Beleidscasus 1: Uitzonderingsgronden aangeven

Reacties

• • monique witter
  • 1715856780

  Reactie gemeente Almere:

  Impact op organisatie: 

  Oplossingsrichting 1: over alle informatiecategorieën bekeken zeer waarschijnlijk high impact, uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid te beoordelen documenten, weg te lakken informatie en in te vullen (steeds verschillende) uitzonderingsgronden. 

  Oplossingsrichting 2: grotere impact dan oplossing 1, want bewerkelijker en foutgevoeliger, tenzij opnemen in metadatering geautomatiseerd kan. Zie ook opmerking verderop (oplossingsrichting 3, inventarislijst). 

   Hoeveel documenten: 

  Op dit moment is voor ons niet in te schatten om hoeveel documenten het zou kunnen gaan. 

   Impact op mdws en syst/applic: 

  Op medewerkers die belast zijn/worden met het lakken van documenten. Op dit moment is nog niet duidelijk hoeveel medewerkers dat zullen zijn en welke systemen/applicaties precies geraakt worden. Dit zal mede afhangen van de mate waarin een en ander geautomatiseerd kan worden. 

  Voorkeursoplossing perspectief uitvoering: 

  Voor elke oplossingsrichting is wel wat te zeggen, bezien vanuit verschillende vakdisciplines. Dit zijn de voornaamste overwegingen per oplossingsrichting: 

  Oplossingsrichting 1: beter navolgbaar hoe en waarom is beoordeeld en welke uitzonderingsgronden zijn toegepast. 

  Oplossingsrichting 2: Vanuit informatiebeheer is het bovendien wenselijk dat informatie over informatie (metadata) goed vastgelegd wordt, dit maakt het beheren van de informatie makkelijker. 

  Oplossingsrichting 0: De Woo vraagt veel van organisaties en het toepassen van uitzonderingsgronden kan erg arbeidsintensief zijn. Niet alle organisaties hebben daar evenveel middelen voor. Daarom is het verstandig om hier geen verplichting van te maken, maar het aan het bestuursorgaan zelf te laten in hoeverre zij hierover transparantie willen betrachten. Bovendien is niet zeker of alle gebruikte tooling geschikt is voor het juist metadateren van de informatie. Dat zou tot gevolg kunnen hebben dat organisaties andere tooling moeten gaan aanschaffen, terwijl veel organisaties net tooling hebben ingekocht. 

   Voorkeursoplossing perspectief eindgebruiker: 

  Oplossingsrichting 2: deze richting geeft de eindgebruiker meer zoekopties, leidt tot meer transparantie, want informatie is beter vindbaar. Daar is de Woo uiteindelijk voor bedoeld. Daarentegen heeft deze oplossingsrichting een langere doorlooptijd vanwege de extra werkbelasting als het opnemen van uitzonderingsgronden in de metadatering niet geautomatiseerd kan. Dan halen we de publicatietermijn niet en moet de eindgebruiker langer wachten. Dus is het nog maar de vraag of de eindgebruiker in dat geval niet liever oplossingsrichting 1 heeft. (Of optie 3, zie hieronder.) 

  Vanuit het perspectief van journalisten en onderzoekers als eindgebruikers, is oplossingsrichting 2 ook het meest gewenst. Immers, hoe meer transparantie hoe beter. Dit kost echter de belastingbetalende burger natuurlijk wel meer geld, dus voor de ‘gemiddelde’ burger zal deze belangenafweging anders liggen. 

  Andere oplossingsrichtingen: 

  Oplossingsrichting 3: landelijke afspraak om te werken met inventarislijsten (zoals we die kennen bij de passieve openbaarmaking). Stel eisen aan het format van die inventarislijst, zodanig dat dit de zoektool kan worden voor eindgebruikers, of de input daarvoor. Gebruik dit format dan uiteraard ook bij passieve openbaarmaking. 

   

  
• • Hetty Joosten (Coördinator Woo-actief)
  • 1715863380

  Reactie Belastingdienst:

  De Belastingdienst heeft een voorkeur voor oplossingsrichting 1, de uitzonderingsgrond opnemen in de gelakte passage.

   Op de langere termijn zou oplossingsrichting 2 de voorkeur hebben. Maar gelet op de beperkte tijd van de consultatie kan de haalbaarheid hiervan onvoldoende worden ingeschat.

   Toelichting:

  Bij oplossing 0, niets doen, kan er verschil ontstaan in de toepassing bij documenten vanuit de verschillende bestuursorganen. Dit gebrek aan uniformiteit is niet duidelijk voor de eindgebruiker. Bovendien is het niet logisch om bij documenten die worden opgevraagd (verzoeken) wel uitzonderingsgronden aan te geven en bij documenten die actief openbaar worden gemaakt dit mogelijk niet op te nemen. Het opnemen van uitzonderingsgronden is nodig om open en transparant te zijn richting de eindgebruiker.

   Methode 1 wordt al toegepast bij de Woo-verzoeken. Aangezien deze werkwijze al gebruikt wordt, is deze ook goed toepasbaar bij actieve openbaarmaking. Deze invoering heeft vooral impact op de benodigde capaciteit bij medewerkers.

   Methode 2 is voor de eindgebruiker waarschijnlijk de beste optie omdat er dan ook gezocht kan worden op uitzonderingsgronden. Ook voor de bestuursorganen heeft dit als voordeel dat gezocht kan worden naar toepassing van de uitzonderingsgronden. Wanneer het maar een beperkt aantal documenten betreft kunnen de metagegevens bij het lakproces worden toegevoegd. Maar wanneer het wenselijk is om dit breed aan te pakken is het nodig om dit proces goed in te richten en bij voorkeur zoveel mogelijk te automatiseren. Het handmatig toevoegen is namelijk een arbeidsintensief proces waarbij een grotere kans op fouten bestaat. Voor een goede invoering moeten de metadata al bij het ontstaan van de documenten worden meegenomen. Deze methode vraagt het nodige van de systemen (ICT) en de organisatie. Systemen moeten worden aangepast en ingericht. Omdat de tijd voor deze consultatie beperkt is, is er geen tijd geweest om de impact en planningshorizon hiervan te bekijken. Ook de personele organisatie moet goed worden ingericht. Op dit moment worden de uitzonderingsgronden beoordeeld gedurende het lakproces door medewerkers die goed op de hoogte zijn van alle uitzonderingsgronden. Indien de uitzonderingsgronden worden opgenomen bij de start van het document dan is het aantal medewerkers dat met deze materie moet omgaan veel groter. Deze werkwijze moet worden ingericht en er zullen instructies en trainingen nodig zijn.

  
• • Guido Enthoven
  • 1716097440

  Vanuit gebruikersperspectief heeft oplossingsrichting 2 de voorkeur. Door te metadateren kan je gemakkelijker vergelijkende analyses maken, tussen gemeenten onderling, of tussen departementen. Daarmee kan ook het leervermogen van het openbaar bestuur toenemen omdat je patronen kan herkennen en indien gewenst kan bijsturen. Ik kan zelf niet overzien of de implementatie hiervan ingewikkeld is. Mocht dat op grote problemen stuiten dan is oplossingsrichting 1 second best.

  Oplossingsrichting 0 lijkt me echt onwenselijk. Indien voor de gebruiker onduidelijk is op basis van welke uitzonderingsgrond informatie is gelakt, zal dat alleen maar tot meer onbegrip en wantrouwen bij burgers of journalisten leiden en dat was niet de bedoeling van de Woo.

  
• • Anne Marie Gebraad
  • 1716100620

  Reactie SED (Ambtelijke organisatie voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland)

  SED heeft een voorkeur voor oplossingsrichting 1. Door de uitzonderingsgrond in de tekst op te nemen is duidelijk waarom bepaalde informatie niet openbaar gemaakt kan worden. Deze oplossingsrichting kan met behulp van anonimiseringssoftware ook al eenvoudig worden toegepast.

  Vanuit gebruikersperspectief heeft 2 de voorkeur. Deze oplossingsrichting heeft echter wel een grote impact op de organisatie. Zonder automatisering levert dit namelijk veel extra werk op.

  Oplossingsrichting 0 is in het kader van eenduidigheid en transparantie onwenselijk.