Waarderingsfabriek: Waardeloos

In Vrij Nederland van vorige week stond een juweeltje voor informatiemanagers. Harry Borghouts, commissaris van de Koningin in Noord-Holland stapt op. Een van de achterliggende redenen is, aldus de media, dat hij in problemen dreigde te komen vanwege de goedkeuring van een onkostennota van gedeputeerde Ton Hooijmaijers. Die zou € 3.000,= hebben gedeclareerd –reisje Hongkong- zonder bonnetjes te overleggen. In Vrij Nederland wordt het excuus van Hooijmaijers –zou om taxigelden gaan- gelegd naast de weblog van Hooijmaijers ten tijde van zijn Hongkong reis. En wat blijk H. heeft nimmer tijd gehad om in een taxi te zitten. Conclusie ligt voor de hand………..Als informatiemanager denk je dan: “Shit, horen die blogs ook bij mijn taak?. We gaan immers een rondje meppen baseren op de blogs”. “Hoe moet ik dit nu waarderen?”.Waarderen gaat over waardebepaling of waardering. In relatie tot documenten gaat waardebepaling over het herkennen van documenten, voor opname in een documentenbestand, verrijking met metadata, om zo het gebruik te faciliteren. Waardering van documenten gaat óók over te bewaren in of te verwijderen uit een documentenbestand, voor eventuele vernietiging.Voor de waardebepaling van documenten stel ik voor een eenvoudige economisch uitgangspunt te hanteren. Wanneer de inspanning van de waardebepaling groter is dan de toegevoegde waarde in het gebruik, is er sprake van een negatieve (verliesgevende) waardebepaling. Je kunt dan stellen dat het document een document blijft en niet toetreedt tot de orde van archiefstukken. In ‘Omslag in Opslag’ –een publicatie van met ministerie van Binnenlandse Zaken in 1991- wordt hiervoor een lans gebroken. Theoretisch aardig, maar praktisch gezien kan geen (overheids)organisatie werken met een verzameling van documenten en een verzameling van archiefstukken. Ik stel voor om radicaal door te steken: is de waardebepaling negatief dan waarderen we het document onmiddellijk als waardeloos. En kan het weg.Nu het blog van Hooijmaijers? Waardeloos of waardevol? Voorlopig denk ik waardeloos, de blogs van een bestuurder zijn een leuke illustratie van zijn karakter, maar geen afspiegeling van ons bestuur. Hoop ik?