Afspraken rondom archivering bij Publiek-Private Samenwerkingsverbanden

  • jan 2020
  • Joost Salverda
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 2
  • 37
Joost Salverda
Toezicht
  • Violet
  • Chantal Menting

Wie heeft er ervaring met / voorbeelden van concrete afspraken die noodzakelijk zijn voor wat betreft het archiefbeheer bij publiek-private samenwerkingsverbanden?

Om een integraal beeld op te bouwen van het inspectielandschap zijn we bij het Gelders Archief aan het onderzoeken met welke verbonden partijen we daarbij te maken hebben. Qua WGR-partijen is dat helder en is duidelijk waar onze taak ligt en welke afspraken van belang zijn.
Op het punt van private partijen als verbonden partij zijn we nog zoekende. Hoewel de handreiking inrichting archief- en informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden hier duidelijk is:

'Als een overheidsorganisatie (provincie, gemeente, waterschap) taken/bevoegdheden belegt in een private samenwerkingsvorm, geldt dat de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing zijn op die archiefbescheiden, die worden gevormd bij de uitvoering van overheidstaken.'

En ook wat er geregeld zou moeten worden:
'De afspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer kunnen in de vorm van een archiefparagraaf worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst of door middel van mandatering van bevoegdheden. De afspraken gaan zowel over analoge als digitale archiefbescheiden. De overheidsorganisatie die een samenwerking aangaat met een private partij, bijvoorbeeld in de vorm van een contract of dienstverleningsovereenkomst, moet afspraken maken over:

  • Het informatie- en archiefbeheer;

  • Het beheer van het deel ‘overheidsarchief’ door de deelnemende overheidsorganisatie, zoals selectie en vernietiging;

  • De uiteindelijke overbrenging van het deel ‘overheidsarchief’ naar de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganisatie;

  • De financiële aspecten verbonden aan het informatie- en archiefbeheer;

  • De wijze van uitoefening van het archieftoezicht (door de archivaris van de deelnemende overheidsorganisatie, indien deze is benoemd).

Onze vervolgvragen zijn de volgende:

  • wat moet er concreet afgesproken worden? (onderwerpen, afspraken, procedures, kwaliteitseisen)

  • welke vorm is hier gebruikelijk? (DVO + SLA? Of alles concretiseren in de samenwerkingsovereenkomst?)

  • hoe is het 'overheidsarchief' hier te onderscheiden van het 'niet-overheidsarchief'? Over welke processen en informatie hebben we het dan? Gaat het hier om meer dan de informatie die al tussen zorgdrager en private partij wordt uitgewisseld (en dus al bij de zorgdrager in het archief aanwezig is)? Denk hier bijvoorbeeld aan een bedrijf dat in een NUTS-taak voorziet, of een partij waarmee een aandeelhoudersrelatie bestaat.

  • welke deelnemer is verantwoordelijk (wanneer het niet om mandatering gaat, maar om een overeenkomst)

  • wat is de rol van de beheerder aan de kant van de zorgdrager?

Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen!

Reacties

2 reacties, meest recent: 30 januari 2020

  • Ha Joost,

    Wij hebben hier al contact over gehad. Op dit moment is de werkgroep de laatste hand aan het leggen aan de actualisering van de handreiking verbonden partijen. In april bij de voorjaarsbijseenkomst willen we deze gereed hebben. We richten ons hier wel veel meer op de publieke samenwerkingen ipv de private. Je vragen zijn zeker legitiem, een gedeelte sluit denk ik ook aan bij de afspraken die je maakt als je een publieke samenwerking aan gaat. Binnenkort spreken we elkaar hierover, benieuwd inderdaad of andere al inzichten hebben hoe dit aan te pakken. We zijn vanuit de gemeente Amersfoort nu ook bezig om een DAP bij een VP op te stellen die ik ook als leidraad voor de andere VP's wil gaan gebruiken, hier komen zaken als kwaliteitssysteem, metadataschema, selectie en ter beschikking stellen aan de orde.
    Overheidsarchief onderscheidend maken van andere archieven kun je volgens mij oplossen door metadata eraan toe te kennen. Bij opheffing of uittreding wil je namelijk ook je archief kunnen afsplitsen van het totale archief.

    Chantal Menting

  • Dank voor je reactie, Chantal.

    Ik ben heel benieuwd hoe jullie dit in Amersfoort vorm gegeven hebben, fijn dat we daar over kunnen uitwisselen.
    Met het onderscheiden van wat overheidsarchief is bedoel ik eigenlijk veel meer hoe je in het geheel van taken en processen van een PPS onderscheid kunt maken naar waar het overheidstaken betreft (die je vervolgens als zodanig metadateert en die je na beëindiging weer teruglevert/overdraagt) en waar het private taken zijn (die verder ook niet onder de werking van de wet vallen en daarmee ook niet onder toezicht).
    Tips die ik inmiddels al gehad heb zijn in ieder geval:

    • de jurist die bij de overeenkomst betrokken is bevragen op de vraag welke informatie WOB-baar is

    • de vraag stellen welke informatie voor de betrokken overheden nodig is om de taak na beëindiging te kunnen terugnemen danwel elders beleggen.

    Ik denk dat de kaders die je (op)stelt cq die al meegegeven zijn de kern zijn om allereerst op te focussen.

    Groeten,
    Joost

    Joost Salverda

Trefwoorden

Verken