WBA wil Bestandstrategie updaten: wie kijkt er mee?
Het West-Brabants Archief (WBA) is al aan zijn tweede e-depot toe (lang verhaal). Het laatste exempla...
Moderne selectielijst voor oude milieuvergunningsdossiers
- okt 2021
- Chido Houbraken
- ·
- Aangepast 27 jun
- 5
- 121
Bij een van onze aangesloten gemeenten worden momenteel de milieuvergunningen geschoond. Het gaat om de periode eind jaren '70 (dus nog Hinderwetvergunningen) tot 2010 (daarna worden het Omgevingsvergunningen).
In die periode zijn meerdere gemeentelijke selectielijsten (in ieder geval 1983 en 1995) van kracht geweest. Die zijn in die jaren nooit toegepast.
De huidige ontwikkeling bij van selectie van milieu-informatie gaat naar steeds meer bewaren, omdat de informatie steeds belangrijker wordt voor de (maatschappelijke) verantwoording. In veel gevallen wordt betreurd dat de oude informatie er niet meer is.
Daarom wil ik in het bovenstaande project adviseren om de huidige Selectielijst (2020) op alle vergunningen van toepassing te laten zijn. Zo voldoen we in ieder geval aan de informatiebehoefte zoals die op dit moment voor gemeenten is vastgelegd.
Wat vinden jullie hiervan? Welke haken en ogen zien jullie?
Verken
Proof of Concept databasearchivering met SIARD
De eerste vier maanden van 2019 heeft een projectteam van het Nationaal Archief (NA) gewerkt aan een p...
Onderzoek essentiële kenmerken van spreadsheets
Het Nationaal Archief zoekt respondenten voor een onderzoek naar de essentiële kenmerken van spreadshe...
Reacties
bijzonder!
Een vraag. Je schrijft dat in veel gevallen wordt betreurd dat de oude informatie er niet meer is. Welke informatie wordt gemist? In onze gemeente herken ik dat niet.
Bij ons zijn, met de komst van de RUD (omgevingsdienst), de milieudossiers gedeeltelijk gedigitaliseerd: actuele vergunning en laatste 2 controles. Deze digitale informatie is meegegaan naar de RUD. In de jaren die volgden is sporadisch een beroep gedaan op voorgaande informatie uit de dossiers. Daarnaast hebben we de oude hinderwetvergunningen, waaruit vrijwel nooit iets wordt opgevraagd.
Ik zie wel in de praktijk veel milieudossiers/hinderwetvergunningen permanent worden bewaard. In die gevallen wordt niet de huidige selectielijst van toepassing verklaard maar worden de dossiers in overleg met de archivaris uitgezonderd van vernietiging. Dat is (technisch) makkelijker.
Ik ben het eens met dit voorstel. Milieu-informatie is inderdaad steeds belangrijker voor de maatschappelijke verantwoording. De selectielijsten zijn in een andere tijd opgesteld. Voortschrijdend inzicht.
Chido, ik ben het volstrekt eens met de optie: eeuwig bewaren, inclusief alle bijlagen bij de aanvraag, de meldingen, controles en bezwaar- en beroepsprocedures. En daar bovenop tanksaneringen en bodemonderzoeken (in het kader van hinderwet, c.q. milieu c.q. omgevingsvergunningen) ook apart benoemen en bewaren.
We weten eenvoudigweg nog niet welke rampen er nog aan het licht komen op het gebied van bodem, water en lucht en die moeten we kunnen toetsen aan gegevens die eerder verzameld, opgemaakt en bewaard zijn in hinderwetvergunningen.
Verder moeten mijns inziens alleen vervallen vergunningen overgebracht worden en moeten de vigerende vergunningen onder de hoede van de betreffende gemeente blijven, zodat een geïnteresseerde buitenstaander de vervallen vergunningen bij het archief kan ophalen en voor de lopende vergunningen een uitvraag kan doen bij VTH van de gemeente.
En overigens ben ik van mening (analoog aan het verwoesten van Carthago) dat in deze dossiers absoluut geen gegevens weggelakt mogen worden vanwege vermeende AVG-beschermingsmaatregelen. Ook na (bijv.) 50 jaar moeten we uit het archief kunnen achterhalen wie voor welke vervuiling verantwoordelijk was.
Beste Chido,
Ik zou afraden om de selectielijst 2020 met terugwerkende kracht van toepassing te (laten) verklaren op alle milieuvergunningen (en bijlagen). Dat heeft een juridische reden. Elke selectielijst heeft namelijk een reikwijdte in tijd. De (inter)gemeentelijke selectielijst 2020 is van toepassing op archiefbescheiden vanaf 1 januari 2020. Een milieuvergunning uit, pakweg, 2008 valt dus niet onder de reikwijdte van de selectielijst 2020. Juridisch gesproken is er dan geen juiste grondslag om tot bewaren of vernietigen van archiefbescheiden over te gaan. Die juiste grondslag wordt in het geval van een vergunning uit 2008 wél geboden door de gemeentelijke selectielijst 2005 (actualisatie 2012), die van toepassing is op archiefbescheiden uit de periode 1996-2017.
Daarnaast: door de decennia heen kunnen in vernietigings- of selectielijsten dezelfde archiefbescheiden anders gewaardeerd zijn. Noem het voortschrijdend inzicht, noem het een weerslag van discussies in de samenleving. Los van de verschillende bewaartermijnen in de lijsten, is er ook steeds de optie om uit te zonderen van vernietiging. Een milieuvergunning uit 1976 is op grond van de vernietigingslijst 1983, categorie 8, weliswaar gewaardeerd als te vernietigen, maar deze is op grond van paragraaf 1.4 uit te zonderen van vernietiging. Voor de milieuvergunningen kan je dit, denk ik, goed motiveren en verantwoorden. Ik weet trouwens niet of je elke (digitale) snipper omtrent milieu wel moet bewaren; ga hierover in gesprek met de afdeling, zou ik zeggen. Kortom, het gebruikmaken van de juiste grondslag uit de juiste lijst tezamen met de mogelijkheid tot uitzonderen van vernietigen, lijkt mij juridisch veiliger grond.
Met vriendelijke groet,
Emanuel Tomassen