Samen Slimmer: Het Selectiebesluit 2027: geen archiefklus, maar een verandertraject van …

Het Selectiebesluit 2027: geen archiefklus, maar een verandertraject van negen maanden

De consultatie sluit op 5 oktober. Een dag later ligt de tekst er zoals hij er ligt, en verschuift het gesprek van meepraten naar uitvoeren. Precies daarover gaat deze sessie.

Het Selectiebesluit 2027 wordt vaak gelezen als een lijst met gewijzigde bewaartermijnen. Dat is het kleinste deel van het verhaal. Vernietiging is de enige onomkeerbare handeling die een organisatie heeft, en vanaf 1 januari 2027 is die handeling verplicht. Wie op dat moment de termijnen niet in het zaaksysteem, de vakapplicaties en het datawarehouse heeft staan, heeft een wettelijke plicht die hij niet kan uitvoeren en niet kan aantonen.

Reken op minimaal negen maanden

De inrichting zelf duurt maanden. Daar bovenop komt herclassificatie: bij elke gewijzigde termijn bepalen welke bestaande zaken eronder vallen. Dat is handwerk, het is de grootste verborgen kostenpost en het ontbreekt in vrijwel elke planning. Wie in januari begint, begint een jaar te laat.

Drie lagen, drie gesprekken

• Strategisch. Het college tekent vóór 1 november de machtiging en delegeert daarmee waarderingsbevoegdheid. Er is geen tussentijds instapmoment. Ook de gemeenschappelijke regelingen moeten zelf tekenen.
• Tactisch. Informatiebeheer kent de wet, functioneel beheer heeft de knoppen, informatiemanagement schrijft het beleid en de proceseigenaar heeft het belang en het budget. Niemand is eigenaar van het geheel. Daar loopt dit dossier meestal vast.
• Operationeel. Nieuwe resultaattypen, twee selectiebesluiten naast elkaar, een verschoven ingangsmoment in het sociaal domein en applicaties die nooit hebben vernietigd.

Waar het echt om draait: bewustwording

Tot nu toe moest informatiebeheer verdedigen waarom iets weg mocht. Vanaf 2027 moet de organisatie verdedigen waarom iets blijft. Die omkering vraagt geen instructie maar een gesprek. Niet over wat weg mag, maar over wat je over tien jaar nog wilt kunnen navertellen, aan een inwoner, over een besluit dat zijn leven raakte. Dat gesprek duurt twintig minuten en verzet meer dan tien pagina's instructie.

Wat je meeneemt

We bespreken de stukken met elkaar. Welke route is voor jouw organisatie het handigste, en waar zit het verschil tussen een gemeente en een samenwerkingsverband. Wat hoort wel bij informatiebeheer en wat hoort daar juist niet, hoe scherp krijg je die grens en hoe leg je hem uit.

Centraal staat de verandering die nodig is, jouw rol daarin en de impact op je omgeving. Je gaat weg met meerdere inzichten rijker, en met een beeld van wat je maandag al kunt doen.

Voor informatiebeheerders, informatiemanagers, adviseurs, functioneel beheerders en iedereen die dit dossier binnen twee maanden op een bestuurstafel moet krijgen.

Organisatoren
Vanaf januari wordt deze maandelijkse casusbespreking georganiseerd in samenwerking met KNVI. De sessies worden verzorgd door Eric Kokke en Layla Hassan. Heb je een casus of vragen ? Stuur dan een mail naar Layla via l.hassan@fimk.nl.

Doelgroep
De bijeenkomst is bedoeld voor iedereen die werkzaam is binnen informatie- en archiefbeheer. Hoe diverser de achtergronden van de deelnemers, hoe waardevoller de gesprekken.

Aanleveren casusonderwerp
Iedereen die lid is van KIA of KNVI en werkzaam is binnen het vakgebied, mag een casus aanleveren: van informatiebeheerders tot beleidsmakers en adviseurs. Casussen worden altijd anoniem besproken om de privacy van deelnemers te waarborgen.

Na afloop wordt het casusonderwerp geplaatst in de groep Samen Slimmer Community op KIA, zodat discussies kunnen worden voortgezet en communityleden die niet aanwezig waren alsnog kunnen aansluiten.