Adviseurs digitale informatie bespraken archieftoezicht en voortgang e-depot projecten

Als eerste presenteerde Robbert Haaksema de ervaringen met een door Groninger Archieven afgelopen jaren ontwikkelde quickscan methode. Deze wordt door hen toegepast om op basis van een uitgebreide vragenlijst te inventariseren welke digitale archieven een archiefvormer heeft en in welke staat dat verkeerd voor overbrenging naar hun e-depot omgeving. Hiervoor hadden zij twee pilots uitgevoerd en geëvalueerd; gericht op een volledige organisatie en éen gericht op data in een specifieke applicatie. Het contact met de twee betrokken partijen werd voor deze projecten werd als zeer nuttig gezien, alleen daarvoor bleek dit instrument waardevol. Ook bleek dat ze zelfevaluatie bij betrokkenpartijen tot veel kleine adviezen leidde, zowat op elk terrein van ons werkgebied; common ground, open source, archiving by design, etc. Dat leidde af van de focus op de voorbereidende archiefoverbrenging, maar gaf wel een verdieping in de relatie tussen beide organisaties. Nu er twee pilots zijn afgerond, achten zij dit een goede aanpak voorbereidend met archiefvormers om tot gezamenlijk inzicht te komen, samenwerking op te zetten om tot data overbrenging te realiseren.

Hierna volgde een presentatie van Mathijs Timmermans en Caroline de Hart over risicogericht toezicht bij gemeentelijke archiefinspecties; een werkwijze welke ontwikkeld is vanuit het interbestuurlijk toezicht (IBT) in het Noord-Brabantse – samenwerking van vier archivarissen in Noord-Brabant. Deze verbeterpunten methode op basis van een uitvraag resulteert in KPI’s. Zij spraken vervolgens de groep aanwezigen aan om met hen nog meer bestaande normen op de administraties te onderkennen.

Ten slotte presenteerde Mirjam Bakker (Noord-Hollands Archief) met hun inhuurkracht Floor, die de opdracht had uitgewerkt waarom e-depot trajecten stroperig zijn en hoe deze versneld kunnen worden. Dit bracht bovenstaande 11 (landelijk heel herkenbare!) pijnpunten aan het licht, die overal in het land spelen, waar nu een vervolg op bedacht wordt in de vorm van scenario’s om nog dit jaar tot verbeteringen te komen.