VNG Realisatie werkgroep vervroegde overbrenging

Woensdag 6 juli was de laatste bijeenkomst van de VNG werkgroep vervroegde overbrenging. Tijdens dit overleg kwamen een aantal verschillende onderwerpen aan de orde.

De VNG Adviescommissie Archieven heeft een selectielijst voor e-mailbewaring opgesteld, waar gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zich bij aan kunnen sluiten. Die lijst is ontstaan vanuit problematiek bij de G4-gemeenten, waar incidenten zijn geweest met Wob-verzoeken en ontbrekende e-mails. Er is echter geen onderzoek geweest bij de gang van zaken bij andere, kleinere gemeenten. De ‘quick and dirty’ oplossing die deze selectielijst voorstaat – hele mailboxen archiveren volgens de Capstone-methodiek – is echter niet nodig bij gemeenten die een functionerend werkproces hebben om e-mails in het zaaksysteem op te slaan.

De leden van de werkgroep hebben veel gehad aan de gedeelde ervaringen in de groep. Gezien het de laatste bijeenkomst is van de werkgroep, wordt de algemene stand van zaken rondom vervroegde overbrenging besproken. Het laat zich samenvatten in: er wordt veel gepland, maar er zijn nog weinig concrete praktijkvoorbeelden. Er is geen nieuwe Archiefwet nodig om met vervroegde overbrenging bezig te zijn, maar de kansen en mogelijkheden voor vervroegde overbrenging worden nog niet altijd gezien.

We zien wel dat steeds meer gemeenten hun documentmanagementsystemen uitfaseren, waarin het e-depot ook vaker als doelbestemming wordt gevonden. Voor andere processen zoals videotulen, bestemmingsplannen en vergunningen komt vervroegde overbrenging ook in zicht, al heeft ieder proces zijn eigen (veelal technische) uitdagingen. Het wordt zaak dat hierover archiefvormer en archiefbewaarplaats in gesprek blijven en gezamenlijk pilots en projecten blijven opstarten.