Bestandsstrategieën Nationaal Archief

Vanuit de (rijks)overheid verwacht het Nationaal Archief (NA) de komende jaren vooral digitale informatieobjecten – veelal digital born – in bepaalde bestandsformaten te ontvangen. De belangrijkste zijn momenteel TIFF-scans, Outlook e-mails, PDF-documenten en Microsoft Office-bestanden.

Kwaliteitsniveau

Omdat het NA een kwaliteitsniveau boven bitstreampreservation – het in stand houden van de bitstreams van de digitale informatieobjecten – voorstaat, documenteren we kennis van en ontwikkelen we (preservation)strategieën voor het omgaan met die bestandsformaten. In het kennisdocument Bestandsstrategieën Nationaal Archief gaat het momenteel over:

• TIFF (.tif/tiff)

• E-mail (o.a. .msg, .eml)

• PDF en PDF/A (.pdf)

• Microsoft Office Word (.doc, docx)

• Microsoft Office Excel (.xls, .xlsx)

• Microsoft Office Powerpoint (.ppt, .pptx)

• Microsoft Office Access (.mdb, .accdb)

Deze lijst zal in volgende versies van het document worden gereviewed en kan dan worden uitgebreid met bijvoorbeeld strategieën voor bestandsformaten voor websites, geodata, social media of databases (anders dan MS Access).

Essentiële kenmerken

Het document Bestandsstrategieën behandelt vooral de technische kanten van bestandsformaten van informatieobjecten. Het refereert niet aan archivistische keuzes waar je tijdens het uitvoeren van een strategie voor komt te staan met betrekking tot bijvoorbeeld essentiële kenmerken van informatieobjecten (structuur, vorm, inhoud, gedrag en context). Het is belangrijk om je te realiseren, dat een technische benadering wel nodig, maar niet voldoende is voor optimale preservation. Over essentiële kenmerken is een apart kennisdocument in de maak.

Voorkeursformaten

Het NA heeft ook een lijst van voorkeursformaten opgesteld die preservation en daarmee duurzame toegankelijkheid van informatie makkelijker maakt. Het document Voorkeursformaten komt binnenkort beschikbaar.

De Bestandstrategieën, (binnenkort) Voorkeursformaten en (t.z.t.) Essentiële kenmerken bevatten adviezen en voorkeuren, en leggen bijvoorbeeld geen verplichtingen op. Om ongewenst informatieverlies tegen te gaan, is het altijd verstandig voorafgaand aan preservationacties te overleggen.

Feedback

Het kennisdocument Bestandsstrategieën Nationaal Archief is een groeidocument. Wij zorgen er daarom voor, dat ons voortschrijdende inzicht erin wordt verwerkt. Daarnaast ontvangen we graag feedback. Preservation is vooral iets om samen aan te werken.

Link(s)

De link naar het document Bestandsstrategieën Nationaal Archief is: /documents/6624.