Afspraken rondom archivering bij Publiek-Private Samenwerkingsverbanden

Wie heeft er ervaring met / voorbeelden van concrete afspraken die noodzakelijk zijn voor wat betreft het archiefbeheer bij publiek-private samenwerkingsverbanden?

Om een integraal beeld op te bouwen van het inspectielandschap zijn we bij het Gelders Archief aan het onderzoeken met welke verbonden partijen we daarbij te maken hebben. Qua WGR-partijen is dat helder en is duidelijk waar onze taak ligt en welke afspraken van belang zijn.
Op het punt van private partijen als verbonden partij zijn we nog zoekende. Hoewel de handreiking inrichting archief- en informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden hier duidelijk is:

'Als een overheidsorganisatie (provincie, gemeente, waterschap) taken/bevoegdheden belegt in een private samenwerkingsvorm, geldt dat de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing zijn op die archiefbescheiden, die worden gevormd bij de uitvoering van overheidstaken.'

En ook wat er geregeld zou moeten worden:
'De afspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer kunnen in de vorm van een archiefparagraaf worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst of door middel van mandatering van bevoegdheden. De afspraken gaan zowel over analoge als digitale archiefbescheiden. De overheidsorganisatie die een samenwerking aangaat met een private partij, bijvoorbeeld in de vorm van een contract of dienstverleningsovereenkomst, moet afspraken maken over:

• Het informatie- en archiefbeheer;

• Het beheer van het deel ‘overheidsarchief’ door de deelnemende overheidsorganisatie, zoals selectie en vernietiging;

• De uiteindelijke overbrenging van het deel ‘overheidsarchief’ naar de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganisatie;

• De financiële aspecten verbonden aan het informatie- en archiefbeheer;

• De wijze van uitoefening van het archieftoezicht (door de archivaris van de deelnemende overheidsorganisatie, indien deze is benoemd).

Onze vervolgvragen zijn de volgende:

• wat moet er concreet afgesproken worden? (onderwerpen, afspraken, procedures, kwaliteitseisen)

• welke vorm is hier gebruikelijk? (DVO + SLA? Of alles concretiseren in de samenwerkingsovereenkomst?)

• hoe is het 'overheidsarchief' hier te onderscheiden van het 'niet-overheidsarchief'? Over welke processen en informatie hebben we het dan? Gaat het hier om meer dan de informatie die al tussen zorgdrager en private partij wordt uitgewisseld (en dus al bij de zorgdrager in het archief aanwezig is)? Denk hier bijvoorbeeld aan een bedrijf dat in een NUTS-taak voorziet, of een partij waarmee een aandeelhoudersrelatie bestaat.

• welke deelnemer is verantwoordelijk (wanneer het niet om mandatering gaat, maar om een overeenkomst)

• wat is de rol van de beheerder aan de kant van de zorgdrager?

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen!