Crowdsourcingproject ‘Rotterdamse Arrestanten 1940 - 1945

Feuilleton deel 2: Juridische status: Beperkt openbaar archief

Vorige keer heb ik het gehad over het het Rotterdamse politiearchief 1940-1945 en het omzetten van digitale data. Met welke juridische vraagstukken we te maken kregen en krijgen, dat zet ik vandaag uiteen.

Op de documenten berust een openbaarheidsbeperking van 75 jaar op grond van de Archiefwet. Dit betekent dat de documenten jonger dan 1943 al openbaar zijn. De overige documenten zijn openbaar vanaf 2021. De AVG focust daarentegen op persoonsgegevens van mensen die nog in leven zijn en vraagt dat je bij de verwerking van de persoonsgegevens een Privacy Impact Assessment (PID) uitvoert. Deze slimme vragenlijst zorgt ervoor dat je ziet waar de risico’s zitten in de verwerking. Een PID is vooral geschikt voor data, die in een eigentijdse digitale administratie wordt beheerd en gepubliceerd. Voor erfgoeddocumenten is het nodig risico-inschattingen te maken en het belang voor het beschikbaar maken van de gegevens mee te nemen. Naast de geschatte hoge leeftijd van de betrokkenen, is de aard van de bron eveneens een reden om aan te nemen dat de kans van nog in leven zijnde mensen afneemt. Dit gezegd hebbende, hoe weet je nu wie nog in leven is of wie ouder is dan 100 jaar, als de data om dat te kunnen controleren niet voorhanden is? Een klassiek kip-eiverhaal.

Dit kan echter wel worden uitgezocht in een beschermde data-omgeving biedt uitkomst. Netwerk Oorlogsbronnen heeft samen met juridisch adviseurs en specialisten (van de KNAW) zo’n beveiligde omgeving ingericht. De omgeving is beschermd door een encryptieprotocol voor het versturen van data. In de in het eerste feuilleton genoemde verwerkersovereenkomsten staan regels over de manier van werken en uiteraard een verbod op verspreiding van informatie. Voor wie nu denkt ‘maar kún je dan wel wat met de ontsloten data?’, het antwoord is: ‘ja’. Daar kom ik later op terug. We hebben het nu nog steeds alleen over de verwerking van de scans. Niét over het publiceren van gegevens of scans.

Samenvattend zijn de volgende stappen gezet:

1. Tijdens scannen en indexeren staan de documenten in een voor alle derden beveiligde digitale omgeving.

2. Stadsarchief Rotterdam en het scanbedrijf hebben een verwerkersovereenkomst gesloten. Volgens de jurist van de gemeente is een ondertekende geheimhoudingsverklaring van de medewerkers van het scanbedrijf voldoende. De verklaring is aan de medewerkers voorgelegd door hun werkgever.

3. Stadsarchief Rotterdam en Het Volk (faciliteert het crowdsourcingsproject technisch) hebben eveneens een verwerkersovereenkomst gesloten.

4. De vrijwilligers tekenen een verklaring met afspraken over het verwerken van de gegevens. Van beperkt openbare tot toegankelijke data – de volgende stap Op dit moment wordt er nog volop gecrowdsourced.

Wat gaan we met de gegevens doen als het project klaar is? Netwerk Oorlogsbronnen heeft de afgelopen jaren gebouwd aan de Personenportal WO2 ‘Oorlogslevens’. Dit is een zoekmachine – nu nog alleen toegankelijk voor projectpartners en dus niet openbaar – waarin met slimme technieken verschillende databases met persoonsgegevens aan elkaar worden gekoppeld. Zo worden geautomatiseerd tijdlijnen gecreëerd van personen, gebaseerd op informatie uit verschillende collecties.

Oorlogslevens is daarnaast een dienst, een register, die met matchingstrategieën kan bepalen wie overleden is, en wie niet. Deze dienst kan gebruikt worden op het moment dat de data uit het project beschikbaar is. Zo kun je met één druk op de knop bepalen voor welke documenten de AVG niet van kracht is omdat de betrokkenen zijn overleden. De gegevens van overleden personen worden opgenomen in Oorlogslevens. Ze vormen een enorme verrijking op de bestaande data.

Het Stadsarchief Rotterdam maakt deze gegevens uiteraard ook via eigen kanalen beschikbaar. Volgende keer meer. Dan ga ik in op de uitdagingen van het project.