Archive by design

Als recordmanager bij de provincie Zuid-Holland neem ik deel aan de werkgroep Archive by design. Heel leerzaam om met vakgenoten te discussiëren en ervaringen te delen over dit boeiende onderwerp. En wat gebeurt er een hoop! De handreiking van het nationaal Archief begint serieuze vormen aan te nemen en levert interessante discussies op.
Daarnaast is een ieder bezig met het beschrijven van praktijkvoorbeelden. Iedere organisatie levert voor het einde van het jaar minimaal één afgerond praktijkverhaal aan. Diverse onderwerpen komen aan bod. Van de implementatie van een digitale handtekening tot de aanschaf van een e-depot. Heel leerzaam.

Bij de provincie Zuid Holland hebben wij enkele jaren geleden voorzichtig de eerste schreden gezet op het Archiving by Design pad. Op basis van de bekende normen hebben wij een kaderdocument ontwikkeld die wij gebruikten bij de aanschaf of ontwikkeling van nieuwe applicaties. Maar zoals dat in de praktijk gaat werden wij vaak overgeslagen/vergeten of veel te laat aangehaakt in het inkoop- of ontwikkeltraject. Hierdoor werd het archiveringsverhaal ten onrechte iets wat je achteraf regelt. Terwijl digitale duurzaamheid juist iets is wat je aan de voorkant, bij aanschaf en inrichting moet borgen.

Met de ontwikkeling en implementatie van het Informatiemanagement-proces is er binnen onze organisatie veel verbeterd. Alle nieuwe wensen vanuit de business worden geacht vanaf intake tot in beheer name dit proces te volgen. Nieuwe wensen worden besproken aan de zogenaamde verkenningstafel. Hieraan nemen specialisten vanuit verschillende vakdisciplines deel. Waaronder informatiebeheer, architectuur en informatieveiligheid. Op deze manier is in de Governance structureel geborgd dat de informatieadviseur al direct vanaf de start van een project aan tafel zit om het aspect van duurzame toegankelijk in het project mee te nemen.

Door het informatiemanagement-proces is de samenwerking met mijn collega’s van andere disciplines sterker en bijna vanzelfsprekend geworden. Dit draagt natuurlijk bij aan het doel om onze waardevolle informatie digitaal duurzaam te houden.