Update

Namens de redactie van OD plaats ik onderstaande oproep.

OD - Corona en informatiebeheer

Het uitroepen van de uitbraak van het Coronavirus (ook wel COVID-19) als pandemie door de WHO op 11 maart 2020, betekent ook voor ons als informatieprofessionals: aan de slag. Binnen het vakgebied wordt openlijk de vraag gesteld of we hier te maken hebben met een hotspot. Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. Voor archiefvormers die deze uitbraak inderdaad als hotspot typeren heeft het Nationaal Archief een stappenplan gepubliceerd. Op:
https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/corona-als-hotspot
wordt de archiefvormer geïnstrueerd welke stappen er genomen dienen te worden om te komen tot een volwaardige hotspotlijst.

Ook het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) besteedt aandacht aan het Coronavirus en “roept alle erfgoedinstellingen op om mee te bouwen aan een digitale erfgoedcollectie over het Coronavirus en de gevolgen daarvan in Nederland.” Het NDE roept hierbij ook op aandacht te hebben voor webarchivering: https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/news/digitale-collectie-coronavirus-in-nederland/

Bent u zelf archiefvormer en typeert u de uitbraak van het Coronavirus als hotspot? Gebruik het stappenplan van het Nationaal Archief en de suggesties van het NDE.

Deze uitzonderlijke situatie laat ook een snellere implementatie zien van trajecten als digitaliseren en digitaal vergaderen. Zo stemde op 27 maart het kabinet in met de Spoedwet Digitaal vergaderen. Deze wet maakt het eenvoudiger om online raads- en commissievergaderingen te houden. https://vng.nl/nieuws/spoedwet-maakt-digitaal-vergaderen-raad-mogelijk Dit vraagt om aandacht voor eigenaarschap van informatie, informatiebeheer en duurzame archivering van dergelijke vergaderingen.

Binnen de Rijksoverheid wordt extra aandacht gevraagd voor het belang van goed archiveren. Men noemt dat InformatieThuishouding op orde. Hiervoor is een factsheet opgesteld en een animatie gemaakt:
https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/richtlijnen/2020/03/30/factsheet-informatiethuishouding
https://www.informatiehuishouding.nl/Producten+%26+publicaties/videos/2020/03/30/informatiethuishouding.-maak-er-samen-werk-van.-juist-nu

OD is benieuwd naar uw ervaringen op het gebied van de hotspot. En hoe gaat uw organisatie om met versnelling van digitaliseringstrajecten en het borgen van het informatiebeheer? Wilt u deze ervaringen delen? Heeft u tips voor uw vakcollega’s? Zet het op de mail en stuur deze naar OD@publiekdenken.nl en wie weet publiceren we uw verhaal. Samen zorgen we ervoor dat deze belangrijke gebeurtenis en het handelen van de overheid ook over honderd jaar inzichtelijk kan worden gemaakt.