archief met diskettes/floppy's: hoe ga je daarmee om?

Reacties

• • Joost Salverda
  • 1504163880

  Hallo Annemieke,

  Er is net een blog verschenen over de tools Siegfried en Brunhilde die hierbij zouden kunnen ondersteunen.

  Groeten,

  Joost Salverda

  
• • Annemieke Dekker
  • 1504168440

  Dank voor delen Joost!

  Ben zelf ook nog wel benieuwd naar de overwegingen die voorafgaan aan het gebruik van tools. Gaan we in principe altijd kijken wat er op de schijfjes staat, of zijn er ook situaties denkbaar waarbij (een deel van) de schijfjes ongelezen worden geweigerd/weggegooid/geretourneerd? Wat kun/mag je vragen van de archiefvormer die het materiaal overdraagt? (ik bedoel bijvoorbeeld aan informatie over wat er op de diskettes staat, maar wellicht ook een financiële bijdrage...?) Etc. Veel gesprekken over digitaal materiaal gaan nu vooral over de techniek, minder over randvoorwaarden, overwegingen en keuzes e.d.

  
• • Mirjam Schaap
  • 1504610400

  Beste Annemieke,

  Bij het Stadsarchief Amsterdam hanteren wij de volgende pragmatische aanpak.

  Ons uitgangspunt is dat floppies en diskettes dateren uit een tijd waarin papier leidend was. Mijn ervaring is dat digitale dragers tot 2005 (misschien zelfs 2010) voornamelijk/uitsluitend worden gebruikt als back-up of als transportmedium. De computer was een tekstverwerker, de tekst zelf werd doorgaans uitgeprint. De print is dus het eigenlijke stuk, de computer gewoon een middel. Ik doe altijd een steekproef, als ik daarvan het meeste ook in papieren vorm aantref (het is niet altijd even eenvoudig om het papieren stuk erbij te vinden) gooi ik de diskettes verder ongezien weg. Er is dus een risico dat er bestanden worden vernietigd die niet zijn uitgeprint, dat risico is gewoon ingecalculeerd.

  Volgens mij kun je 2 soorten dragers aantreffen: dragers met min of meer gestructureerde informatie (bijv. notulen of correspondentie) of dragers met bestanden van allerlei aard. Met name de diskettes waarop van alles en nog wat staat, zijn problematisch. Archiefvormers vinden het vaak eng om dragers weg te gooien, ze kunnen ze zelf niet meer openen en gooien het voor de volledigheid maar in de verhuisdoos in de veronderstelling dat wij daar wel raad mee weten. Mijn ervaring is dat dit over het algemeen geen stukken zijn die bewaard hoeven worden; ze zijn of in papieren vorm aanwezig, of het is aannemelijk dat ze in papieren vorm aanwezig zijn, of ze zijn zo fragmentarisch en uit de context getrokken (slechts een aantal bestanden is op de diskette opgeslagen omdat ze moesten worden geback-upt of overgezet naar een andere computer) dat het geen zin heeft om ze te bewaren. Ik tref overigens ook vaak persoonlijke informatie aan, uit de tijd dat je thuis nog geen pc of printer had en dus (stiekem) op je werk brieven tikte en uitprintte.

  Voor dragers vanaf 2005/2010 wordt de kans dat ze origineel materiaal bevatten steeds groter. In dit geval wordt het dus wel degelijk een kwestie van alles bekijken en afwegen tegen het papieren deel van het archief. Hoe groot is de kans dat het er al in zit? Ik heb zo'n archief onderhanden gehad en het was ontzettend veel werk. Ik denk dat ik uiteindelijk ongeveer 50% van de dragers heb kunnen vernietigen omdat het of dubbel of gewoon te vernietigen was. Dit ging om cd's en dvd's met audiovisueel en fotomateriaal, het audiovisuele materiaal heb ik allemaal (kort) bekeken, bij de foto's heb ik op basis van steekproeven inschattingen gemaakt of het dubbel was tov de rest van het archief. Ligt er ook een beetje aan wat voor bestanden het zijn, een fotootje meer of minder maakt doorgaans niet zo veel uit, maar als het beleidsdocumenten betreft zou ik ze toch stuk voor stuk bekijken. Overigens heb je geluk als je op basis van map of bestandsnaam kunt selecteren, vanwege slechte bestandsnamen ben je vaak genoodzaakt alles te openen. Mijn streven bij digitaal geboren archief is te selecteren, ordenen en beschrijven op mapniveau en bestanden niet afzonderlijk te bekijken.

  Wat wij iig niet (meer) doen is de diskettes in een zuurvrije omslag doen en in het depot leggen in de veronderstelling dat je daar later wel aan toe zult komen of dat je dan over veel betere tools zult beschikken om dat materiaal te verwerken. In dat geval kun je beter een disk image van de drager maken zodat de duurzaamheid iig gegarandeerd is.

  Wat het mag kosten etc. Dat lijkt mij per archief verschillend. Wij vragen altijd om een bijdrage (financieel of zelf inventariseren) maar vaak krijg je die natuurlijk niet. Dan is de afweging hoe graag je een archief wilt hebben, hoe belangrijk een bepaald onderdeel uit het archief is en hoe goed je het wilt ontsluiten.

  Hoop dat je hier iets aan hebt, succes!

  Groet,

  Mirjam

  
• • Annemieke Dekker
  • 1504674300

  Beste Mirjam,

  Dank voor je uitgebreide antwoord! Dit zijn inderdaad de kaders waarnaar ik op zoek ben. Jullie hebben het blijkbaar al vaker bij de hand gehad dan wij - fijn dat jullie die kennis delen. Ik ga er dankbaar gebruik van maken!

  Annemieke