Bijeenkomst 19 februari

Doel en methodiek van de hotspotmonitor
Verslag van de eerste open bijeenkomst van het archieflab hotspots

De eerste open bijeenkomst van het archieflab hotspots stond in het teken van het doel en de methodiek van de hotspotmonitor. Waarom willen we eigenlijk hotspots benoemen en, met dat doel in het achterhoofd, hoe kunnen we dat dan het beste doen?

Het verslag van de studenten van de Reinwardt Academie vindt u hier: https://kia.pleio.nl/file/download/55793712/Blog%20Archieflab%20Atria.pdf

De hotspot springt uit boven het normale

Het oorspronkelijke doel van de hotspot wordt toegelicht door de eerste spreker van de ochtend, Charles Jeurgens. Jeurgens is hoogleraar archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam en was voorzitter van de Commissie Waardering & Selectie. Die commissie zette in 2007 een nieuwe waarderings- en selectiemethodiek uiteen in het rapport Gewaardeerd Verleden, zie: https://openaccess.leidenuniv.nl/handle/1887/15559 Nadien is Jeurgens ook betrokken geweest bij het opstellen van de Historisch Maatschappelijke Analyse plus 'Een samenleving in beweging', zie: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/een-samenleving-in-beweging en de handreiking waardering en selectie Belangen in Balans, zie: https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/handreiking-waardering-en-selectie

De presentatie van Jeurgens vindt u hier: https://kia.pleio.nl/file/download/55793740/Jeurgens_Presentatie%20Hotspots%202018.pdf

Aanleidingen voor het opstellen van de nieuwe waarderings- en selectiemethodiek waren de kritiek van de Raad voor Cultuur dat het bestaande beleid teveel gericht was op de overheid, de dramatische kwalititeit van de overheidsinformatie en de vroeg hoe waardering en selectie in de digitale tijd zou moeten worden vormgegeven. De Commissie Waardering en Selectie stelde overigens een veel rigoureuzere selectieaanpak voor dan sindsdien op rijks- en decentraal niveau is uitgewerkt: dat wil zeggen macro-selectie op basis van actoren/trends in plaats van op processen. Een kanttekening nog van de kant van Jeurgens die de regionale en lokale archieven zich ter harte mogen nemen: de discussie over wat wij willen documenteren/representeren werd lange tijd alleen op rijksniveau gevoerd.

De Commissie bedacht de hotspot als onderdeel van een samenhangend geheel van trendanalyse met hotspots, systeemanalyse en risicoanalyse. Tezamen geven deze analyses een afgewogen beeld van niet alleen het bijzondere en unieke van onze samenleving (overheid EN particulier), maar ook van het gewone (in de systeemanalyse). De hotspot was beoogd als onderdeel van de trendanalyse. Als je je volgens Jeurgens alleen op hotspots focust krijg je een heel scheef beeld van de samenleving, omdat je dan alleen bewaart wat uitspringt boven het normale. Juist de samenhang tussen de drie instrumenten is heel belangrijk. Die samenhang ziet Jeurgens nu onder druk staan, nu de hotspotmonitor als een op zichzelf staand instrument wordt uitgevoerd.

Meerwaarde van hotspots: intersubjectief, integraal en recent

Ook de tweede spreker van de bijeenkomst, Anthony van der Wulp, benadrukt het belang van die samenhang tussen de risicoanalyse, de systeemanalyse en de trendanalyse en/of hotspotmonitor (NB. op rijksniveau is de trendanalyse vervangen door de hotspotmonitor terwijl op decentraal niveau de trendanalyse naast de verplichte lokale hotspotmonitor optioneel is gehouden). Van der Wulp is teamleider informatiebeheer bij de provincie Flevoland en was voorheen adviseur en trainer bij VHIC. Vanuit die functie heeft hij de Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden geschreven, zie https://vng.nl/files/vng/publicaties/2017/aido_handreiking_hotspot-monitor.05-10-2017.pdf Tevens verzorgde Van der Wulp pilots en informatiebijeenkomsten bij verschillende gemeenten en archiefinstellingen.

De presentatie van Van der Wulp vindt u hier: https://kia.pleio.nl/file/download/55793739/VanDerWulp_20180219%20presentatie%20Archieflab%20hotspotmonitor.pdf

Van der Wulp introduceert in zijn presentatie de hotspot zoals deze in de Handreiking op basis van Belangen in Balans is uitgewerkt. Hij loop de diverse criteria door voor hotspots en geeft aan dat deze niet in beton gegoten zijn. Uiteindelijk stelt de zorgdrager zelf de criteria vast en tevens of een (1) criterium volstaat om een gebeurtenis tot hotspot te bestempelen, of dat een gebeurtenis aan meerdere criteria dient te voldoen.

Ook gaat Van der Wulp uitgebreid in op de meerwaarde van hotspots, een vraag die gezien de vragen ook onder de deelnemers aan het archieflab leeft. Belangrijke eigenschappen van hotspots zijn volgens Van der Wulp dat ze kort achteraf worden benoemd, dat ze periodiek worden vastgesteld, dat hierbij interne en externe experts betrokken zijn, dat de lokale hotspotmonitor wordt opgesteld in navolging van de gemeentelijke selectielijst (en dus lokaal is). Hiermee is ook de meerwaarde benoemd van hotspots ten opzichte van andere uitzonderingscategorieën (de hotspot is in de gemeentelijke selectielijst namelijk als uitzonderingscategorie opgenomen). Het spontaan uitzonderen van vernietiging staat haaks op de hotspotmethodiek waarin het op een meer systematische manier van selecteren en het afleggen van verantwoording juist centraal staad. De hotspot is:
- Intersubjectief: bij het selecteren van hotspots worden interne en externe experts betrokken
- Input voor een integraal, dat wil zeggen overheid en particulier, acquisitiebeleid
- Recent, wat belangrijk is voor het veiligstellen van digitaal, vluchtig, materiaal

Hotspots vs. trends

Jeurgens gaat in op de toegevoegde waarde van hotspots ten opzichte van trends. Een trend is het dominante, gewone, terwijl een hotspot het unieke weergeeft, maar ook vaak het startpunt is van wat een trend wordt. Een mooi voorbeeld van een hotspot is de varkenspest van 1997. Juist deze hotspot wordt door het RHC Eindhoven in samenwerking met Nicole Blom, studente van de Reinwardt Academie, in het kader van dit archieflab onder de loep genomen (zie verder). De varkenspest is volgens Jeurgens aanleiding geweest voor nieuw beleid en dan is het juist belangrijk dat beginpunt goed te documenteren. Het RHC Eindhoven heeft dan ook voor deze hotspot gekozen omdat het als katalysator heeft gediend.

In een handige sheet toont Jeurgens de criteria die voor Een samenleving in beweging werden gevolgd om te bepalen of iets een hotspot was, of een incident. Hotspots moesten altijd gekoppeld zijn aan trends en dus onderdeel zijn van een breder maatschappelijk of politiek fenomeen. Is dat niet het geval, dan is het gewoon een incident dat (afdoende) wordt gedocumenteerd via de krant. Een ander criterium was het ontstaan van nieuwe actoren, activiteiten en/of beleid. Ook dit zijn indicatoren voor een hotspot.

Vanuit Atria is als categorale instelling ook belangstelling voor de hotspotmethodiek, maar bij hen gaat niet om lokale/regionale maar om landelijke of zelfs internationale gebeurtenissen en trends. Hoe baken je dat af? Volgens Jeurgens moet je altijd je perpectief goed bepalen: dat perspectief is sowieso al breder omdat je al een contextverhaal bij die hotspot hebt gemaakt. Van der Wulp benadrukt hoe belangrijk het is dat bij het benoemen van hotspots ook vastgesteld wordt waarom het een hotspot is; dit geeft ook meteen een afbakening mee voor het uitvoeren van die hotspot (dat is, het verzamelen/uitzonderen van vernietiging van archiefmateriaal).

Dynamische hotspots en regionale identiteit: onderzoek binnen het archieflab

Aansluitend presenteren Christy Verhaar en Nicole Blom van de Reinwardt Academie de vraagstellingen waarmee zijde komende weken bij respectievelijk het Noord-Hollands Archief en het RHC Eindhoven aan de slag gaan [volgt]

Zie voor de presentatie van de studenten:
https://kia.pleio.nl/file/download/55793587/Presentatie%20studenten%20Reinwardt.pdf

Wie is verantwoordelijk voor het veiligstellen van particulier archiefmateriaal...?

Naast de meerwaarde en het eigene van de hotspot wordt tijdens de discussie door een van de deelnemers aan het lab gevraagd wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor het veiligstellen van particulier archiefmateriaal ten aanzien van hotspots. Jeurgens is een groot voorstander van het pro-actief contact leggen met actoren. Coördinatie is belangrijk, bijvoorbeeld via het project Particuliere Archieven op de Kaart (dat momenteel helaas stil ligt), maar ook initiatief vanuit de archieven is belangrijk. Jeurgens vindt het een natuurlijke taak van de gemeentearchieven en rhc's om daarop initiatief te ontplooien; eventueel door middel van het mobiliseren van historische verenigingen. Archivarissen mogen wel wat activistischer worden, vindt Jeurgens. Van der Wulp benadrukt dat je vaak draagvlak kunt krijgen via de erfgoedkant in plaats van via de selectielijst. Een mooie aanspring om ons vooral op die particuliere archieven te blijven richten.

Om mee te nemen naar de volgende bijeenkomsten

Van der Wulp sluit af met te benadrukken dat de hotspotmonitor een middel, en geen doel op zich is. De uitwerking van de hotspotmonitor is een van de belanrgijkste punten. Een mooi uitstapje naar de volgende twee bijeenkomsten van het archieflab waarin we het zullen gaan hebben over de selectie van hotspots en het verzamelen en presenteren van materiaal ten aanzien van de gekozen hotspots.

Jeurgens sluit af met een drietal verschillen tussen de huidige hotspotbenaderingen en de methodiek zoals die in Gewaardeerd Verleden is uiteengezet:
1. Hotspots worden te veel gebruikt als geïsoleerde instrumenten, zeker op rijksniveau. Op die manier weet je niet hoe de uitkomsten zich verhouden tot de reguliere selectieaanpak;
2. Hotspots worden vooral binnen de ovrheid toegepast en vanuit overheidsperspectief. Dit is volgens Jeurgens vooral het resultaat van Belangen in Balans; de beleidskeuze van het Nationaal Archief om alleen aandacht te geven aan het overheidsdomein. Het voorbeeld hiervan is de MH17. De hotspot kwam vooral tot stand door externe druk vanuit de Tweede Kamer. Bij de MH17 wordt nu alleen gekeken naar overheidsactoren. Op decentraal niveau wordt de hotspot nu gebruikt als uitzonderingscategorie; ook hier zet Jeurgens grote vraagtekens bij. Niet alleen is de hotspot zo niet bedoeld in Belangen in Balans, maar hiermee ga je tevens voorbij aan een van de belangrijkste eigenschappen van hotspots: dat ze zorgvuldig en verantwoord worden gekozen en uitgevoerd. Hotspots dreigen achterkamertjesbesluiten te worden zonder dat duidelijk is wie daarbij betrokken is.
3. Op het niveau van de regionale en gemeentearchieven wordt wel buiten het domein van de overheid gekeken.