Gebruik Multifunctional

De beste wensen voor 2021.
Dit is mijn eerste blog op dit platform en probeer het nog wat licht te houden. Ik hoop dat dit aansluit op de behoefte.

Regelmatig ben ik op bezoek bij verschillende organisatie en spreek ik diverse collega's. Een onderwerp van gesprek is dan de inkomende post en de verwerking daarvan en de hoeveelheid fysieke documenten die nog binnen de organisatie worden geproduceerd.

Wat mij, tijdens die bezoeken, opvalt is dat er op elke verdiepingen of zelfs op elke afdeling multifunctionals beschikbaar worden gesteld aan de gebruikers. De gebruikers maken, logischerwijs, vrolijk gebruik van de print en scan faciliteiten. Het is natuurlijk ook handig om met fysieke documenten een overleg in te gaan of op papier notities te maken. Die notities scannen we dan weer naar onze mail die vanzelf volloopt.

Ik kan de gebruiker geen ongelijk geven en verwijt hen dan ook niets maar vraag mij soms wel af waarom de multifunctionals nog steeds beschikbaar worden gesteld? En als er dan echt behoefte is aan een multifunctional, plaats er dan één in een gebouw om welke juridische reden dan ook. Het verkleinen van de beschikbaarheid zal uiteindelijk leiden tot de afname van de print- en scanbehoefte. Hierdoor neemt de hoeveelheid fysiek papier in de organisatie af en zal digitaal werken toenemen en worden onnodige kopieën verminderd.

Door de hoge beschikbaarheid en het toestaan van het gebruik van multifunctionals wordt digitaal werken onvoldoende gepropageerd.