Pseudonimiseren van (de toegang op) het archief, dat wil zeggen de (bijzondere/strafrechtelijke of gevoelige) persoonsgegevens weglaten in de online publieksversie, maar wel behouden in de originele versie. Voorbeeld: bij bouwvergunningen de Burgerservicenummers - als deze zijn opgenomen - van de aanvragers weglaten in de gescande online versie. Het is ook mogelijk om bijzondere of gevoelige gegevens te maskeren wanneer het materiaal zich daar...
Je kunt een toegang op een archief of archiefonderdeel pseudonimiseren, bijvoorbeeld namenindexen op een archief of archiefonderdeel, of namen al dan niet in combinatie met andere persoonsgegevens in een inventaris of index. Dat wil zeggen, de persoonsgegevens in het origineel van de index of inventaris blijven behouden, maar worden weggelaten uit het publieksexemplaar. het publieksexemplaar kan dan volledig openbaar zijn. Bezoekers die de or...
Aanvullend op het onder voorwaarden inzage geven van beperkt openbaar archief, kun je maatregelen nemen zoals raadpleging onder toezicht, bijvoorbeeld in een aparte ruimte. Je kunt ook een verbod instellen op gebruik van camera en telefoon en op het maken van kopieën. Dit kun je opnemen in de huiisregels en/of het studiezaalreglement.
Op grond van Archiefwet 15.3 en 17.1 kan een verzoeker alsnog toegang gegeven worden tot beperkt openbaar archief, onder voorwaarden zoals beschreven in Uitvoeringswet AVG artikelen 24 en 32f. Neem die voorwaarden op in de tekst van het formulier waarmee een dergelijke aanvraag gedaan wordt. Voor archiefinstellingen, die niet onder de Archiefwet vallen, geldt mutatis mutandis hetzelfde. Zie ook advies en voorbeelden van aanvraagformulieren ...
Wanneer een termijn langer dan 75 jaar nodig is voor beperkingen op de openbaarheid van archieven, moeten zorgdragers die onder de Archiefwet vallen hiervoor op grond van artikel 15.4 van de Archiefwet toestemming hebben van de minister van OCW of de provincie. In het voorstel van wijziging van de Archiefwet is de maximale termijn van beperkte openbaarstelling verlengd. Instellingen die niet onder de Archiefwet vallen, kunnen zelf bepalen ...
Alsnog beperkt openbaar (laten) stellen (bij archiefbewaarplaatsen: door of namens de zorgdrager) van aangetroffen materiaal met bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens, op grond van artikel 15.2 Archiefwet. Dit voor een termijn bijvoorbeeld 50 of 75 jaar, tot er voldoende tijd is verlopen en de informatie bij openbaarheid geen nadelige gevolgen meer kan opleveren voor de betrokkenen. Bij instellingen die niet onder de...
Inhaalslag Je kunt de openbare archieven onder jouw beheer systematisch nalopen op de aanwezigheid van bijzondere of strafrechtelijke en ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Let wel: dit gaat alleen om archieven waarin nog levende personen kunnen voorkomen. Hoe voer ik een systematische inhaalslag uit? Allereerst maak je een risico-analyse op de archieven die je als instelling beheert, met prioriteit voor archieven waarin naar verwachting veel bijz...
Je kunt je bezoekers registreren met legitimatie en hen daarbij akkoord laten geven op de huisregels of studiezaalreglement, voordat zij openbaar archief mogen raadplegen. Neem in huisregels en/of studiezaalreglement de inhoud van AVG artikel 5.1b op: raadplegen van archieven met persoonsgegevens mag alleen met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.