Hoe ga ik archiveren 2.0?

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1264501440

  Hoi Davied en anderen, hoewel - zoals anderen eerder meldden - het archiv eren 1.0 vaak al moeizaam genoeg lijkt te zijn, denk ik dat het wel een onderwerp is om tijdig over te denken. Heb er wel meteen twee kanttekeningen bij: 1. vanuit overheidsperspectief lijkt me dat de oorspronkelijke doelstellingen van overheidsarchivering, namelijk het kunnen rreconstrueren van transacties en beleid, niet ineens anders geworden in het 2.0 tijdperk. 2. de enorme en groeiende hoeveelheid internetcommunicatie in NINGnetwerken, blogs en twitter is hopelijk niet archiefwaardig, zoals vroeger de telefoongesprekken, koffiehoekgesprekken en notitietjes toch ook niet allemaal archiefwaardig waren. 3. commerciële bedrijven die opslagcapaciteit aanbieden zijn niet zomaar archiefbewaarplaatsen, ik denk dat we daar zeer voorzichtig mee moeten omspringen. 4. het dooreen lopen van privé en zakelijk verkeer zal in toenemende mate een probleem vormen voor de archivaris (of archieftool). Ik ben eigenlijk wel benieuwd wat men nu wel archiefwaardig zou vinden anders dan voorheen. Ik heb eigenlijk wel mijn twijfels of daar ook maar iets in veranderd is door de tijd heen, anders dan dat de communicatiemiddelen veranderd zijn. En inderdaad, die middelen laten meer sporen achter dan in vroeger tijden. Maar net zo goed als in vroeger tijden niet zeker is of de aantekeningen van de minister of de ambtenaar (1.0) alle beleidsvoorbereiding omvatten die relevant is voor een reconstructie, zo vraag ik me af of alle tweets die ik zie voorbijkomen - al dan niet van ambtenaren 2.0 - een meerwaarde hebben voor een dergelijke reconstructie. Maar boeiend blijft het wel, de vraag 'wat dan wel te archiveren?'

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264501500

  werden die twee kanttekeningen er meteen vier:-)

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264511640

  Mijn PPT voor Kennislab, 21 januari is op SlideShare te zien http://tinyurl.com/yd7akoj

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264582980

  Het is goed te zien dat dit onderwerp meer gaat leven. Wat mij opvalt is wel dat de nadruk erg ligt op de (web 2.0) hulpmiddelen en op de informatie zelf. Op zich misschien niet verwonderlijk, want die worden gebruikt, maar de verandering vindt juist plaats in de wijze van (samen)werken. Davied refereert daar al een beetje aan. Mijn vraag zou zijn in welke type processen hebben die nieuwe hulpmiddelen het meeste effect/invloed en in welke zin? Zelf ben ik bezig met het opzetten van een promotieonderzoek dat juist dat soort aspecten wil onderzoeken en dan natuurlijk ook in hoeverre dat invloed heeft op de archivering. Eén van de aannames is dat de aard van het proces mede bepaalt in werlke mate web 2.0 hulpmiddelen toegepast worden. @Eric in hoeverre iets archiefwaardig (Germanisme?) is, is toch een andere vraag. Ik neem even aan dat je bedoelt wat uiteindelijk in een archief behoort te belanden? Daarvoor hebben we het waarderings- en selectieproces. De criteria daarbij zouden inderdaad best wel eens aan verandering onderhevig kunnen zijn (zijn ze in feite altijd al geweest). Vanuit een overheidsactiviteit (proces) is het van belang te bepalen op welk moment in het proces wat precies moet worden vastgelegd (als dat vantevoren al kan) en hoe lang het bewaard zou moeten worden. Dat is afhankelijk, lijkt mij van de aard van een proces en de mogelijke risico's die een organisatie zou kunnen lopen als archivering niet gebeurt.... Mijn advies voor de film zou zijn te kijken welke processen interessant kunnen zijn. Ik heb sterk de indruk dat web 2.0 hulpmiddelen nu nog vooral intern toegepast worden (maar misschien heb ik het mis), bijv. in projecten (o.a. wiki's, chat).

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264584660

  @Hans. Sorry voor dat germanisme, zal de huidige residentie van ondergetekende zijn. De vraagstelling overlezend, denk ik dat het om zowel wat als hoe gaat: wat archiveren en hoe. Wat betreft de toepassing van 2.0 hulpmiddelen in de overheidsomgeving, daarvan is volgens mij juist interessant dat ze niet meer alleen intern zijn (in de zin van binnen één overheidsorganisatie of tussen organisaties) maar dat het onderscheid tussen werk en privé, zakelijk en niet-zakelijk, overheid/commercie ook vervaagt. Dat is niet altijd handig en verstandig. In een andere discussie - op Ambtenaar2.0 - memoreerde ik al de hoeveelheid informatie die uit twitter is te destilleren en die voorheen als telefonisch of email buiten het zicht van de wereld zou blijven. Maar op een of andere manier heeft het hele 2.0 gebeuren er toe geleid dat iedereen zijn meest triviale bezigheden met die wereld wil delen. Het meeste profijt - jouw promotievraag - heeft volgens mij de kennisdeling en -vermeerdering al dan niet in organisatieverband. Ik denk dat wiki en aanverwante applicaties een enorme duw hebben gegeven naar het concentreren van aanwezige kennis. Ik vemoed dat daarmee iedere vorm van documenteren - op papier of digitaal - daar op termijn mee vervangen zal worden, evenals alle dan verouderde vormen van handmatige indexering (of inventarisatie zoals we dat vroeger noemden).

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264590720

  De term 'intern' is inderdaad voor meerdere uitleg vatbaar, maar ik bedoel daarmee dat de interactie tussen de samenleving en overheidsorganisaties nog niet zo aan de orde is (enkele uitzondering daargelaten wellicht) en ook ws. in de veel gevallen niet zinvol juist vanwege de aard van een proces (vgl. bijv. de WABO/Omgevingsloket). Wel bijv. in beleidsvorming... Het vervagen van publiek en privé domein is een ander aspect dat weer andere vragen oproept. In hoeverre kun je op internet nog uitsluitend één van die rollen vervullen. Het lijkt (of maakt?) alsof je daar alle rollen tegelijk bent/vervult. Heel interessant en nog lang niet in alle consequenties doordacht. Dat roept ook vragen op wat je dan moet archiveren vanuit welk perspectief... ?

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264663200

  Die interactie tussen overheid en "buitenwereld" ontwikkelt zich sneller dan je denkt! Check (op YouTube) de presentaties van de Govt 2.0 summit, september 2009, in Washington. Lees het boek Wikigovernment van Beth Simone Noveck (nu hoog in het Witte Huis!), vooral over haar Peer-to-Patent project.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264663680

  BZK is aan het proberen om Noveck naar NL te halen in het voorjaar. Volgens mij staat een filmpje van haar op http://video.ambtenaar20.nl

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264667160

  @Hans: Of 2.0 toepassingen vooral intern en/of extern worden toegepast, is volgens mij vooral een kwestie van mentaliteit en focus: hoe alledaagser de 2.0 filosofie (en de toepassingen) worder in de beleving en het gedrag van mensen, hoe meer die mensen geneigd zullen zijn om over de grenzen van hun eigen organisatie heen te kijken. Kortom, het is m.i. een kwestie van tijd dat bijvoorbeeld kennisplatformen zich gaan uitbreiden buiten de organisatie grenzen. @Hans: je vraagt je af op welke typen werk 2.0 toepassingen het meeste effect zullen hebben. Volgens mij zijn dat de kennisintensief, ongestructureerd werk en werk waarin samenwerking belangrijk is. In die typen werk kun je namelijk het meeste voordeel halen uit de snelheid waarmee je verschillende informatie etc. aan elkaar kunt knopen en verwerken, en het gemak waarmee je met andere mensen kunt communiceren. Meer gestroomlijnde, gestructureerde processen gaan ook baat hebben bij 2.0 toepassingen, maar alleen in de zin dat het configureren, aansturen en veranderen van die processen sneller kan doordat de informatieverwerking flexibeler wordt. Maar ik verwacht daar geen wezenlijke verandering in de manier van werken. Maar misschien heb ik het mis! Graag reacties, want een heel terechte en belangrijke vraag van Hans.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264668600

  @Eric B Je schrijft "In een andere discussie - op Ambtenaar2.0 - memoreerde ik al de hoeveelheid informatie die uit twitter is te destilleren en die voorheen als telefonisch of email buiten het zicht van de wereld zou blijven. Maar op een of andere manier heeft het hele 2.0 gebeuren er toe geleid dat iedereen zijn meest triviale bezigheden met die wereld wil delen." De vraag of iets gearchiveerd moet worden is niet afhankelijk van de openbaarheid van een 'uiting', maar van de vraag of deze een rol heeft gespeeld bij de uitvoering van werkzaamheden. In dit kader zijn (een groot deel van) de tweets van Verhagen archiefstukken. Hij beschouwt het beantwoorden van vragen van burgers als onderdeel van het werk van een minister. Het maakt dus geen verschil of hij een brief, e-mail of tweet ontvangt en beantwoord. Ze behoren allemaal in het archief van het ministerie. Daarnaast lijkt me ook de vraag in hoeverre je als overheid aangesproken kan worden op een uiting een zeer relevant criterium. Als ambtenaren zich (namens de minister!) moeten gaan mengen in discussies over Q-koorts, griepvaccinatie en baarmoederhalskankerinentingen, dan maken deze berichten wat mij betreft ook deel uit van het archief van het ministerie. Je kunt er donder op zeggen dat de Tweede Kamer er als de kippen bij is om de minister te bevragen over een 'onhandige' reactie op een forum. En bewijs dan maar eens de authenticiteit van een bericht. Tenslotte ben ik er heel verbaasd over dat je email noemt als iets dat blijkbaar niet 'archiefwaardig' is. Ik had gehoopt dat we de discussie daarover toch eindelijk achter de rug hadden.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264668840

  O ja, deze link was ik vergeten. Hier een artikel uit de Volkskrant waarin de minister zegt dat ambtenaren zich moeten roeren op fora.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264671000

  Een jaar of twaalf geleden heeft BiZa de haalbaarheid van een typologie van werkprocessen (gekoppeld aan besturingssystemen en documentaire systemen) onderzocht. Zie: Peter Waters, Naar digitale postregistratie, in: Pieter Wisse (red.), Het boek van bewaring (Samsom 1997). In dat stuk staat nog meer dat ook (vooral) in een IM 2.0 omgeving van belang is. Ik vraag me af of het uiteindelijke rapport ergens in de archieven van BiZa te vinden is....

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264672140

  @Ingmar Zoek me rot waar ik zeg dat email (per definitie?) niet archiefwaardig is. Die discussie (zóóó 1.0!:) is zeker achter de rug. Sorry voor het misverstand dan. Waar het me wel om gaat - in die andeere discussie op dat andere forum - is dat trivialiteit die eerst achter de deuren bleef, nu op de internetstraat ligt. Dat daartussen zeker gevallen zullen zijn van twitterende officials die zich op internet of mobiel in the line of duty uiten lijkt me ook evident. In dat verband is een artikel - zoek nog even de URL - interssant dat stelde dat er voor overheidsfunctionarissen (officials) en politici geen 'off-the-record' meer zal bestaan, omdat al hun handelen door hen zelf en door anderen (gefilmd, geluidsopname etc) 24/7 wordt vastgelegd.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264672500

  http://radar.oreilly.com/2009/12/what-would-always-on-the-recor.htmldat was de URL van het artikel over always-on-the-record-government.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264676340

  @Eric B Dat van die e-mail stond in jouw voor- voor-vorige bericht, maar ik ben blij dat ik 'hineininterpretiert' heb. Het voorbeeld dat je noemt is natuurlijk wel iets anders. Als ik het goed begrijp gaat het daarbij om iemand anders het leven van een senator documenteert. Het gaat in deze discussie volgens mij om de 'uitingen' die ambtenaren en gezagdsdragers zelf op internet doen en die (eventueel) vastgelegd zouden moeten worden.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264888380

  Waar ga je vanuit bij het maken van een film? Van de huidige praktijk die nog steeds in termen van documenten en pdf's denkt, of ga je echt los richting de toekomst? Ik heb daar al een nog lang niet uitgekristalliseerd idee over. Archiveren 2.0, dat zie ik als volgt. Je maakt ergens een informatiebestand aan, in een archiveringssysteem, tekstverwerker, maakt me niet zoveel uit. Voor iets dat we nu een brief noemen, een blogpost een tweet een wiki-entry een facebookcomment, ook dat is niet relevant. Binnen en buiten je eigen bureau, afdeling, departement, ministerie, provincie, gemeente of wat dan ook. Dat is je origineel. Dat is het bestand waar de ambtenaar in werkt, en wat je direct ter beschikking stelt van alle andere mensen die er mee te maken hebben in de workflow. Inclusief de geadresseerde. E-mailen en opsturen is niet meer van deze tijd. We laten de geadresseerde direct in het informatiebestand kijken en als hij/zij wil reageren, of moet reageren, of iets moet invullen, dat gebeurt dat in hetzelfde systeem. Niet meer nodig inkomende e-mail of post te registereren, dat heb je mooi in één keer getackeld. Wil je er over bloggen, twitteren, mailen, in een wiki gebruiken of in audio van de daken schreeuwen of wat er nog meer wordt verzonnen aan nieuwe technologie, dan doe je dat ook direct vanuit het informatiebestand. Dan zijn de links meteen gewaarborgd, en weet je waar je eventueel backups van zou moeten maken. Als je kunt waarborgen dat je informatiebestand echt maar op één plaats digitaal bewaard wordt, dan is dat meteen je authenciteitsbewijs en weet je ook zeker dat iedereen hetzelfde informatiebestand leest. Hoezo vraag je je af wat wel of niet gearchiveerd moet worden? Lijkt me een zinloze excercitie. Voor de archivaris 2.0 geldt hetzelfde. Ik probeer me daar wel eens voorstellingen van te maken in mijn gedachten. Dat het hele archief digitaal is en je informatiediensten wilt verlenen. Daarvoor hoeft de dienstdoende informatieprofessional niet meer naar een kantoor, aangezien het allemaal digitaal is, kan hij of zij werken vanaf elke plek op de wereld waar een veilige en stabiele internetverbinding gelegd kan worden. Lekker thuis dus meestal. Videoconferencing is een must, is standaard uitrusting. We mogen rustig aannemen dat de informatievraag via videochat o.i.d. gesteld wordt. De informatievrager hoeft niet meer naar een archiefdienst te komen om informatie in te zien. Zinloze actie. Mocht er nog zo'n ruimte bestaan, dan staan daar alleen maar wat beeldschermen. Met de Apple tablet in gedachten kun je makkelijk zover gaan dat printen niet meer bestaat: informatie is altijd beschikbaar, mobiel, draagbaar en zolang er maar dekking is van het mobiele netwerk. Met zo'n tablet is het lezen van digitale informatiebestanden of scans van papieren originelen heel goed mogelijk. Gaan we nog wel getypte berichten gebruiken? Of gaat alles via audio/videobestanden? Hoever ga (kun) je in de toekomst kijken. Overigens denk ik dat het over de schouder meekijken bij de ambtenaar aan het werk niet iets is waar veel mensen behoefte aan hebben of de tijd voor hebben. Bovendien lijkt het me voor de ambtenaar ook niet prettig, los van allerlei privacy en policyregels. Maar dat het mogelijk moet zijn om het proces van nabij te volgen of direct feedback te krijgen als er een volgende stap gezet is of wordt, dat lijkt me wel goed. Stel je voor dat je een bericht ontvangt dat je online je belastingformulier kunt invullen, met bijbehorende url. Dat scheelt een berg papier en postzegels. Ik droom de toekomst. Soms als ik heldere momenten heb.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264934580

  Luud, mooi verhaal. Meer over de context, zie http://www.ambtenaar20.nl/?p=4945

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1264940880

  Ik heb de presentatie van professor Ketelaar op het Kennislab-congres met veel belangstelling gevolgd; het is duidelijk dat twee tot voor kort gescheiden werelden naar elkaar toe groeien: - de wereld van (consumenten-)internet gebruik: zeer open cultuur, weinig of geen 'binnen versus buiten', minder of geen contractuele bindingen. dus minder gebruik van e-mail en meer van forums en: - en de professionele omgeving (zowel bij overheden als bedrijfsleven): veel meer binnen versus buiten; meer contractuele bindingen, etc. Daardoor is daar veel meer de noodzaak om te werken met bijvoorbeeld e-mail, om redenen van traceerbaar, accountability etc. Juist ook door de huidige economische crisis zullen veel bestaande manieren van werken, business modellen etc snel gaan veranderen; "meer doen met minder" is daarbij het motto. Interessant is nu dat de ICT van dit 'consumenten-internet' steeds meer richtinggevend wordt voor de ICT-innovaties in de 'professionele omgeving'. Denk hierbij aan: 1. Authenticatie: je identiteit op Facebook, Twitter, Google zal steeds meer als een echte digitale identiteit beschouwd gaan worden (met alle beperkingen en bezwaren die daar nu nog aan vast kunnen zitten); als je informatie wilt archiveren in die wereld, zul je ook moeten kijken naar de betrouwbaarheid van dat soort identiteiten. 2. De ontwikkeling van samenwerkingsplatforms: er zijn twee trends: 'van binnen naar buiten': dus vanuit organisaties naar de buitenwereld toe. Voorbeeld zou wellicht DBPlaza kunnen zijn; nu nog een compleet interne community van de Belastingdienst. 'van buiten naar binnen': vanuit een 'losse' samenwerking die echt op het internet begint met intere en externe stakeholders, naar 'binnen' toe richting organisaties. een mooi voorbeeld daarvan is Ambtenaar 2.0 zelf. Deze trends zou je mee moeten nemen in het kijken naar de plaats van Archivering in de 2.0 wereld!

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265039400

  @Luud: inderdaad, het is vanuit de gebruikelijke archivistische voorwaarden (authenticiteit, integriteit, etc.) onontkoombaar om alles wat je archiveert, onder controle te brengen. Anders gezegd: als een overheidsorgaan zich moet verantwoorden, moet het zeker weten dat relevante informatie nog beschikbaar is. En dat kan alleen zeker gesteld worden door archiefbestanden in een gecontroleerde (dus eigen, evt. uitbesteedde) opslag te hebben. Tegelijkertijd is het echter een feit dat het internet een netwerk is, en dus dat allerlei informatie (nog) niet onder controle is. Dat lukt en hoeft ook niet. Sterker nog: ik ga ervan uit dat de werkomgeving juist bestaat uit 'binnen en buiten' (zie ook punt 2 van Jeroen en p. 102 e.v. van Ambtenaar 2.0 Beta) Dit levert natuurlijk wel een spanning op: de werkomgeving is fundamenteel in beweging, terwijl de archiefbestanden bevroren worden. Maar dit kan opgelost: denk maar aan Google Wave. Dat is helemaal op "beweging" (real time, streaming) gericht, en toch kun je Waves (bv. chats) uit het verleden terughalen. Net als bij Google Wave verwacht ik dat je Waves (etc.) standaard gearchiveerd worden, omdat je bijv. formeel onderdeel uitmaakt van een archiefvormende organisatie. (Bijv. als ambtenaar.) Waarbij je uitzonderingen expliciet moet aangeven (bv. omdat het privé is). Uiteraard levert dit een enorme berg aan archiefbestanden op. Die zal enerzijds d.m.v. metadata (o.a. tags) ingedeeld moeten kunnen worden. (Die metadata moeten trouwens wel zoveel mogelijk geautomatiseerd toegevoegd worden. Daarover wellicht later meer.) Anderzijds zal er veel meer van intelligente "reconstructietools" gebruik moeten worden gemaakt. (Denk aan een samenhangende, betekenisvolle weergave van zoekresultaten. Bijv. in een Netvibes achtig scherm, of in een cloud van meer/minder relevante hits). Dat betekent dus meer waarschijnlijkheid, en minder zekerheid. (Maar die "zekerheid" moet nu ook al tussen aanhalingstekens.)

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265061120

  @Davied Dank je, maar ik snap het niet helemaal als reactie op mijn dromerij. @Ivo Ik ben steeds bang dat alle voorbeelden, ook die "in de toekomst" kijken uitgaan van de huidige praktijk. Maar in mijn optiek is de huidige praktijk, elke praktijk die je vastlegt als overheid trouwens, in feite een situatie van enkele jaren geleden probeert te controleren. In de digitale werkelijkheid is dat nou juist een hopeloze zaak. Je holt letterlijk achter de feiten aan. Je zou nu eigenlijk een paar slagen moeten overslaan en meteen bij de tijd zijn en zelfs vooruit durven kijken. De problematiek van morgen aanspreken i.p.v. de problematiek van gisteren. Een film biedt daartoe de ruimte omdat je die vrijheid kunt nemen. En je kunt dan ook leiden, nieuwe wegen aangeven, initiëren. Ik werk niet bij de rijksoverheid, dus ik kan er niet over meepraten, maar volgens mij is dat het probleem van archiefvorming op dit moment. We hebben het nog over papier, of digitale documenten die heel erg op papieren documenten lijken en we kijken niet naar wat er om ons heen gebeurd. Geen keuze voor een totaal nieuwe benadering. We laten het papier nog niet los. Dat zouden we wel moeten doen. Gedurfd en een beetje aanmatigend. De toon zetten in plaats de van achter de muziek aan. Vandaar dat ik mijn droom met jullie wilde delen.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265113920

  @Luud Ik bedoelde dat om aan te geven in welke context ik met dergelijke ideeën aan de slag wil gaan. @Ivo Vergelijking met Wave is interessant inderdaad: mutaties worden vastgelegd, niet afgeronde documenten.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265122380

  @Davied Dat blijft een beetje cryptisch dan :) Ik ben wel benieuwd naar het resultaat!

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265197200

  @Luud, misschien geeft dit artikel in de Washington Post (25 januari 2010: http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2010/01/24/AR2010012402886.html?wpisrc=nl_tech) een idee van wat er op dit moment al speelt… Wat betreft je droom, de ellende is dat dromen vaak zo weinig met de werkelijkheid uitstaande hebben. Uiteindelijk wordt de toekomst gebouwd op de hedendaagse werkelijkheid en het voordeel is dat wij daar zelf vorm aan kunnen en zelfs moeten geven. Ik ben het echter met je eens dat veel van wat er nu nog wordt gedaan en gezegd over archivering nog erg op het papier-denken is gebaseerd. Maar ook dat is een ‘natuurlijk’ of menselijk proces. Zo heeft de postkoets zich uiteindelijk ook ontwikkeld in een trein of bus. Wat nodig is, is in de eerste plaats ‘out-of-the-box’-denken. De veranderingen zijn inderdaad zo fundamenteel dat we er niet komen met een ‘traditionele’ benadering, maar om dat goed te doen is nodig dat we die nieuwe digitale wereld leren begrijpen. Wat zijn de kenmerken ervan, wat is anders? Dan pas kun we mogelijke oplossingsrichtingen uitproberen. Op dit punt moeten we nog het nodige doen. Het maken van een film die laat zien wat er in een bepaalde context gebeurt en hoe web 2.0 hulpmiddelen (kunnen) worden gebruikt en ingezet zou een eerste stap kunnen zijn. Verder denk ik, zoals al in een eerdere reactie gezegd, dat het afhankelijk is van de aard van een overheidsactiviteit /werkproces welke technologie hoe wordt ingezet. Kan de film ook bij helpen.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265228400

  @Hans Wat er speelt in de digitale wereld, daar heb ik best een aardig (maar nooit een compleet) beeld van. Toch bedankt voor de link. Het voordeel van dromen in de 21ste eeuw is, dat ze veel vaker uitkomen dan voorheen. :) Ik denk niet dat ik een geloofwaardig scenario heb geschetst. Niets buitenissigs, niets wat nog niet bestaat. Alleen de gedachte dat er maar een digitaal bestand is waar alles omheen draait, dat is nieuw. En cruciaal denk ik. Oh ja, voor de volledigheid: er is meer overheid dan rijksoverheid en er is meer archief dan overheidsarchief.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265269680

  @Luud: volgens mij valt het met dat "denken vanuit papier" wel mee. Waar voorbeelden worden genoemd, dienen die vooral ter illustratie van een bepaald, meer fundamentele manier van denken, van nieuwe werkvormen (2.0, nieuwe werken) en bijbehorend informatiemanagement. Het voorbeeld Google Wave is exemplarisch: dit instrument is opgezet vanuit de gedachte dat het interessant en nuttig is om activiteiten van vrienden en collega's "real time" te volgen. Het is dus niet een resultaat (bv. een besluit) maar de interactie tussen mensen die centraal staat. Denken vanuit de dynamiek, de interactie tussen mensen, en niet vanuit een neergeslagen eindresultaat ("een besluit conform het sjabloon voor besluiten, op a4, 2 pagina's met bijlagen"). Dat leidt tot andere manieren van (samen)werken, andere werkcultuur, andere werkomgeving, En tot andere vormen van informatiemanagement. Volgens mij zijn die veranderingen wat Davied in Ambtenaar 2.0 (beta) beschrijft. Waves en Tweets geautomatiseerd archiveren, inclusief contextuele gegevens, is m.i. niet "denken in papier". Al is het maar omdat de archivaris zich niet op de archivering van inhoud richt, maar op het creëren van een framework (een platform of netwerk bijvoorbeeld) dat archivering mogelijk maakt. Een platform dat bovendien niet op output (bv. een document) maar op interactie is gericht. Volgens mij is dat toch een wezenlijke vernieuwing in ons denken.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265288040

  @Luud, het is mooi als dromen uitkomen... Ik begrijp overigens niet waaruit je opmaakt dat ik alleen vanuit de rijksoverheid redeneer, of begrijp ik dat verkeerd? Ik probeer me daar in ieder geval niet in te beperken... Je gedachte van een 'digitaal bestand waar alles onheen draait', is op zich interessant, maar daarmee is archivering nog niet direct geregeld. Hoe doe je dat dan? Want op dit moment wordt er door de o.a. Google's en Yahoo's ongelofelijke hoeveelheden informatie opgeslagen (deels gewild, deels ongewild vanuit de gebruiker geredeneerd), maar daarmee is niet garandeerd dat die informatie betrouwbaar en bruikbaar beschikbaar is en blijft... @Ivo mee eens dat het met name de context is waarin de informatie ontstaat en gebruikt wordt. Hoe archiveer je met de inhoud dan die context (om het interpreteerbaar en zo te houden) en waarborg je authenticiteit, integriteit en betrouwbaarheid? Of dat nu echt een vernieuwing is weet ik niet, maar het moet wel op een nieuwe/andere manier worden geïmplementeerd.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265289660

  @Hans: de context beschrijven is idd niet nieuw. Waarschijnlijk gaat de snelheid en het gemak waarmee je contexten kunt creëren, (uit)wisselen, etc. wel leiden tot nieuwe verschijnselen. Nou ja, nieuw. We bellen nu ook al met Indiase helpdesks natuurlijk... Het punt is dat steeds meer mensen steeds sneller meer kunnen organiseren (of regisseren). Idd, de implementatie wordt anders: context moet steeds meer geautomatiseerd vastgelegd worden. En niet achteraf, maar real time. Dat kan er als volgt uitzien: je start een nieuw project. Daarvoor maak je, bijvoorbeeld op een Netvibes achtig platform, een projectsite aan. Op dat moment vul je ook een paar gegevens over dat project in (contextuele metadata dus). Vanaf dat moment neemt ieder informatieobject dat je binnen die site (=context) ontsluit, de metadata van die site over. Hetzelfde kun je doen met een (deel)context binnen de context van het project (bijv. een werkgroep): alles wat je binnen de context van de werkgroep ontsluit, krijgt vanzelf de context van de werkgroep én het project mee. Integriteit en betrouwbaarheid kun je alleen borgen als je de omgeving waarin informatie is opgeslagen, controleert. Dat betekent dat je alles wat buiten je eigen omgeving is opgeslagen, moet binnenhalen. Integriteit en betrouwbaarheid kun je vervolgens op dezelfde manier borgen als nu: door maatregelen te implementeren rondom toegangsbeheer, beveiliging, back up, etc. Sla bijv. ED3 van het LOPAI daar op na. Eerlijk gezegd zie ik dat "binnen halen" als een principieel probleem: eigenlijk geloof ik niet dat we dat moeten gaan doen, of dat het zelfs maar een werkbare oplossing is. Maar ik zie op dit moment geen andere oplossing om informatie tegen veroudering, verwijdering, verandering, etc. te beveiligen. Wat dit betreft zit ik nog in de oude manier van denken, vrees ik. Misschien moeten we gaan denken over archiveringsregelingen op het niveau van het internet (als infrastructuur)? (Met dank aan Hans' opmerking over de opslag door Google en Yahoo.)

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265315760

  @Hans Mijn opmerking over rijksoverheid en overheidsarchief was niet speciaal aan jou gericht. Ik merk in een heleboel discussies dat vaak vanuit die context gepraat wordt. Dat wilde ik alleen even duidelijk maken. @Hans en Ico Om te beginnen moeten we loslaten. Het idee loslaten dat we alles kunnen bewaren, dat alle contextgegevens bewaard moeten worden, dat selectie noodzakelijk is. En loslaten dat we alles kunnen controleren en beheersen / beheren. De overheid denkt nog steeds teveel dat alles te regelen/reguleren valt en dat denken steeds meer mensen ook. Iedereen wil minder regels, maar wel dat de dingen die voor hen gelden goed geregeld zijn. Da kan nie. De discussie rondom besluiten en besluitvorming zal zeker steeds vaker op een 2.0 manier gaan plaatsvinden. Die context is niet meer controleerbaar voor de overheid. Zelfs als je besluitvorming helemaal isoleert zal er over de uitkomst discussie ontstaan in alle beschikbare media. Daar is geen houden meer aan. Wat te bewaren? Alles dunkt mij, waarom nog selecteren? Vandaag zat ik bij het Doxis seminar over de informatiemanager 2.0 en steeds komt hetzelfde terug. Hoe krijgen we grip op de grote boze buitenwereld die met onze teksten, onze discussies etc. aan de haal gaat. Moeten we alles bewaren? Wat is een archiefstuk? Ik dacht toen: misschien moeten we de vraag neerleggen bij de aanbieders van de software en sites waar de discussie plaatsvinden. Vanuit de filosofie dat elke digitaal bestand er idealiter maar één keer zou moeten zijn, kun je dat principe huldigen. Een andere oplossing is nauwelijks denkbaar. Ik zie niet in hoe je gelinkte discussies die soms van platform naar platform verwijzen op de een of andere manier zou kunnen downloaden en bewaren. Als je die verantwoordelijkheid niet meer wilt nemen, en probeert dat bij een ander (de aanbieder) te regelen, ben je vrijer eigen keuzes te maken en hoef je niet steeds bezig te blijven oplossingen te zoeken voor problemen van anderen. Uiteindelijk gaat het om de besluiten, wetten, vergunningen en het eindproduct. De weg er naar toe is belangrijk en boeiend, maar heeft uiteindelijk misschien niet zoveel toegevoegde waarde. We focussen ons nog steeds op al die zijpaden. Die zullen er zijn en blijven en waarschijnlijk nog sterk gaan toenemen: ieder groepering zijn eigen sociale netwerk. Dat betekent dan meteen dat betrouwbaarheid en authenticiteit ook niet meer in alle fasen van het proces, voor alle contextgegevens, gewaarborgd kan worden. Loslaten dus. Toestaan en toegeven dat de gedigitaliseerde samenleving te complex is geworden om volledig in de grip te houden. Dat is moeilijk voor een overheid, dat toe te geven, maar we zien het dagelijks en overal en iedereen doet mee. Als het kan gaat het gebeuren. Niemand vraagt toestemming, maar begint gewoon met een online initiatief. De netwerkende overheid moet misschien wel die nieuwe netwerken en community's gaan benutten en waarderen voor wat ze zijn en ze daarmee meer maatschappelijke relevantie geven dan ze toch al hebben, los van government approval. Dat is nog een stap verder, maar we moeten toch gaan inzien dat de online community's sterker zijn dan welke overheidsbepaling of -regulering dan ook. Tenzij we het Chinees model willen handhaven. Waarvan het nog maar de vraag is of dat uiteindelijk stand houdt. Het lijkt er steeds meer op dat de verregaande automatisering en digitalisering de illusie van total control binnen bereik lijkt te brengen, terwijl het tegendeel het geval is. Snijdt dit nog hout?

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265315760

  Sorry Ivo dat ik je Ico noemde! :)

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1265694180

  @Luud: Je hebt een goed punt te pakken. Ik ben het met je eens dat het realistischer is om te denken dat je niet alles kunt downloaden en controleren, dan het tegenovergestelde na te streven. Dat zou kunnen betekenen dat je meer gaat vragen van ambtenaren: je bent zelf verantwoordelijk voor je doen en laten, en moet je er bewust van zijn dat je uitlatingen "can and will be used against you in a court of law". Trouwens, dat is nu natuurlijk ook al zo.