Ervaringen met preserveringstools FITS en C3PO
De ontwikkeling van digitaal archief stelt ons voor een nieuwe uitdaging: hoe bewaren we aan elkaar ge...
Lancering metadataschema ingest particuliere collecties e-depot
- nov 2021
- Eva van den Hurk - van 't Klooster
- ·
- Aangepast 27 jun
- 2
- 132
Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) beschikt sinds 2020 over een werkend e-depot. Het RHCVV is dan ook druk bezig met het inrichten van zowel de organisatie als de software rond het e-depot. Naast de opname van door gemeenten overgebrachte archieven werken we ook aan de ingest van particuliere archieven. De in 2020 opgezette coronacollectie is inmiddels onze grootste digital born collectie en een mooie testcase voor het e-depot. Want waar een export uit een zaaksysteem een bepaalde structuur in metadata en documenten oplevert, is een particuliere collectie en deze in het bijzonder een ratjetoe aan al dan niet aanwezige metadata, bestandsformaten en aanleverstructuren.
Om hier orde in te scheppen heeft het RHCVV een metadataschema ontwikkeld voor de ingest van particuliere digitale archieven. Het betreft een schema voor documenten. Het schema houdt rekening met allerlei benodigde informatie, zoals inhoudelijke beschrijvingen, AVG- en auteursrechtelijke vragen en de mogelijkheid tot het maken van een publicatiebestand naast een origineel digitaal stuk. De eerste testingests met dit schema zijn succesvol verlopen en kunnen goed op ons collectiebeheersysteem MAIS-Flexis gemapt worden. Omdat de velden universeel zijn, is een mapping op een ander systeem uiteraard geen probleem. In het Excelsheet is een uitleg bij de velden opgenomen.
Het RHCVV hoopt dat dit schema het wat makkelijker maakt om ook particuliere digital born collecties in het e-depot op te nemen. Mocht je vragen of feedback hebben of het schema in Excel-format willen ontvangen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen via info@rhcvechtenvenen.nl
20211119-Metadataschema-digitale-particuliere-archieven-def.xlsxVerken
Productvisie component logging Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground
Op 9 september heeft de Kerngroep Duurzame Toegankelijkheid en Common Ground zichzelf gepresenteerd op...
Erfgoedinformatie beter vindbaar maken met linked data
Linked data is een middel om informatie op het web beter te standaardiseren. Het Netwerk Digitaal Erfg...
Reacties
@evavandenhurkvantklo
Eva, wat mij opvalt is dat hier alleen de metadatering op recordniveau beschreven wordt. Verwerken jullie niet tevens metadata op dossierniveau van dit type archieven; valt dat niet te vormen of is dat ongewenste nabewerking dan?
En - natuurlijk - ook de vraag of jullie dit al eens hebben toegepast en of het ingesten slaagde; het e-depot zelf is dan dus ook hierop ingericht (controles bij ingesten). Heb je een hulpmiddel (software applicatie) om een gevuld metadataschema een XML-bestand te maken?
Ik mis eigenlijk nog de technische metadata hierin; die zou je zo uit (geautomatiseerd voor elk bestand) Droid kunnen halen! Juist die gegevens toch zeer belangrijk voor digitale archivering in een e-depot!
@mathevandervelden
Mathé, allereerst wil ik benadrukken dat het schema een startschema is, gebaseerd op mijn ervaringen in de (digitale) archiefwereld tot nu toe. Het staat iedereen vrij om het om te bouwen naar wat voor de eigen organisatie werkt. Bepaalde velden die voor mij bijvoorbeeld van belang zijn, staan er niet in omdat ik weet dat andere systemen die velden niet hebben. Het is een basis die men kan aanvullen met velden die nodig zijn binnen het eigen systeem. Voorbeeld: wij werken met Archiefeenheidsoorten (AET), waarbij je bij de AET Adres altijd moet invullen of iets een huidig of oud adres is. Dat is voor mij een belangrijk veld (anders pakt MAIS-Flexis de ingest niet), maar dat veld bestaat niet in Atlantis op die manier.
Op dit moment is mijn ervaring dat bij particuliere digitale archieven voornamelijk losse records worden aangeleverd. Denk aan losse foto’s. Het kan zijn dat er in de toekomst meer dossierachtige informatie onze kant op komt, maar dat is tot nu toe nog niet het geval. Van dat wat ik gekregen heb, heb ik achteraf wat dingen in een rubriek of verzamelbeschrijving kunnen plaatsen. In dit geval was dat handmatig sneller. Het werpt een interessante vraag op over het bestaan van een digitale, originele ordening (zoals we die bij analoge archieven beter kennen). Mochten bij jou wel particuliere archieven met een dossierniveau binnenkomen, dan blijf ik graag op de hoogte hoe jullie hiermee omgaan.
M.b.t. de technische metadata: ons e-depot (van DE REE) voegt bij ingest verschillende technische metadata toe, zoals PRONOM-code en MD5 hash. Voor ingest doe ik een controle op het materiaal met FITS. Daar komt een XML uit met verschillende metadata. FITS is een tool waarin verschillende preserveringstools, zoals DROID en Jhove tegelijkertijd op een bestand worden toegepast. In de XML staat ook de eventuele conflicterende informatie die de verschillende tools opleveren. We zijn nog bezig met de inrichting hoe deze XML’s in het e-depot op de juiste plek te krijgen. In mijn eigen metadataschema staat er wel een verwijzing naar deze XML’s, in dit schema niet. Zoals hierboven aangegeven: dit mag iedereen naar eigen smaak invullen.
Je vraag of ik hier al een succesvolle ingest mee heb gedaan, kan ik bevestigen. Op dit moment staan er twee geïngeste particuliere (verzamel)archieven op onze website, toegang 1800 en 1801. Ik heb bij het metadatamodel een volledig verwerkingsmodel ontwikkeld (wat helaas alleen toepasbaar is binnen MAIS-ingest want gebaseerd op hoe ons e-depot werkt). Dit model heb ik zo uitgebreid mogelijk gemaakt, zodat ik bij kleinere archieven bepaalde onderdelen alleen maar weg hoef te halen in plaats van ze toe te voegen met al het extra werk dat daarbij komt kijken. Omdat bij DE REE nog gewerkt wordt aan een AIP-constructie, heb ik het model nu zo ingericht dat ik zowel de originele archiefstukken kan ingesten alsmede publicatieversies met een nette bestandsnaam en een voorkeursbestandsformaat.