Op 1 juli jl. hield het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) voor ongeveer 60 deelnemers, zowel archiefinstellingen als musea, een praktijkworkshop AVG. De deelnemers moesten tevoren een casus aanleveren waarvoor tijdens de workshop een praktische oplossing werd gezocht en meestal gevonden. Deels waren deelnemers live aanwezig, deels waren ze er online bij. De discussies waren levendig!
De praktijkvragen liepen uiteen van: Wat doe ik als ik na een aanvraag uit de studiezaal zie dat in een openbaar archief toch gevoelige persoonsgegevens zitten? tot: Mag ik die foto wel op mijn website zetten en: Kan ik dagboeken uit de oorlog digitaliseren en online plaatsen? De bespreking van de casus werd voorafgegaan door een korte inleiding in de theorie. Ook werden twee presentaties gehouden over de huidige en toekomstige mogelijkheden om de eigen bestanden met persoonsgegevens van erfgoedinstellingen te matchen met gegevens van overledenen. Op die manier kom je erachter of de betreffende personen zijn overleden. Als dat zo is, vallen die gegevens in principe niet meer onder de AVG.
Hierbij het filmpje van de workshop. Op 4:20 vind je de theoretische inleiding, op 41:17 de inleiding van Lizzy Jongman van NOB en op 1:08:11 die van Martijn Spruijt van CBG, beide over de ins en outs van matching met overlijdensgegevens. Op 1:21:00 volgt dan de bespreking van de praktijkgevallen.
Samenvatting: Digitaal geboren erfgoed is bedreigd erfgoed. Dit is al decennia bekend, en toch is er bij universiteiten en academische instellingen nog steeds geen beleid op basis waarvan dit probleem aangepakt kan worden. Het wordt intussen steeds urgenter.
Samenvatting: Op 16 januari vond het vragenuur plaats over de internetconsultatie van het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Het vragenuur werd georganiseerd door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in samenwerking met Grip op Informatie van VNG. We kijken terug op een geslaagd vragenuur met ruim 100 deelnemers.
Vraagstukken rond archivering bij de evaluatie van de AVG en de UAVG, de nieuwe Handreiking AVG en Ar...
Reacties
Ik vond het een goede workshop, ook al kwam dat mede doordat het voor het eerst sinds meer dan een jaar was dat ik weer eens iets offline bijwoonde.
Hoewel de discussie uitsluitend over historische collecties ging, kon ik het niet laten een vertaling te maken naar de huidige tijd. De workshop deed mij realiseren dat de veranderde manier waarop de vergaande gedigitaliseerde samenleving met privacy omgaat, fundamentele consequenties heeft voor het verzamelen, behouden en beschikbaar stellen van collecties; de kernactiviteit van erfgoedinstellingen.
Als de oplossing in de tegenwoordige tijd gezocht wordt in het beheer van persoonlijke gegevens door de eigenaar zelf, waarom passen collectiebeheerders zich daar dan niet op aan? In plaats van de informatie die we relevant achten om voor toekomstige generaties te bewaren zelf in beheer te nemen, kunnen ze beter blijven bij de bron, bij de eigenaar van wie de informatie is en over wie het gaat. De bron kan dan zelf de afweging maken in hoeverre anderen van deze informatie gebruik kunnen maken versus de privacy, die in de informatie besloten ligt, afgeschermd te houden.
Die afweging kan de bron op elk moment anders maken. Dat kan zijn vanwege het verloop van de tijd of omdat er vanuit de samenleving wordt gevraagd om bepaalde informatie. Meestal zal de bron door de tijd meer informatie vrij geven, maar andersom kan natuurlijk ook, bv omdat normen en waarden veranderen en de bron niet herinnerd wil worden aan een deel van zijn/haar verleden. De afweging en er naar handelen kan adhoc, handmatig plaatsvinden, maar er zijn ook vast handige regels (algoritmes) voor te bedenken.
Bij overlijden verschuift die bevoegdheid, maar ook de verantwoordelijkheid, naar iemands erfgenamen.
En welke rol spelen erfgoedinstellingen in zo'n proces? Zij ondersteunen mensen hun informatie duurzaam te beheren zodat ze bruikbaar blijft. Ze ondersteunen mensen ook met het maken van de afweging tussen privacy en hergebruik. Ze ijveren voor het belang van hergebruik van informatie voor nieuwe toepassingen, vergroten dat belang door informatie onderling te relateren en van context te voorzien en zij tonen dat belang ook aan door producten en diensten te leveren gebaseerd op beschikbaar gestelde informatie.
En doordat beschikbare informatie altijd voorzien is van eenduidige toestemming van de eigenaar/bron rendeert (historische) informatie optimaal zonder eigenaren en erven te kwetsen. Ook dat draagt bij aan de waardering van de samenleving voor erfgoedinstellingen.