Digitaal vernietigen. Verplicht, maar waar begin ik?

Hoe moet ik digitaal vernietigen?
Een vraag die ik als adviseur bij een archiefinstelling vaak krijg vanuit overheden. Niet zo gek, want je moet toch vooral iets doen, ergens op een knop drukken in het systeem om te kunnen vernietigen, is de gedachte. Een zoektocht naar een antwoord brengt je al snel tot de conclusie dat er meer bij komt kijken dan alleen een goedwerkende functionaliteit. Op beleidsniveau moeten de kaders en randvoorwaarden geschetst worden, zodat de organisatie het kan uitvoeren. Mijn praktijk laat zien dat bij een onderwerp als vernietigen, het op DIV'ers / adviseurs informatiebeheer aankomt om daar het gesprek over los te krijgen. Dan gaat het niet meer zo zeer over hoe vernietig ik, maar waar begin ik met die gesprekken? De Handreiking Digitaal vernietigen geeft hier aanknopingspunten voor. Is er bv. beleid op informatiebeheer? Is er een protocol voor digitaal vernietigen en wat moet daarin staan? Is er een selectielijst? Wat zijn de risico’s van vernietigen? Maar ook - ja, we moeten toch ook een keer concreet worden - een stappenplan om daadwerkelijk aan de slag te gaan met vernietigen.