Update
De nieuwste blog over Records in Contexts gaat over de verhouding met andere standaarden: https://kia....
Update
- jun 2020
- Leoniek Damman-Vrielink
- ·
- Aangepast 28 jun
- 1
- 8
- 183
Online toegang verlenen tot bouwdossiers – binnen de wettelijke kaders
Zoals bij veel archiefinstellingen behoren de bouwdossiers bij Historisch Centrum Overijssel (HCO) tot de meest opgevraagde stukken. De verschillende wetten waar we mee te maken hebben leggen ons verplichtingen op, maar zeker ook de nodige beperkingen met betrekking tot het beschikbaar stellen van de bouwdossiers.
Door de AVG en de Auteurswet kunnen we niet zonder meer alle bouwdossiers integraal online publiceren. De Archiefwet 1995, de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Woningwet verplichten ons echter om toegang te verlenen tot bepaalde data. In de praktijk moesten onze bezoekers, bestaande uit zowel burgers als gemeenteambtenaren, naar de studiezaal komen om bouwdossiers te raadplegen. De burger is in 95 procent van de gevallen enkel op zoek naar de bouwtekeningen en wil deze ook zo snel mogelijk (digitaal) hebben. Op een bezoek aan de studiezaal zitten zij vaak niet te wachten.
Om binnen de wettelijke kaders tóch online toegang te kunnen verlenen tot de bouwtekeningen, is voor het HCO een e-loket ontwikkeld. De bezoeker vraagt online de gewenste bouwdossiers aan. Op basis van een lijstje selectiecriteria besluit de archiefmedewerker welke bestanden online ter inzage gegeven mogen worden. De bezoeker ontvangt vervolgens een link, waarmee hij/zij de bestanden voor eigen gebruik kan downloaden.
Wat de ambtenaren van de gemeente Zwolle wachttijd scheelt, en ons veel werk, is dat zij een eigen account hebben waarmee ze alle bouwdossiers van hun eigen gemeente kunnen inzien.
Speciaal voor het publiek van het KIA Platform Toegang tot data hebben wij in bijgevoegde PDF uiteengezet waarom het voor ons nodig was om over te stappen op een speciaal e-loket en hoe de juiste toegang tot data voor de verschillende doelgroepen wordt georganiseerd. Wie weet nuttige informatie voor als je zelf ook aan de slag wilt gaan met het ontwikkelen van een dergelijk e-loket!
Wat zijn jullie ideeën over een e-loket? Werken jullie hier ook al mee en wat zijn de ervaringen?
| titel | toegevoegd | door | opties | |
|---|---|---|---|---|
| 1591865111online-toegang-verlenen-tot-bouwdossiers-binnen-de-wettelijke-kaders-hco.pdf | apr 2023 |  |
||
Reacties
Een vergelijkbaar portaal, met op dit moment 379.187 bouwtekeningen beschikbaar: https://edepot.bhic.nl/portal/results.aspx
Interessant om jullie overwegingen en ervaringen te lezen. Het e-loket ziet er goed uit. Bij het Regionaal Archief Nijmegen zijn we nu met iets vergelijkbaars bezig, maar dan in combinatie met beschikbaarstelling vanuit ons e-depot - dubbele uitdaging! Ik las dat bij jullie dezelfde zaken (AVG, auteursrecht en autorisatie) een grote rol speelden bij het bepalen van de inrichting en de procedures. Dit zal voor meer archiefinstellingen zo zijn, dus goed dat jullie dit hebben vastgelegd als voorbeeld-casus.
Bedankt Renier van de Giessen! Zijn jullie bezig met een e-loket voor bouwdossiers of echt voor alles wat in het e-depot wordt opgeslagen? Hoe ver zijn jullie daarmee? Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen, tips en het resultaat tegen die tijd.
Interessant Jean-Luc Rouvroye! Zijn al jullie bouwtekeningen al in het e-depot opgenomen, zie ik dat goed? Gebruiken jullie deze tool ook om andere bronnen vanuit het e-depot beschikbaar te stellen? Jullie portaal werkt echt super snel (Uden 1938-1990 bekeken), mijn complimenten! Ik had binnen een minuut de link naar de bouwtekening in mijn mailbox. Hebben jullie "handmatig" de bouwtekeningen uit de dossiers moeten filteren om dit te kunnen organiseren/de metadata moeten bewerken of waren de tekeningen al afzonderlijk gearchiveerd?
Dag Leoniek,
We zijn tegelijkertijd bezig met 2 verschillende zaken:
1. De koppeling van onze e-depotapplicatie (Archivematica) aan ons collectiebeheersysteem (Atlantis). Daar valt onder: de verwerking van metadata en bestanden in Atlantis en de beschikbaarstelling in de publieksomgeving. Dit is bijna rond op onze acceptatieomgeving.
2. De aanpassing van onze publieksomgeving om digitale bouwdossiers beschikbaar te kunnen stellen. Daar valt onder: (a) een aparte zoekingang voor zowel analoge als digitale bouwvergunningen (= gerealiseerd), (b) het "bestelbaar" maken van de digitale bouwdossiers voor reguliere bezoekers (= in ontwikkeling) en (c) het online beschikbaar stellen van deze dossiers voor ambtenaren (= in ontwikkeling). Dus geen apart loket, maar geïntegreerd in de huidige publieksomgeving.
Onze eerste e-depot ingest zal zijn een set van gedigitaliseerde bouwvergunningen. Pas dan kunnen we resultaat laten zien m.b.t. bovenstaande 2 zaken. Indien gewenst kan ik ook al wat op onze acceptatieomgeving laten zien, mail mij @ r.van.de.giessen [bij] nijmegen [punt] nl (ook voor evt. andere lezers).
Hoi Leoniek, ik werk al een jaar niet meer bij het BHIC, dus voor de actuele stand van zaken kan je beter met hen contact opnemen. Het onderwerp interesseert me nog wel steeds.
Van de gemeenten die bouwdossiers gescand hebben is het bouwarchief grotendeels opgenomen in het e-depot (Nationaal Archief). Het is een generieke zoekmachine (My-Lex), dus niet specifiek voor bouwtekeningen, al is dat waar die nu voor gebruikt wordt. De koppeling is op basis van CMIS.
De metadata voorzag in de mogelijkheid om het publiek alleen bouwtekeningen te laten zien. Ambtenaren kunnen inloggen middels ADFS en dan de complete dossiers van hun eigen gemeente zien (dus ook aanvraag, besluit, advies, etc.)
BTW, die oplossing bij het BHIC is 1 op 1 overgenomen van het HCO. Als ik het zo lees hebben jullie weer een andere applicatie aangeschaft. Waarom?
Hallo Jean-Luc,
Bedankt voor de toelichting!
We hebben referentiebezoeken gebracht aan collega-instellingen, dus we hebben het wiel niet opnieuw uitgevonden. De applicatie zoals die nu is, is aangepast op de wensen van HCO en de gemeente Zwolle. De basis bestond echter al!