“Het Nationaal Archief staat klaar om informatieprofessionals en beleidsmakers te ondersteunen”

Julia Romijn-Wixley werkt bij het Nationaal Archief als kwartiermaker versterking Informatiehuishouding Rijk. Bij dat expertisecentrum voor informatie- en archiefbeheer stuurt ze onder meer de ontwikkeling van onderwijs- en adviesaanbod voor informatieprofessionals aan. Daarmee helpt het Nationaal Archief straks rijksorganisaties bij de uitvoering van hun actieplannen Open op Orde. Die hulp stemt het Nationaal Archief af met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, dat organisaties ook ondersteunt.

Waarom vind jij goede informatiehuishouding bij de overheid belangrijk?

“De kinderopvangtoeslagaffaire heeft het vertrouwen in de overheid en democratie geschaad. Goede informatiehuishouding draagt bij aan transparantie en herstel van vertrouwen. Als overheid moeten we burgers meer en beter informeren. Dat vraagt ook om goede archivering, zodat je bijvoorbeeld bepaalde beleidsbesluiten in de toekomst kunt inzien. E-mails die bijdragen aan belangrijke beslissingen, over coronamaatregelen bijvoorbeeld, wil je bewaren en kunnen terugvinden. Goed informatiebeheer is meer dan enkel gegevens bewaren. Het is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat je relevante informatie snel kunt vinden, goed kunt lezen, de betekenis duidelijk is en dat je erop kunt vertrouwen dat het volledig en correct is. Dit noemen we vaak het archiveren, maar het is continu nodig en hoort bij goed informatiebeheer. Je wilt dat overheidsinformatie nu en in de toekomst bruikbaar is, voor iedereen die het recht heeft die gegevens in te zien.”

“We dragen dat belang graag uit. Er zijn in de media talrijke praktijkvoorbeelden van het belang van duurzame toegankelijkheid van informatie. Dat je op de RIVM-website oude berichten over corona kunt terugvinden, is een voorbeeld van goede archivering. De toeslagenaffaire is een voorbeeld van de gevolgen van een informatiehuishouding die niet goed werkt. Op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) delen we als Nationaal Archief onder de hashtag #daaromarchiveren nieuwsberichten waarin het belang van goed archiefbeheer wordt geïllustreerd. We hopen dat andere leden van het netwerk onder dezelfde hashtag ook zulke voorbeelden ter inspiratie delen.”

Wat hebben informatieprofessionals de komende periode nodig?

“Het is goed dat het werk en de verantwoordelijkheid van de informatieprofessional aandacht krijgt door de actieplannen. Neem onderwerpen als e-mail- en website-archivering. Dat kan een individuele informatieprofessional niet allemaal zelf regelen. Dat is een besluit dat door de organisatie als geheel genomen wordt. Van welke hoge ambtenaren archiveer je bijvoorbeeld de e-mails? Je kunt elke mail die je wilt archiveren bijvoorbeeld overzetten in een ander systeem. Je kunt er ook voor kiezen om bepaalde berichten direct te archiveren in je mailbox. Dat zijn ingrijpende keuzes. Het Nationaal Archief staat klaar om informatieprofessionals en beleidsmakers te ondersteunen met expertise en advies. Dat organiseer je bijvoorbeeld door het aanbieden van handleidingen of een workshop bij de vraagstukken die bij de uitvoering van hun actieplannen ontstaan. ”

Hoe kan het Nationaal Archief organisaties helpen bij de uitvoering van hun actieplannen?

“Wij hebben meegeschreven aan het generieke actieplan Open op Orde. Nu breiden we ons kennis- en adviesaanbod uit. We nemen extra mensen aan om rijksorganisaties te ondersteunen bij de uitvoering van hun eigen plan. We vragen aan welke hulp zij behoefte hebben. Is dat advisering of een specifieke handleiding? Of het meedenken bij een vraagstuk als het vernietigen van informatie? Via ons netwerk van contactpersonen bij die organisaties brengen we dat in kaart.”“We kijken ten eerste of we meer praktische handleidingen voor het archiveren kunnen bieden. Nu bestaat er bijvoorbeeld een handleiding over het beheren van chatberichten. Misschien is er behoefte aan andere kennisproducten. Ten tweede ontwikkelen we een opleidingsaanbod op basis van de behoefte van organisaties. Ten derde kunnen we organisaties adviseren. Wij bieden bijvoorbeeld een zogenoemde DUTO-scan. Daarmee kunnen organisaties toetsen hoe goed ze hun opgeslagen informatie kunnen terugvinden. Daar komt een score uit en dan kijken we hoe ze hun gewenste niveau van archiveren kunnen halen. Oplossingen die we daarvoor bedenken, delen we onder andere op KIA en de website van het Nationaal Archief. Overigens kunnen organisaties nu ook al met vragen over archief- en informatiebeheer bij ons terecht.”