Records in Contexts (8): licht op relatie andere standaarden

Record in Contexts heeft de entiteiten Record Set, Record en Record Part om stukken en aggregaties van stukken mee te beschrijven. Bij het modelleren van inventarissen naar RiC merken we bij het Stadsarchief dat het niet altijd duidelijk is hoe deze entiteiten vertaald moeten worden en hoe ze zich verhouden tot vergelijkbare entiteiten in de archiefterminologie en standaarden als MDTO, TMLO, ISO 23081 en ISAD(G). Deze blog probeert wat licht op de zaak te werpen.

Archiefterminologie

Allereerst kijken we hoe RiC entiteiten zich verhouden tot de Archiefterminologie:

We zien dat de Archiefterminologie geen term heeft voor een deel van een stuk (RecordPart) en niet het onderscheid maakt tussen de Record en de Instantiation. De entiteit Instantiation is geintroduceerd om ook metadata te kunnen vastleggen over de verschillende representaties, bijvoorbeeld een papieren origineel en de afgeleide scans, die er van een archiefstuk kunnen zijn. Bij de Instantiation worden gegevens opgeslagen over de fysieke drager. Bijvoorbeeld van welk materiaal het is gemaakt, of de tekst handgeschreven of getypt is, of er sprake is van schade of in het geval van een digitaal stuk hoeveel GB het heeft.

MDTO, TMLO en ISO 23081

In de 0.2 versie van het Conceptueel Model van RiC is aangegeven dat er aansluiting is gezocht met ISO 23081. Dat is ook goed in de tabel te zien: de namen van de niveaus komen goed overeen. RiC en ISO 23081 passen ook goed bij de niveaus die TMLO biedt. MDTO hanteert meer het principe van de RecordSet: het informatieobject geldt voor de verschillende aggregatieniveaus, inclusief het laagste niveau van het enkele stuk.

Vertaling

Tot slot: om duidelijkheid te krijgen over wat elke onderdeel in RiC betekent, hebben we een Nederlandse vertaling gemaakt van de entiteiten en attributen en hun definities. Deze is op de website van het Stadsarchief te downloaden.