Best Practise: HCO legt met 'Mijn Stad Mijn Dorp' nieuwe verbindingen in de provincie

Historisch Centrum Overijssel, MijnStadMijnDorp

Op KIA starten we een serie best practices. In de hoop dat goed voorbeeld goed doet volgen. Maartje Koelma (Communicatie- en PR-adviseur) en Marieke Steegmans (manager Publiek) van Historisch Centrum Overijssel (HCO) in Zwolle en Deventer vertellen over de aanpak en lessons learned van het project en digitaal platform MijnStadMijnDorp.

Voor welk probleem werd de aanpak ontwikkeld?

Nou, een probleem was het niet, maar bij het HCO ontstond wel de behoefte om collecties in de provincie in beeld te brengen en zo ontstond het idee een digitaal platform in te richten, waarop historische verenigingen gratis met hun verhalen en collecties op aan kunnen sluiten. Bij deze groep zit zoveel kennis. Hoe mooi zou het zijn om de geschiedenis van Overijssel herkenbaar en digitaal toegankelijk te maken via een vaste ingang en voor een breed publiek? Om de kennis en bronnen te bundelen en te delen startte in 2008 het project MijnStadMijnDorp. In 2010 volgde de eerste website met verhalen, fotoalbums en nieuwsberichten. Voor onderzoek in collecties verwezen we naar de toen aan MSMD gekoppelde website onderzoekoverijssel.nl. In het najaar van 2019 volgde een nieuwe website waarbij MSMD en OnderzoekOverijssel werden samengevoegd. Hierop zijn de collecties van historische verenigingen en kleine musea, maar ook interessante collecties van particulieren, via duurzame opslag in OpenAtlantis, te doorzoeken, verhalen, nieuwsberichten en evenementen en het Historisch Tijdschrift Overijssel te lezen.

Hoe en met wie werd deze aanpak ontwikkeld?

De eerste brainstormsessie waren hier in huis. Al heel vroeg in het traject hebben we de historische verenigingen erbij betrokken. Gaandeweg ontstond er een flinke gebruikersgroep die actief meedacht. De provincie Overijssel zorgde voor financiële ondersteuning van het initiatief. Zij juichten vooral de samenwerking met de historische verenigingen toe.

Hoe werd daarvoor draagvlak verkregen?

Eerst moesten de historische verenigingen geënthousiasmeerd worden. Het is natuurlijk best spannend om je collectie te ontsluiten op een ander, extern platform. Al snel werd duidelijk dat HCO de collecties niet overneemt, maar ontsluiting faciliteert. De slagkracht van een groot platform werkte in hun voordeel. Je beheert de collectie zelf, in huis. De zichtbaarheid ervan wordt alleen enorm vergroot. Een echte win-win situatie. We hebben draagvlak bereikt door in een vroeg stadium openheid over de plannen te geven en de historische verenigingen goed mee te nemen in het proces. Later, toen de website een feit was, hebben we de historische verenigingen geholpen bij de start, met praktische raad en daad. De financiële ondersteuning vanuit de provincie, realiseerden we door een intensieve lobby in combinatie met een goed plan.

Hoe werd de nieuwe aanpak toegepast?

Het was een groeimodel, dus we werkten stap voor stap. We gingen ook daadwerkelijk op bezoek bij de verenigingen, zochten ze op. En het snel zichtbaar worden van de resultaten op de website hielp ook mee. De website zelf ontwikkelden we ook stap voor stap, samen met de historische verenigingen en inmiddels andere kleine erfgoedinstellingen en particulieren.

Welke ‘Lessons learned’ kunnen julle delen?

We hebben van meet af aan gezorgd voor maatwerk in communicatie en aanpak en zorgden voor een persoonlijke benadering. De gescheiden opzet van verhalen (MSMD) en collecties (OnderzoekOverijssel), zoals in 2008 gelanceerd, bleek de gebruiker geen grote toegevoegde waarde te leveren. We zijn daar wellicht wat te lang mee doorgegaan. We zien nu dat de combinatie van collecties en verhalen op één website ook beter werkt. Continue doorontwikkeling van zo’n platform is heel belangrijk.

Wat waren de kritische succesfactoren?

Een respectvolle omgang met de kleine erfgoedinstellingen is heel vanzelfsprekend én belangrijk. We zijn met elkaar het succes van ons platform. Zij hebben hele mooie, bijzondere collecties. Maatwerk bleek ook een kritische succesfactor. Geen historische vereniging is hetzelfde. De een is zeer digitaal onderlegd, de ander begint misschien net. Daar hielden we zo goed mogelijk rekening mee in de aanpak. Hierbij is belangrijk om de verenigingen ook fysiek op te zoeken en te kijken hoe zij het beheer van hun collectie hebben geregeld. Niet alleen digitaal of telefonisch contact. Daarnaast organiseren we voor het face-to-face contact het deelnemersoverleg waarin de doorontwikkeling van de website wordt besproken en een jaarlijkse netwerkdag. Je ziet nu steeds meer dat de verenigingen elkaar ook onderling weten te vinden.

Wat ging er mis, wat werkte niet?

Het scheiden van collecties en verhalen werkte niet. Dat is nu gecombineerd, en het werkt nu beter. Alleen is nu het vindresultaat vaak erg uitgebreid. Het blijft zoeken om goede functionaliteit aan te bieden waar de gebruiker wat aan heeft. We denken nu aan model dat leidt tot een overzichtelijker resultaat. Meer in lagen zoals het NDE-model met houdbaar, bruikbaar en zichtbaar en door gebruik van api’s [NDE: Netwerk Digitaal Erfgoed]. Nadenken over doorontwikkeling blijft een continu onderdeel van ons werk.

Is de context vergelijkbaar met die van andere archiefinstellingen of overheden?

Zeker. Een platform als MijnStadMijnDorp is zeker interessant voor andere provincies. We kregen recent vragen van Zeeland en Brabant. De digitale erfgoedcoaches die door het NDE zijn aangesteld, hebben hier ook een grote rol in. Zij staan klaar voor medewerkers van erfgoedinstellingen als het gaat over vragen over het duurzaam digitaal toegankelijk maken van digitaal erfgoed. Ook ontstaat er via hen contact en eventuele samenwerkingen met andere provincies. Via de leverancier van de collectiebeheersoftware krijgen we ook vragen van instellingen die achter de schermen van MSMD willen meekijken.

Heeft de corona-crisis nog invloed gehad op de aanpak?

Ja. Bij de historische verenigingen werken veel ouderen. En het werk aan dit project vindt vaak op locatie plaats, met elkaar, voor ook het sociale contact. De corona-crisis legt dit tijdelijk stil. Dit bleek uit een belrondje dat we deden om met elkaar de huidige situatie te bespreken.

Heb je documenten die je kunt delen over dit traject?

Kijk voor meer achtergrondinformatie naar de veelgestelde vragen op onze website!

Door mee te werken aan dit interview werk je mee aan het delen van kennis. Hoe zie je dat thema, welke oproep heb je voor de sector?

Volg de ontwikkelingen en neem het voortouw tot het delen van initiatieven . Dat is een kwestie van doen. Het HCO laat zich wat dat betreft ook graag landelijk zien en verschillende collega’s zetten zich ook in voor KIA. Hierbij gaat het niet alleen om het melden van best practices, ook wat er niet goed gaat of wat uitdagingen zijn.

Ben je bereid anderen op weg te helpen als er nadere vragen komen over de aanpak?

Ja, zonder meer! We nodigen iedereen die geïnteresseerd is uit voor een kijkje achter de schermen. Dit kan via Marieke Steegmans, m.steegmans@historischcentrumoverijssel.nl