DIV'ers / Informatiemakelaars / Informatiespecialisten / Archivarissen / Archivisten samen in Archief2.0
Waar blijven de DIV'ers (heten die nog zo ?) op Archief 2.0 ? In het kader van het nieuwe 'records c...
Citeerinstructie versus bronvermelding
- jul 2013
- Bob Coret
- ·
- Aangepast 27 jun
- 4
- 37
Het vermelden van de bronnen in (genealogische) publicaties is van groot belang. Het gaat om het betrouwbaar bewijsmateriaal van het verleden. Wetenschappelijk verantwoord schrijven vereist toepassing van het ANNA-principe: Alles nazien, niets aannemen [bron: Wikipedia]. Bronvermeldingen maken een publicatie verifieerbaar. En mijn favoriet: Genealogy without Documentation is Mythology [Tamura Jones].
Er zijn vele artikels geschreven over het belang van bronvermeldingen in de genealogie. Maar nergens staat beschreven hoe je precies een bronvermelding maakt van een akte uit het archief. Welke informatie neem je wel en niet op? Bieden internationale beschrijvingsstandaarden zijn ISAD(G) en/of ISAAR(CPF) hier richtlijnen voor? Is er een kennisinstituut dat praktische handvaten kan geven? Ik kom hiervoor toch al snel uit bij de Amerikanen, zoals de Standard Elements of a Citation van ProGenealogists of de boeken van Elisabeth Shown Mills, zoals Evidence Explained, Historical Analysis, Citation & Source Usage.
Archieven dienen de begrijpelijkheid van archiefmateriaal te waarborgen. Ook willen zijn graag hun naam / URL opgenomen zien. Zij kunnen hier praktisch invulling aan geven door 'copy/paste'-bare bronvermeldingen op te nemen bij gegevens, het liefst inclusief vaste URL. Gelukkig zie je meer en meer citeerinstructies. Maar, bij nader inzien ga ik twijfelen, zijn de citeerinstructies wel bruikbaar als tekst voor de bronvermeldingen?
Laten we de volgende afbeelding als case nemen: http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/archieven/archievenoverzicht/inventaris/memorixscan/eadid/0516/inventarisnr/4909/afbeelding/NL-LdnRAL_AR_516_4909_129. Het begint natuurlijk goed (+1!), met een vaste URL, maar daar later meer over.
Als citeerinstructie wordt de volgende tekst gegeven (hetgeen ook uit de beschikbare EAD is te halen, wederom +1!):
VOLLEDIG: Regionaal Archief Leiden, Stadsarchief van Leiden (Stadsbestuur (SA III)), nummer toegang 516, inventarisnummer 4909
VERKORT: NL-LdnRAL, SA III (1816-1929), 516, inv.nr. 4909
Voor degenen die de afbeelding niet hebben bekeken: het gaat gaat om een huwelijksakte uit 1913 van Hendrik Franke en Elisabeth Jacoba van Galen. Tja, dat had je uit de citeerinstructie niet gehaald, is dat niet raar? Is het vermelden van het archiefblok afdoende? Wellicht dat je hiermee aan archivistische principes voldoet, maar maakt het een praktische bronvermelding?
Ga je naar de archiefbeschrijving dan zie je de hiërarchie:
VI, Archief van de ambtenaar van de burgerlijke stand, 1816-1928 4807-4924, Registers van huwelijken, 1816-1928. 1816-1928 4909, 1913. Authentiek afschrift. 1913 1 deel.
Er is dus zeker meer informatie beschikbaar, maar wordt niet in de citeerinstructie gebruikt. Waarom niet?
In een genealogische bronvermelding dienst toch ook het aktenummer opgenomen te worden? Dient een stamboomonderzoeker voor een goede bronvermelding gewoon het aktenummer te plakken achter de citeerinstructie van het inventatisnummer? Wordt het dus "Regionaal Archief Leiden, Stadsarchief van Leiden (Stadsbestuur (SA III)), nummer toegang 516, inventarisnummer 4909, aktenummer 136"? In dat geval zou ik deze hint in de citeerinstructie opnemen ", aktenumer ...".
Ok, nu even een andere ingang (uiteraard weer via een vaste URL, +1): http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/personen/zoek-op-personen/weergave/register/layout/blader/id/2d572fab-ad67-c77c-117f-0ed77e95ab8d?image=8a684dfd-3051-e3b5-6903-d252f5abe66b
Mijn aandacht gaat hierbij uit naar akte 484: de overlijdensakte van Johanna Maria Coret. Als ik de genoemde vaste URL open dan zie ik als 'titel' staan "burgerlijke standregister | Leiden | Overlijden 1941". Vanaf deze pagina geen links naar archiefnummer/inventarisnummer, geen citeerinstructie. Maar het grappige is natuurlijk dat "burgerlijke standregister | Leiden | Overlijden 1941" wel gebruikt zal worden als bronvermelding omdat deze toch duidelijk is? Is het niet vreemd dat de vaste URL me naar een scan brengt met beperkte metainformatie? Hoe wordt deze 'titel/bronvermelding' eigenlijk gemaakt, in ieder geval niet op basis van de beschikbare EAD?
Zoek je naar Johanna Maria Coret dan kom je op de pagina met gegevens van de akte waar wel archiefnummer en inventarisnummer staan (en kom je op de citeerinstructie "Regionaal Archief Leiden, Burgerlijke Stand Leiden, nummer toegang 1005, inventarisnummer ..."), dus er is zeker meer informatie!
Tenslotte nog een vraag over bronvermeldingen in relatie tot scans. Nu ik de scan van de overlijdensakte van Johanna Maria Coret heb gezien is dat mijn bron, ik ga niet meer naar Leiden om het origineel in te zien (wat me waarschijnlijk ook niet zal lukken vanwege het gevoerde beleid, omdat het digitaal is, maar dat is een andere discussie). Moet ik dan aan de bronvermelding niet toevoegen: scan op 14-7-2013 gezien via {URL} ? Want de orginele bron heb ik niet geraadpleegd!
Ik ben concreet op zoek naar hoe ik als stamboomonderzoeker (zonder archivistiek opleiding gevolgd te hebben) mijn bronnen moet vermelden, specifiek welke informatie ik moet noteren (hoe in te vullen in stamboomprogramma's en vastlegging in GEDCOM zijn discussiepunten die daarna pas komen), het liefst volgens een standaard. Ik hoop dat archiefinstellingen (en hun leveranciers) de onderzoekers faciliteren in het geven van kant-en-klare, duidelijke en consistente bronvermeldingen en PURL's en hierover blijven voorlichten vanuit hun professie.
mvg, Bob Coret
Verken
Beste genealogische internetpublicaties van 2009 bekend
Vandaag zijn de winnaars in de Genealogisch Goed verkiezing bekend gemaakt. Het publiek vond Het Groen...
Benchmark cijfers inrichting informatiebeheer medewerkers?
Samenvatting: Beste mede vakgenoten, In het verleden werd er in de analoge wereld gekeken naar het aantal benodigde aantal medewerkers informatiebeheer in een organisatie. Dit gebeurde op basis van 1 fte DIV medewerker op 25 behandelde ambtenaren. En daarnaast 1 fte DIV medewerker per 7000 inwoners van de gemeente.
Reacties
Bob,
Helaas, ik vrees dat het probleem niet overal en altijd hetzelfde is. Als genealoog die begin in het Internet-loze tijdperk, werd mij geleerd dat de bronvermelding belangrijk is. Waarom ? omdat een ander mijn beweerde waarheid dan kan verifiëren aan de hand van dezelfde bronnen die ik gebruikt heb. Elke verwijzing die een ander naar "mijn" bron leidt volstaat dus.
Nu het Internet-tijdperk met digitale bronnen is verschenen, is het probleem er niet door verdwenen. Wel is er extra eenvoudig allerlei metadata aan een gegeven mee te geven - zichtbaar of onzichtbaar. Jij hebt in jouw voorbeelden gebruik gemaakt van de zichtbare delen (titel, beschrijving) en de - min of meer - onzichtbare (EAD-data, URL). Zolang de verwijzing volstaat om de bron te vinden, is de verwijzing in orde.
In jouw voorbeeld zijn de citeerinstructies bedoeld voor verwijzing naar de bron als geheel en dus in het algemeen op het niveau van een inventarisnummer. De bronvermelding in jouw - genealogische - tekst moet echter verwijzen naar de details van de inschrijving (akte-niveau dus of bijv. paragraaf of bladzijdenummer bij een publicatie).
Je beschrijft ook het probleem van de gevonden locatie van de bron. De URL is immers niets anders dan dat. Vroeger noteerde ik in welk archief(gebouw) ik iets gevonden had en soms zelfs in welke kast. Dat bleek zelden de tand des tijds te doorstaan: archieven verhuizen en verbouwen... Zo ook de locatie op Internet. Een vaste ("persistent") URL is bruikbaar zolang er geen grote verbouwing is, alle ambities van de betreffende methodes ten spijt. Ik heb zelf nog een contract dat mijn originele mailadres bij Worldonline.nl voor de eeuwigheid garandeert, maar het is er echt niet meer.
Wat nu ?
1. Bepaal het doel: wil je verwijzen zodat anderen "jouw" bron kunnen vinden ? Gebruik dan een getrapte verwijzing die bestaat uit de verwijzing naar het archief(blok) op basis van de citeerinstructie en daarbinnen de verwijzing naar de details (aktenummer, folio of bladzijdenummer, regelnummer etc.) Wil je ook de plek weergeven waar je de bron gezien hebt, gebruik dan de locatie (leeszaal, archiefkast, URL mét datum van raadpleging). Dit laatste omdat de bron niet wijzigt, maar de plek mogelijk wel. De datum geeft enig houvast bij het terug-rekenen naar hoe-het-toen-in-het-archief-stond.
In het algemeen zijn de meest bekende bronnen (BS, DTB) met hele korte citeerinstructies wel terug te vinden. Als ik heb staan "Huw BS Amsterdam 1823-deel A fol. 18" dan komen de meeste mensen er wel uit. Bij meer bijzondere bronnen, moet ik echt nauwkeuriger aangeven waar ik het over heb. De citeerinstructie kan dan soms niet lang genoeg zijn. Zeker niet bij raadpleging van archieven die nog niet geïnventariseerd zijn.
Kortom: maak je geen illusie: een standaard zal er niet snel komen. Wellicht is het verstandig om wel een standaard de facto te hanteren. Met jouw volume aan gebruikers, moet je daar een aardig eind mee kunnen komen (voor de nerderlandse situaties).
Als je hulp nodig hebt, neem dan offline contact met me op. Je weet me te vinden.
Bob, ik sluit me aan bij Jules.
Een bronverwijzing verwijst naar de bron, niet naar de inhoud van het stuk. Dat uit de bronverwijzing dus niet precies blijkt om wat voor stuk het gaat, is geen probleem in mijn ogen. Daarbij kun je voor algemeen bekende bronnen inderdaad met kortere verwijzingen af dan voor minder bekende bronnen.
De citeerinstructies van archiefdiensten, doorgaans te vinden in de inleiding van een inventaris, gaan meestal tot aan het inventarisnummer. Geef vooral extra informatie wanneer je die nodig acht, zoals een aktenummer (of een folio-, rol-, volg- of ander nummer, of een datum of wat dan ook). De vraag naar wanneer je bronvermelding volledig genoeg is, gaat dan langzaam over in de vraag hoe je het je lezers zo gemakkelijk mogelijk kunt maken om je bronvermeldingen te volgen.
Een standaard zou fijn zijn - 'De Buck' geeft bijvoorbeeld ook instructies voor ongedrukte bronnen, zoals archieven, maar is niet volledig bruikbaar op dit punt - maar iedere verwijzing die een ander tot je bron leidt, is mijns inziens een goede bronverwijzing. Een url is daarbij handig, maar niet noodzakelijk.
Archieven moeten goede bronverwijzingen faciliteren, maar zijn er niet verantwoordelijk voor. Hoe een genealoog bronnen het beste kan vermelden, lijkt me iets voor de genealogen zelf om te bepalen - iets voor het CBG of de NGV of zo misschien? Archiefdiensten kunnen dit vervolgens faciliteren, door de benodigde gegevens voor de bronvermelding op een makkelijke (bij de bron beschikbare 'citeerinstructies') eenduidige manier beschikbaar te maken (door bijvoorbeeld gestandaardiseerde afkortingen voor archiefdiensten te gebruiken, zoals Leiden al doet met de ISIL-code). En wat ook belangrijk blijft: concordanties aanbieden op momenten dat bronnen van nummer veranderen (bijvoorbeeld omdat inventarisnummers worden vernummerd).
Ten aanzien van scans: het lijkt mij niet erg zinvol om overal te vermelden of je een reproductie, zoals een scan, hebt geraadpleegd of het origineel, of een microfiche, of een afdruk op papier. Pas als de geraadpleegde vorm van de bron van invloed is op hetgeen je in je verhaal aan de hand van de bewuste bron beweert, lijkt me dit relevant (bijvoorbeeld als je een bepaalde interpretatie geeft aan donkere vlekken op een akte, die je alleen op een microfiche hebt geraadpleegt).
Omdat ik benieuwd was hoe genealogen linken naar archiefwebsites heb ik een steekproef gedaan op de genealogische data op Genealogie Online (ruim 20 miljoen personen). Ik heb hiertoe alle datasets doorzocht op het voorkomen van de tekst www.archiefleiden.nl (*). De 4.446 voorkomens zijn als volgt in te delen:
Zo'n 3% van adressen hebben alleen de vorm www.archiefleiden.nl, http://www.archiefleiden.nl of http://www.archiefleiden.nl/. Dit zijn dus slechts links naar de website van de archiefinstelling, niet naar iets specifiekers.
Zo'n 4% van de adressen hebben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/personen/zoek-op-personen/, dit is dus een link naar de zoek op personen pagina, niet naar iets specifiekers.
Zo'n 3% van de adressen hebben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/personen/zoek-op-personen/q/persoon_achternaam_t_0/veekes, dit is dus een zoekopdracht op naam (soms aangevuld met brontype en jaar). Deze vorm van links lijken mij onwenselijk, er kunnen in de loop van de tijd zoekresultaten bij komen en wat was nu ook al weer het zoekresultaat dat ik bedoelde?
Zo'n 2% van de adressen hebben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/personen/zoek-op-personen/weergave/register/layout/blader/id/10916fb4-106f-3586-68ec-8ad21ee8bce2?persoon=UGlldGVyIFNpbnRldXIsIDE5LTA1LTE3OTg%3D&tmpl=blader, dit zijn dus links naar scans van een register. Deze links verwijzen echter niet naar een specifieke pagina in het register, het start bij het begin. Sommige links bevatten informatie over een persoon, maar het blijft bladeren totdat je de akte hebt gevonden.
Zo'n 11% van de adressen hebben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/personen/zoek-op-personen/weergave/register/layout/blader/id/ffc51f7c-452b-21a0-a0d9-d02968f80b82?image=20c1edc3-2925-88a7-bb02-c0d7bd7d3974, dit zijn links naar een specifieke pagina binnen een gescand register. Deze adressen wordt ook 'gepromoot' als vaste URL's.
Zo'n 75% van de adressen hebben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/archieven/archievenoverzicht/inventaris/memorixscan/eadid/1005/inventarisnr/123/scan-index/185, dit zijn afbeeldingen binnen een inventaris op een specifieke pagina. Ik weet niet welk deel van deze (voornamelijk DTB registers) al is geïndexeerd.
Zo'n 2% van de adressen hebben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/archieven/archievenoverzicht/inventaris/memorixscan/eadid/1005/inventarisnr/123/afbeelding/NL-LdnRAL_AR_1005_123_185, dit is hetzelfde type als de voorgaande, alleen worden adressen in deze vorm 'gepromoot' als vast URL.
Nog geen 1% van de adressen heben de vorm http://www.archiefleiden.nl/home/collecties/personen/zoek-op-personen/weergave/akte/layout/default/id/acb2fd04-8031-4ac5-8cc4-6c78fdac6aa5, dit zijn links naar een geïndexeerde akte (die weer een link bevat naar de scan van akte of register). Links in deze vorm zie je niet duidelijk op de website (hij zit verstopt in de 'Gegevens onjuist' mailto link).
Mijn conclusies:
Er zijn vrij veel links naar een directe afbeelding in een register (punt 6). Dit is meer dan ik verwacht had! Op zich positief, maar ik vraag mij af of er bij een gedeelte van deze links een link naar de geïndexeerde akte (punt 8) beschikbaar is en of de gebruiker daar op gewezen wordt.
Het gebruik van vaste URL's werkt niet als er in de adresbalk een andere URL staat dan de 'gepromote' vaste URL, zorg dus dat deze twee hetzelfde zijn! De gebruiker zal in de meeste gevallen vanuit de adresbalk van de browser het adres kopiëren.
Zo'n 12% van de links verwijzen niet direct naar een akte of scan, voorlichting door genealogische instituten gewenst!
Mijn voorkeurs link - als het een geïndexeerde aktes betreft - is de vorm bij punt 8, jammer dat deze URL's niet zichtbaar zijn en/of als vaste URL's worden gepromoot. In de proof-of-concept Open Archieven gebruik ik deze type links juist wel (voorbeeld), als link 'terug' naar de archiefwebsite, in de PDF/GEDCOM weergave en de Link leggen en Foutmelding functionaliteit.
Ik wil archiefinstellingen uitdagen om de eigen website eens onder de loep te nemen en te bekijken welke URL's er voor geïndexeerde aktes en scans zichtbaar zijn / gepromoot worden. Of zijn er alleen "zoekresultaat" links (boeh!)? Hoe helpt de website gebruikers de goede link te leggen?
mvg,
Bob Coret
(*) ik heb de 909 voorkomens van leidenarchief.nl :-) niet geanalyseerd.
Bob, dit is een interessant onderzoek. Maar het gaat voor mijn gevoel wel enigszins voorbij aan de vraag naar een goede bronvermelding. Zelfs als een genealoog de 'juiste' url knipt en plakt, is dat nog geen bronvermelding. Dat is immers iets als:
Erfgoed Leiden e.o., Burgerlijke Stand Leiden (archiefblok nr. 1005), inv.nr. 123, overlijdensregister 1934, akte nr. 731. En dan de vaste link als extraatje.
En dan is bovenstaande nog een erg uitgebreide bronvermelding.
Ik vind nog steeds dat een bronvermelding die een lezer voldoende aanwijzingen geeft om de bron terug te vinden, een goede bronvermelding is. Voor archieven ben je er dan al vaak als je zo diep gaat als het inventarisnummer. Waar relevant nog extra aanwijzingen geeft, zoals een aktenummer, een briefnummer of ander kenmerk wat een specifiek document binnen het inventarisnummer aanduidt.
Wel ben ik het met je eens, dat archiefdiensten goed zouden moeten kijken naar hoe ze url's aanbieden. We bieden daarin onbewust maar beslist de onderzoeker lang niet altijd de helpende hand. Dat moet beter. Jouw praktijkonderzoekje geeft daarvoor goede inzichten.
Daarnaast ligt hier in mijn ogen zeker een taak voor CBG, NGV en ook Genealogie Online en soortgelijke clubs om genealogen goed voor te (blijven) lichten over juiste bronvermeldingen. (Ik lees nu trouwens in allerlei handboeken en informatiefolders over stamboomonderzoek erg vaak dat een goede bronvermelding belangrijk is, maar nergens wordt vervolgens toegelicht hóe je een goede bronvermelding maakt.)