Robots in het archief

Tijdens het laatste Open Archiefatelier met als thema de Digitale Onderzoeksomgeving heb ik me onledig gehouden met de mogelijkheid dat mensen van vlees en bloed straks niet langer zorgen voor de informatieverstrekking aan onderzoekers. Dat was een staaltje omdenken. Voor mij is menselijke interactie noodzakelijk om er voor te zorgen dat een onschuldige onderzoeker überhaupt iets vindt in de gedrochten die wij toegangen noemen. Desondanks is mijn visie op de toekomst van de informatievoorziening geëvolueerd.Zoals met alle veranderingen begint het met het loslaten van wat je als zekerheid bent gaan beschouwen. Mij is van de Inspiratiedag Digitale Klantkunde de opmerking van Susan Verberne bijgebleven. De traditionele reactie uit de zaal dat archieven “anders” zijn en niet zomaar nader toegankelijk zijn te maken pareerde zij met een simpel antwoord, geparafraseerd: je zult wel moeten.Het idee loslaten dat archiefinformatie om de een of andere reden anders is dan alle andere informatie en dat we dat vooral zo moeten houden. Als archieven mee willen blijven doen op het digitale speelveld dan zullen we mee moeten bewegen. En niet zo’n klein beetje. Context is niet langer de heilige koe van de archivaris.De huidige toegangen/inventarissen die tot de beschikking van de onderzoekers staan bieden op macroniveau een overzicht van archieftermen waar een heel rijke wereld achter schuil gaat. Tot nu toe is in veel gevallen de tussenkomst van archiefmedewerkers noodzakelijk om onderzoekers naar alle geschikte informatie te leiden. Aangezien die medewerker online ontbreekt of slechts gebrekkig aanwezig is heeft het massaal online plaatsen van al die toegangen niet het gewenste effect. Het is slechts een kleine stap in de goede richting om toegang te bieden tot digitale archiefinformatie. Daarvoor zijn hele andere middelen nodig.Er is hoop en een voorbeeld dat we allemaal al kennen: de database met genealogische informatie: namen, data, plaatsen. Die database heeft de stamboomonderzoeker al jaren geleden onafhankelijk van tijd, plaats en archiefmedewerkers gemaakt. Zij zijn in staat om zelf, binnen hun groep, kennis te vergaren en te delen met elkaar. Hun expertise is gegroeid terwijl die van de archiefmedewerker vaak achter is gebleven omdat hun vragen ons niet altijd meer bereiken.Dit voorbeeld toont aan dat het nader toegankelijk maken van archiefinformatie een toegevoegde waarde heeft, de vindbaarheid vergroot en vooral ook de zelfredzaamheid van de onderzoeker stimuleert. Archiefinstellingen moeten daarom veel meer tijd steken in het nader toegankelijk maken van informatie in de papieren archieven. De inventaris is achterhaald en zal veel minder relevant zijn als de informatie eenmaal nader toegankelijk is. Wie is er in de genealogische database nog op zoek naar een register in een archief? Dat is niet langer relevant voor je onderzoek. De bronvermelding is netjes te vinden, maar is meer een registratie van de vindplaats dan de weg naar de informatie die je zoekt.Zijn archiefinstellingen in staat om alleen met mensen de cultuurhistorische informatie in de depots toegankelijk te maken? Ik denk van niet. In dit tempo gaan we de strijd in de stormachtig groeiende informatiemaatschappij niet winnen, zelfs niet bijbenen. We moeten voorkomen dat papieren archieven het afleggen tegen de digitale nieuwkomers. Die komen stormenderhand de e-depots en budgetten binnenzeilen en gaan hun dominante positie daar verstevigen. Wie heeft er dan nog oren naar toegangen op papieren archieven?Er is niets minder dan een revolutie nodig om dat tij te keren. Ik wil daarom pleiten om robots toe te laten in de archieven. Met robots bedoel ik niet menselijke gedaanten met geprogrammeerd gedrag, maar eerder slimme algoritmes die ons in staat stellen om de papieren informatie als de sodemieter digitaal nader toegankelijk te krijgen. Dat mag best met een foutpercentage van 50 % zijn want dan is er tenminste 50% wel vindbaar en beter beschikbaar. Laat de robots binnen in het archief, help mee om ze te verbeteren en geef ze de ruimte. De onderzoekers zijn er ons dankbaar voor.

[Deze tekst is als column verschenen in het Archievenblad, juni 2016]