KIA-platform Informatiehuishouding Overheden brengt bezoek aan Aruba

Afgelopen september gaf ons platform acte de présence tijdens de Informatiedag van stichting Amigonan di Archivo van Archivo Nacional Aruba. Deze dag had als doel de opgaven, ontwikkelingen en visie van het eiland rondom (digitale) informatie te bespreken. Drie dagen werd een delegatie uit Nederland met o.a. de Algemene Rijksarchivaris, marketing manager en consultant van GO Opleiding mee op sleeptouw genomen. Vanuit KIA was ik aanwezig. Hieronder een kort reisverslag.

Informatie op orde
De eerste dag stond in het teken van bezoeken aan de belangrijkste instanties die verantwoordelijk zijn voor het beheren, archiveren en toegankelijk maken van informatie. Eerste stop: Archivo Nacional Aruba. Hier maakten we kennis met de organisatoren van de Informatiedag en werden we op de hoogte gebracht van de opgaven waar het archief voor staat. Denk bijvoorbeeld aan de wildgroei aan digitale informatie of de behoefte aan strengere wet- en regelgeving voor het beheer van informatie. Het is duidelijk dat het eiland veel moet doen om haar informatiehuishouding op orde te krijgen, waarbij de opleiding van het personeel en het opstellen van een Archiefwet belangrijke aandachtspunten zijn.

Foto: Amigonan di Archivo

De ‘drive’ van Aruba om haar informatie op orde te krijgen is er. Dit kwam sterk naar voren tijdens ons bezoek aan het Parlement van Aruba. Hier werden we te woord gestaan door Lid der Staten, Fractie MEP D. Lejuez. Voor Archivo Nacional is het parlement een essentiële partner bij het tot stand komen van de nodige wet- en regelgeving voor goed informatiebeheer en archivering. Daarnaast heeft Minister-President Wever-Croes de ambitie uitgesproken om met Aruba toe te werken naar goed e-governance. Met de Informatiedag wordt de eerste stap gezet om werk te maken van deze ambitie.

Archiving by Design in de praktijk
Op vrijdag 27 september vond de Informatiedag plaats. Verschillende sprekers gaven presentaties over het gebruik, beheer en toepassing van informatie binnen hun vakgebied. De presentatie van KIA richtte zich op Archiving by Design. Een principe dat de afgelopen tijd erg in zwang is geraakt. Maar hoe pas je dit succesvol toe? Dit werd toegelicht aan de hand van een aantal cases. Er was met name aandacht voor de onderlinge samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen organisaties om tot passende inrichting van systemen en afspraken voor het organiseren van informatie te komen. De cases dienden als inspiratie voor de informatieprofessionals van Aruba, zodat deze op hun buurt aan de slag kunnen met de eigen informatiehuishouding.

Afscheid. En hoe nu verder?
Vrijdag 28 september, de dag van vertrek. Maar voordat dit zo ver was, werd de delegatie meegenomen op een verkenningstocht over het eiland. Onder het genot van kokoswater en verse vis werd de Informatiedag geëvalueerd.

Het bezoek van KIA aan Aruba stond in het teken van het delen kennisdeling. Archivo Nacional Aruba heeft positieve reacties ontvangen van de bezoekers van de Informatiedag. Vanuit verschillende departementen is er behoefte om kennis uit te wisselen met Nederland. Voor nu gaat Archivo Nacional Aruba i.s.m. de regering een strategie uitwerken voor het verbeteren van de informatiehuishouding. KIA zal in dit proces als sparringpartner meedenken waar nodig.

Foto: Amigonan di Archivo