4e bijeenkomst proeftuin Archiving bij Design d.d. 14-07-2021

Vanuit Tilburg doe ik mee aan de proeftuin Archiving by Design. Dit doe ik om kennis over dit onderwerp te delen maar vooral ook om kennis op te halen. Want waarom zou ik alles zelf uitvinden als er wellicht al goede oplossingen of aanpakken zijn bedacht door andere gemeentes? En natuurlijk is het fijn om anderen te helpen met oplossingen die wij hebben bedacht. Ik ben grote voorstander om de samenwerking op te zoeken en samen op te trekken in het vinden en ontwikkelen van oplossingen op het gebied van informatiebeheer. Samen zijn we sterker!

Sinds een jaar of 2 houden we ons in Tilburg bezig met Archiving by Design. Hoewel dit voor mijn team altijd een vanzelfsprekend is geweest was dit niet het geval voor de rest van de organisatie. We liepen continue achter de feiten aan en we waren blij als we überhaupt al een vraag kregen over informatiebeheer of archivering. Het was dus bittere noodzaak om op de juiste momenten aan tafel te komen. Onze teammanager heeft zich enorm ingezet en hard gemaakt dat informatiebeheer een vast onderdeel zou worden in het inkooptraject van software. Dit is uiteindelijk gelukt en dat hebben we geweten ook!

We worden nu actief betrokken bij de aanschaf van nieuwe applicaties. Dit heeft er ook voor gezorgd dat we onszelf opnieuw moesten uitvinden en nieuwe kennis en vaardigheden moesten opdoen. Want wat zijn nu eigenlijk onze eisen precies? Hebben we die ergens beschreven? Hoe kunnen we deze toepassen op informatiesystemen en apps? Hoe gaan we dit allemaal oppakken? Uiteindelijk zijn we het maar gewoon gaan doen!

We zijn hard aan de slag gegaan om het beleid over informatiebeheer goed op papier te zetten. Daarnaast zijn we instrumenten gaan ontwikkelen zoals de checklist met eisen over informatiebeheer waaraan applicaties moeten voldoen. Deze lijst wordt continue aangepast omdat ieder project weer leidt tot nieuwe inzichten. Ook zijn we bezig met het opzetten van een communicatiecampagne om het beleid te communiceren naar de rest van de organisatie.

Juist door het gewoon maar te gaan doen merken we dat we in korte tijd heel veel hebben bijgeleerd. En wat hebben we dan geleerd?

• Bekijk ieder vraagstuk met een frisse blik.

• Vergeet vooral niet om je in te leven in de gebruiker. De oplossing die je wilt moet namelijk wel werkbaar zijn voor de gebruiker en de gebruiker het minste werk opleveren.

• Stel je pragmatisch op en hou voor ogen dat je oplossing wel haalbaar moet zijn. Soms moet je genoegen nemen met een zesje en is handelen in de geest van de wet- en regelgeving dan belangrijker dan volledig aan de eisen te voldoen. Het belangrijkste is dat de nieuwe situatie een vooruitgang is t.o.v. de oude situatie.

• Geef goed aan waarom je deze eisen stelt en waarom het zo belangrijk is. Geef aan dat je de afdeling helpt en ondersteunt om aan de wettelijke eisen te voldoen en wat de risico’s zijn als dit niet gebeurd.

• Vraag goed door bij leveranciers of ze je snappen en laat ze de gebouwde oplossingen aan je zien. Het is regelmatig voor gekomen dat we in de veronderstelling waren dat we het over hetzelfde hadden en dat we op één lijn lagen, maar achteraf bleek er dan toch sprake te zijn van spraakverwarring of andere interpretatie.

• Wees positief, constructief en proactief!

• Het inrichten van de eisen is één ding, maar vergeet niet om ook beheerafspraken te maken voor wanneer de applicatie in gebruik genomen wordt.

Waar lopen we tegen aan? Wij merken dat er grote verschillen zijn tussen de mogelijkheden voor informatiebeheer in applicaties en de manier waarop leveranciers hier in staan. Er zijn leveranciers die goed op de hoogte zijn van de gemeentelijke eisen op het gebied van informatiebeheer, maar dit is maar een klein gedeelte. Vaak gegeven antwoord is dat men hier nog nooit van gehoord heeft en dat zelfs andere gemeenten deze eisen nooit hebben gesteld. Je moet dan aan deze leveranciers weer het belang van goed informatiebeheer uitleggen.

Wat zou het mooi zijn als alle gemeenten (min of meer) dezelfde eisen stellen bij de aanschaf van applicaties zodat leveranciers deze eisen standaard in hun softwarepakketten op moeten nemen. Dit zou het leven een stuk eenvoudiger maken!

Terugkijkend op deze afgelopen 2 jaar kan ik stellen dat we veel werk hebben verzet en dat we meer in control zijn dan eerst. Gaat het nu altijd goed? Nee, het gaat niet altijd goed. De gemeente is een (gekke) wereld op zich, want ondanks procedures wijkt men er soms toch van af. Moeten we weleens concessies doen aan onze eisen? Dat komt zeker voor, maar we maken steeds (kleine) stappen voorwaarts en de nieuwe situatie is eigenlijk altijd beter dan de oude. En daar gaat het om!