden in de zin van de AVG. Met de gemeenten is al jaren geleden afgesproken dat er geen persoonsgegevens meer opgenomen worden in de digitale toegangen. Deze digitale toegangen vallen dus ook niet onder de AVG.

Momenteel worden er echter door de bij het Streekarchief Midden-Holland aangesloten gemeenten geen analoge bouw-/omgevingsvergunningsdossiers meer aangemaakt. Het hele proces verloopt nu digitaal. Het verwerken van de persoonsgegevens binnen dit proces valt dus onder de AVG. Dat betekent onder andere dat de verwerking moet voldoen aan de “Beginselen inzake verwerking van persoonsgegevens” (AVG artikel 5). Een van de uitgangspunten is het doelbindingsprincipe (AVG artikel 5, lid 1b): de gegevens moeten voor een bepaald, duidelijk omschreven doel worden verzameld en niet verder worden verwerkt op een manier die met dat doel onverenigbaar is. Het verwerken van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor het proces van vergunningverlening. Als dit proces is afgerond is de archivering van het vergunningsdossier in het algemeen belang. De bouwtechnische gegevens blijven van grote waarde voor diverse doeleinden. De verdere verwerking van de persoonsgegevens na het beëindigen van het vergunningsproces is echter niet verenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden op grond waarvan deze gegevens werden verzameld. Er is ook geen duidelijke noodzaak om deze gegevens verder te verwerken.

Op grond van de AVG is het dus noodzakelijk dan het digitale dossier zodanig wordt ingericht dat de persoonsgegevens (voornamelijk te vinden in de aanvraag, de correspondentie en de vergunning) duidelijk van de overige documenten worden gescheiden en onder een verschillend vernietigings- en openbaarheidsregime komen te vallen. Het digitale vergunningsdossier dient zodanig te worden ingericht dat de persoonsgegevens na beëindiging van het vergunningsproces worden geanonimiseerd, maar de overige gegevens behouden blijven. De documenten kunnen dan zonder bezwaar worden gearchiveerd in het algemeen belang, voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Ook het vervolgens beschikbaar stellen van de dossiers aan derden kan dan zonder bezwaren op grond van de AVG.

Conclusie

Hoewel de analoge bouwvergunningdossiers gegevens bevatten van natuurlijke personen kunnen ze ook na het van kracht worden van de AVG zonder bezwaar integraal beschikbaar worden gesteld, zolang de bestanden maar niet gestructureerd op persoonsnamen doorzoekbaar zijn. De bouwvergunningendossiers mogen dan ook niet toegankelijk worden gemaakt op naam van aanvrager of architect. Er hoeven verder geen extra afspraken te worden gemaakt met de gemeenten over toekomstige overbrenging van analoge bouwvergunningdossiers. Het beschikbaar stellen van kopieën van (delen van) bouwvergunningendossiers aan klanten van het Streekarchief is geen probleem. Het beschikbaar stellen van scans van delen van de bouwvergunningsdossiers kan problematisch zijn als er in die documenten persoonsgegevens voorkomen.

Bij het maken en beschikbaar stellen van scans is namelijk sprake van geautomatiseerde verwerking. De persoonsgegevens dienen dan ook zorgvuldig onleesbaar te worden gemaakt.

Voor de vergunningsdossiers die geheel digitaal worden gevormd is het op grond van de AVG noodzakelijk dat het digitale vergunningsdossier zodanig is ingericht dat de persoonsgegevens na het beëindigen van het vergunningsproces, en dus het voltooien van het verwerkingsdoel van de daarin voorkomende persoonsgegevens, worden geanonimiseerd. De overige gegevens kunnen dan zonder bezwaar worden gearchiveerd en beschikbaar worden gesteld in het algemeen belang, voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.