Niet overgebracht archief openbaar maken
Beste collega's, Bij het BHIC zijn we bezig met een project om alle bouwvergunningen van onze gemeent...
Metadataschema
- dec 2018
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 4
- 34
Beste ADI's,
Bij aansluittrajecten en pilots e-Depot, bekijken wij vanuit het RHCL met de archiefvormer of hun metadata compatibel zijn met TMLO en met TopX. Dit mappen is een tijdrovende klus voor zowel de archiefvormer als het RHCL.
Het zou veel tijd en energie schelen, als het RHCL de archiefvormer vooraf kon vertellen welke metadata zij welke vorm van de archiefvormer wil ontvangen. Het TMLO is hiervoor niet direct geschikt, omdat het slechts een richtlijn is die op maat gemaakt moet worden. Het RHCL zou graag een eigen toepassing van het TMLO willen ontwikkelen en onderhouden. Waarschijnlijk betekent dit dat er voor elke soort archiefvormer (gemeente, provincie, waterschap, etc) en daarbinnen voor elke groep zaaktypen een apart metadataschema ontwikkeld wordt. Dit is alleen duurzaam als het metadataschema gedragen wordt door de archiefinspectie, door de medewerkers e-Depot en door de medewerkers van de studiezaal. Kortom: een flinke klus.
Mijn vraag: zijn er meer ADI's die zich bezig houden met de ontwikkeling van metadataschema's vanuit TMLO? Is het een idee om hierin samen op te trekken? We zouden zelfs een verdeling kunnen maken tussen zaaktypen onderling. Dit voorstel is ook voorgelegd aan enkele leden van het voormalige IMO, dus wellicht dat jullie er via die weg al wat over gehoord hebben.
Ik ben benieuwd :)
Verken
Cookies gebruikt door archiefdiensten op websites
@Ingmar Koch (e.a.): Zie de uitnodiging door Ingmar Koch voor een bijeenkomst over dit onderwerp. Mo...
Reacties
Ingeborg, ik ben het met je eens dat het elke keer mappen tijdens een aansluiting erg tijdrovend is. Dat is onze ervaring bij het Nationaal Archief ook. Lossen wij op door zoveel mogelijk hergebruik van eerdere metdatamapppings. De keuze bij het NA was echter om hiervoor naar systemen en niet naar organisatievorm te kijken. Dit betkend dat wanneer een ministerie gebruikt maakt van bijvoorbeeld een op Filenet gebaseerd systeem we de een mapping pakken van een ander ministerie dat ook een op Filenet gebaseerd systeem had. Bij elke aansluiting doen we standaard een impactanalyse en daarin kijken we ook of er passende bestaande metadatamapping is. Soms kun je een bestaande mapping hergebruiken met weinig aanpassingen soms zijn er veel aanpassingen nodig en soms moet je gewoon een hele nieuwe mapping maken. Wanneer hergebruik mogelijk is scheelt dit echt enorm veel tijd .
Ik kan me voorstellen dat voor RHCL en de andere RHC hergebruik per systeem ook mogelijk is, maar ik ken de inhoud van de applicaties bij gemeenten, waterschappen en provincies niet goed genoeg om dit te beoordelen.
Wat ik mij wel afvraag of het mogelijk is om om per soort archiefvormer (gemeente, waterschap, provincie etc) een aparte mapping of een schema te ontwikkelen. Dat zal in elk geval heel erg tijdrovend zijn ook het onderhoud en (regelmatig) updaten van een metadataschema kost erg veel tijd. Mogelijk zelfs meer dan het steeds opnieuw mappen van aansluitende organisaties. Hier komt bij dat op het moment dat TMLO verandert je ook de afgeleide metadataschema's moet controleren/aanpassen.
Het een en ander is afhankelijk van de vergelijkbaarheid van de aansluitende organisaties. Als processen en systemen bij bijvoorbeeld waterschappen vergelijkbaar zijn dan is het opstellen van aparte metdataschema's wel degelijk rendabel. Maar als dat niet zo is ben je in het ergste geval bezig met het opstellen van een nieuw metadataschema per aansluitende organisatie. Dat lijkt me ookniet echt wenseljk of beheerbaar.
Een alternative vorm van hergebruik kan zijn gefaciliteerd worden doorsdat we onze eigen metadata mappings met elkaar delen.
Hoi Ingeborg,
Op zich kan het model DSP voor gemeenten je al goed op weg helpen. De meeste gemeenten gebruiken dit, of een afgeleide daarvan. Zo kan je zaaktype, code, etc. hieruit afleiden.
Met de RMTool, ik weet ik val in herhaling, kan je gemakkelijk zelf de mapping uitvoeren. De sjablonen sla op bij de configuratie, dus zijn beschikbaar voor hergebruik. Als de gemeente jou alle metadata kan aanleveren, dan kan je zelf de keuzes maken. Het voordeel van deze methode is dat het zeer veel tijd scheelt én dat je het tot stand komen van een geschikte dataset in eigen hand hebt.
Als je zelf metadataschema's wilt ontwikkelen en daarbij uit gaat van draagvlak vanuit diverse vakgroepen, dan is het zeer de vraag of je dat het gewenste resultaat gaat opleveren. Nog even los van het tijdpad.
Op de volgende ADI bijeenkomst in Tilburg (7 februari) staat het onderwerp metagegevens op de agenda. We willen het hebben over knelpunten in de omgang met metagegevens (in tegenstelling tot wat in de agenda staat is dit breder dan alleen TMLO) en de tijdrovendheid van het maken van mappings is een goed voorbeeld van een dergelijk knelpunt.
Een van de andere knelpunten is dat een profiel als TMLO te veel als doel wordt gezien, niet als middel. De vraagstelling hierboven wijst hier ook een beetje op. Specificeren hoe metagegevens aangeleverd moeten worden is prima, maar waarom beperken we ons daarbij tot wat in TMLO staat?
Het maken van aparte schema's voor groepen zaaktypen per overheidslaag op basis van TMLO zal mijns inziens geen soelaas bieden en de zaak alleen nog maar complexer maken.
Vanuit het NA willen we voorafgaand aan de ADI bijeenkomst in januari een notitie rondsturen waarin een aantal knelpunten worden benoemd (en mogelijke oplossingsrichtingen). De notitie zal als discussiestuk dienen tijdens de ADI bijeenkomst.
Bedankt voor de reacties!
De bijeenkomst van 7 februari klinkt veelbelovend. Ik ben dan aanwezig.
Hopelijk tot dan!