Inventariseren: moeten we dat nog wel (willen)?

Waarom zou je nog een inventaris maken van een digitaal geboren archief? Een inventaris is een toegang op een (dus niet-toegankelijk) archief: je kunt mensen geen 20 meter aan dozen geven met de mededeling zoek het zelf maar uit. Zelfs al is het hele archief netjes geordend. Het is ook een manier om orde en context aan te brengen, indien die er niet is of indien die niet aan onze standaarden voldoet. Met een inventaris kunnen we onderzoekers in grote mate sturen, ook al gaan we naar beste weten zo objectief mogelijk te werk. En vaak sturen we juist heel bewust.

Digitaal geboren archief komt altijd geordend binnen, ook al laat die ordening vaak te wensen over. In tegenstelling tot papieren archief, is digitaal materiaal altijd direct beschikbaar, zowel de data (het bestand) als de metadata (mapnaam, bestandsnaam, datering, eventuele (automatisch) toegekende bestandseigenschappen). Op al deze metadata kan gezocht worden, en als de documenten geOCR’ed zijn kun je ook door de bestanden heen zoeken. Bovendien is het idee van de mappenstructuur voor iedereen begrijpelijk (ook al is de mappenstructuur zelf soms – op het eerste gezicht – onbegrijpelijk). Nu is beschikbaarheid natuurlijk niet hetzelfde als toegankelijkheid. Daar staat tegenover dat voor veel niet getrainde bezoekers de archieftoegang een bezoeking is; met name de hiërarchische ordening is voor veel mensen (blijkbaar) onbegrijpelijk.

Het ordenen en beschrijven van een digitaal geboren archief is verschrikkelijk tijdrovend en geestdodend (ik spreek uit ervaring). Een mappenstructuur kun je niet omzetten in een hiërarchische rubriekenstructuur behalve wanneer je serieus gaat zitten herordenen. Dat is niet ons doel als archivarissen. Tenslotte wordt een digitaal archief er niet per se toegankelijker op, zeker niet naar de toekomst toe. We moeten ons richten op nieuwe digitale zoekmogelijkheden en –strategieën en onze toegangen/archieven daar geschikt voor maken. Als we op tijd in gesprek gaan met de archiefvormer over het enigszins netjes aanleveren van het archief (zie de minimumeisen van het Stadsarchief Amsterdam https://kia.pleio.nl/files/view/55807560/RichtlijnenOverdrachtDigitaalParticulierArchief_StadsarchiefAmsterdam_20_2018.pdf), het archief vervolgens op macroniveau (archief/hoofdmappen) contextualiseren met input van (of: door) de archiefvormer en tenslotte met behulp van tools op bestandsniveau automatisch metadata extraheren en data door middel van OCR doorzoekbaar maken, is het volstrekt onnodig om nog langer digitaal geboren particuliere archieven op papieren wijze te ontsluiten.