Opslagcapaciteit en gebruik persoonlijke schijfruimte

Reacties

• • Rens Ouwerkerk (Chief Record Officer bij de gemeente Utrecht)
  • 1573634040

  Goeie vraag, ik weet eigenlijk niet wat bij ons het beleid is. Ik zie wel dat we de totale capaciteit aan persoonlijke schijven 84,5 TB is (voor ca. 16.000 ambtenaren), waarvan nu 66 TB is gebruikt. Dat moeten toch wel een hoop documenten zijn.
  Hmm, misschien toch maar eens wat dieper in duiken...
  
  Overigens geloof ik persoonlijk niet zo in het volledig uitfaseren van zo'n omgeving. Gebruikers (mezelf incluis) gaan toch wel een manier vinden om buiten de geëigende omgeving documenten op te slaan. Ik sla zelf (foei!) bijvoorbeeld regelmatig conceptdocumenten lokaal op mijn laptop op, want dan kan ik ondanks brakke wifi toch in de trein werken. Uiteindelijk sla ik het dan ook wel in een gedeelde omgeving op, maar ik ben niet zo goed in het opschonen van mijn persoonlijke mappen. En daar ben ik vast niet de enige in. Dat zou deels verklaren waarom er zoveel is opgeslagen op de persoonlijke schijven.
  Enfin, het gaat dus om het vinden van een mooie middenweg. Zou je bijvoorbeeld een beleidsregel kunnen afspreken dat documenten ouder dan twee jaar automatisch worden verwijderd? Als het dan echt belangrijke stukken zijn, dan heb je dus twee jaar de tijd om die op een goede plek veilig te stellen.
  
  Ik ben benieuwd of er hier vakgenoten zijn die hier goede ideeën over hebben!

  
• • Marieke Klomp
  • 1574346660

  Binnen mijn organisatie speelt dit thema ook. Er zijn gedeelde netwerkschijven en iedere medewerker heeft een persoonlijke schijf. We zijn ook met dit onderwerp aan de slag. Er is niet één oplossing en het vergt een lange adem.
  
  Voor wat betreft de gedeelde netwerkschijven gaan we deze waar mogelijk vervangen door een SharePoint-oplossing, namelijk met de teamsites en projectsites. Deze bieden aanvullende functionaliteit ten opzichte van de netwerkschijf, dus afdelingen en teams zijn hiervoor enthousiast. Bij het inrichten van de beide oplossingen is informatiebeheer betrokken, zijn er keuzes gemaakt en is dit ingericht.
  
  Voor wat betreft teamsites: Wanneer een afdeling een teamsite wil volgt er een intake waarbij ook gekeken wordt of en teamsite in dit geval een oplossing biedt. Er worden ook teamsites geweigerd, bijvoorbeeld omdat dit zuiver zaakgericht afgehandeld kan worden in het zaaksysteem. Voorwaarde voor het krijgen van een teamsite is dat er afscheid genomen wordt van de afdelingsschijf en dat die ook opgeruimd wordt. Anders zouden we er alleen maar een bak bijzetten. Iedere teamsite heeft een eigenaar. De teamsites worden ook gemonitord op activiteit. Is er meer dan 2 maanden geen activiteit geweest, dan wordt de eigenaar benaderd. Teamsites die niet meer nodig zijn, kunnen worden opgeheven. Zo voorkomen we dat ze gaan stapelen. Op dit moment hebben we meer dan 50 sites in gebruik genomen.
  
  Voor wat betreft projectsites: deze worden gemaakt als het project aan een aantal voorwaarden voldoet (op het gebied van opdrachtgeverschap, financiën). De projectleider is eigenaar. We hebben informatiebeheer ingericht met retentieschema's op siteniveau. Verder ontvangen we regelmatig rapportages over activiteit en aantallen, zodat we kunnen bijsturen. We hebben nu enkele honderden projectsites. Wat nog openstaat is hoe we met projecten uit het verleden omgaan.
  
  Ten aanzien van de persoonlijke schijf worden ook stappen ondernomen. Iedere medewerker heeft een OneDrive gekregen die beperkt is tot 2 Gb. De persoonlijke schijf wordt teruggebracht tot een technische schijf waar bijvoorbeeld automatisch scans van de multifunctional naartoe worden geschreven. De grootte van de schijf wordt daar dan ook op aangepast.