Adviseurs digitale informatie bespraken archieftoezicht en voortgang e-depot projecten

Hierbij een samenvatting van de bijeenkomst, met dank aan Mathé van der Velden.

Als eerste presenteerde Robbert Haaksema de ervaringen met een door Groninger Archieven in de afgelopen jaren ontwikkelde quickscan methode. Deze wordt door hen toegepast om op basis van een uitgebreide vragenlijst te inventariseren welke digitale archieven een archiefvormer heeft en in welke staat deze verkeren ter voorbereiding op overbrenging naar hun e-depot omgeving. Hiervoor hadden zij twee pilots uitgevoerd en geëvalueerd; één gericht op een volledige organisatie en één gericht op data in een specifieke applicatie. Het contact met de twee betrokken partijen werd voor deze projecten als zeer nuttig gezien, alleen al daarvoor bleek dit instrument waardevol. Ook bleek dat de zelfevaluatie bij betrokken partijen tot veel kleine adviezen leidde, zowat op elk terrein van ons werkgebied; common ground, open source, archiving by design, etc. Dat leidde af van de focus op de voorbereidende archiefoverbrenging, maar gaf wel een verdieping in de relatie tussen beide organisaties. Nu er twee pilots zijn afgerond, achten zij dit een goede aanpak voorbereidend met archiefvormers om tot gezamenlijk inzicht te komen en samenwerking op te zetten om data overbrenging te realiseren.

Hierna volgde een presentatie van Mathijs Timmermans en Caroline de Hart over risicogericht toezicht bij gemeentelijke archiefinspecties; een werkwijze welke ontwikkeld is vanuit het interbestuurlijk toezicht (IBT) in het Noord-Brabantse – door een werkgroep van zes archivarissen in Noord-Brabant. Deze methode resulteert in voorbeelden van problemen en risico's gekoppeld aan de archief-KPI's, met een manier om de risico's te wegen op basis van kans en impact. Zij spraken vervolgens de groep aanwezigen aan om met hen nog meer bestaande normen en kengetallen ten aanzien van informatiebeheer op een rij te zetten.

Vervolgens presenteerde Mirjam Bakker (Noord-Hollands Archief) met hun inhuurkracht Floor, die de opdracht had uitgewerkt, waarom e-depot trajecten stroperig zijn en hoe deze versneld kunnen worden. Dit bracht 11 (heel herkenbare!) pijnpunten aan het licht, die overal in het land spelen, waar nu een vervolg op bedacht wordt in de vorm van scenario’s om nog dit jaar tot verbeteringen te komen.

Tot slot gaf Mark Rijpkema een demonstratie van de pre-ingest tool die door het Noord-Hollands Archief is ontwikkeld. Deze open source tool maakt het makkelijker om controles uit te voeren op digitaal archief dat in aanmerking komt voor plaatsing in het e-depot.

De beelden van de presentaties zijn hier te vinden: