Hoe verder met het matchen van archiefbestanden met het Nationaal Register van Overledenen?

Op onze oproep van 10 mei kwamen veel reacties. Op 19 mei hebben we een bijeenkomst voor archiefinstellingen gehouden waar 22 instellingen waren vertegenwoordigd: groot en klein, archiefbewaarplaatsen zowel als categorale instellingen. Het CBG heeft een presentatie gehouden over het project Digitalisering van de persoonskaarten 1939-1994. Dit megaproject - scannen van ongeveer 6 miljoen kaarten - moet eind dit jaar gereed zijn. Al tegelijk met het scannen kan het indiceren starten, daarvoor loopt momenteel een pilot met OCR-en via AI en controle via crowdsourcing. Uit het indiceren kan een dataset van overlijdensgegevens uit de hele periode 1939-1994 ontstaan. KVAN en CBG gaan hiervoor gezamenlijk een subsidie-aanvraag indienen. Gevoegd bij de overlijdensgegevens uit de persoonslijsten van ná 1994 onstaat hiermee een zeer betrouwbaar digitaal Nationaal Register van Overledenen over de hele periode 1939-heden.
Er kwamen vele vragen vanuit de instellingen en vice versa had het CBG vragen voor hen zoals: waar hebben jullie behoefte aan, regelmatige matching bijvoorbeeld (half)jaarlijks of incidenteel? Beide bleek het geval te zijn: men wil zowel regelmatig als incidenteel kunnen matchen, het laatste bv nav een vraag van bezoekers of nav opname van een nieuw archief waarvoor een openbaarheidsregime moet komen.
De kosten van het matchen voor de instellingen zijn nog niet bekend. Uitgangspunt van het CBG is, dat het voor erfgoedinstellingen non-profit moet zijn. Uitgangspunt van de KVAN is dat alle archiefinstellingen, groot en klein, hiervan moeten kunnen profiteren. Hiervoor zal de KVAN zich inspannen.
Op 1 september komt de begeleidingsgroep weer bijeen. De technische aspecten - komt er een API met veel voorkomende software of andere oplossing? - volgen later.