Shift left

Laatst las ik ergens dat Microsoft heeft onderzocht dat we tegenwoordig 240 uur per jaar aan het zoeken zijn naar informatie – getallen die we al jaren kennen, Gartner heeft ook wel dat soort onderzoeken gedaan die altijd lijken te kunnen rechtvaardigen dat je een enterprise search-oplossing aanschaft – maar ook nog eens een keer dat we veertig dagen per jaar besteden aan werk opnieuw doen dat we al eerder hadden gedaan maar dat we niet terug kunnen vinden. Zouden we als vakgebied niet juist met dat soort feiten aan de gang moeten? Oplossingen vinden? Wij lijken ons wel druk te maken over de middelen, maar niet over het doel. De middelen: over hoe we email archiveren, wat functionele eisen zijn aan een e-depot, dat Pietje of Jantje zijn spullen maar blijft opslaan op zijn eigen schijf en hoe we nu weer de archiefinspectie kunnen duidelijk maken dat we echt goed bezig zijn. Vorige week nog, hoorde ik een DIV-medewerker zeggen dat ze dacht dat sommige dingen niet meer goed gearchiveerd werden door een medewerker omdat zij ze niet meer langs zag komen. Toen ik haar verbaasd vroeg waarom ze dacht dat dat een indicatie zou zijn, immers, we hebben het zo ingericht dat de medewerker feitelijk zelf archiveert en een DIV-medewerker niet meer alles ter controle of ter archivering langs hoeft zien te komen keek deze mevrouw keek me via het digitale schermpje dat ons leven tegenwoordig beheerst aan alsof ze water zag branden. Jaja, we praten over de veranderende rol van de DIV-medewerker, al zeker vijftien jaar, maar onze dagelijkse werkelijkheid blijkt stug.

Waar ik mee bezig ben?, vroeg de dame die me vroeg deze column te schrijven. Ontwikkelingen in het werkveld? Tja. Ik ben geïnteresseerd in het kunnen terugvinden van informatie, in hoe wij kunnen omgaan met datasets, of wij überhaupt iets weten van data, wat wij kunnen regelen met kunstmatige intelligentie. Waanzinnig: wij hebben zo’n bult data tot onze beschikking dat wij er conclusies uit zouden kunnen trekken over het bestedingspatroon van iemand in een gemeente, of over wat de klimaatverandering en toenemende droge zomers ons brengt met betrekking tot het maaibeleid van een waterschap, of hoe medewerkers efficiënter kunnen werken doordat ze handiger taken kunnen combineren in het veld, doordat ze alle informatie die ze nodig hebben op de door hun gewenste manier bij de hand hebben…Wordt het niet tijd om een “shift left” te doen in het vakgebied? Het doet me een beetje denken aan een postbezorgend bedrijf dat een paar jaar geleden zag dat hun dagelijkse postbezorging steeds minder werd. Waar waren ze goed in? In het dagelijks langs alle adressen in Nederland komen. Dus daar bedachten ze hun vervolgbusiness op: pennen verkopen aan de deur? Metingen doen voor de gemeente als ze toch in de buurt waren? Op diezelfde manier zouden we vanuit ons vakgebied moeten denken. Wat is het waar we goed in zijn? Laten we dat breder inzetten. We praten over de veranderende rol van de DIV-medewerker, al zeker vijftien jaar, maar onze dagelijkse werkelijkheid blijkt stug.

Shift left? Wat is dat dan? Volgens de definities komt shift left uit de software testing, waarbij het idee is dat je steeds eerder in de levenscyclus dingen test. In mijn gebruik van deze woorden heb ik het natuurlijk niet over testen. Wat ik er mee bedoel, is dat we steeds eerder (zijn gaan) archiveren. Archiveren gebeurt aan de voorkant van het proces, hebben we ingeregeld in de applicatie, hebben we een shift left op gedaan. Dan komt er ruimte voor andere dingen. Er zijn voldoende ambitieuze slimme mensen in ons vakgebied. Neem de handschoen op en ga onderzoeken hoe wij data kunnen en moeten beheren. Hoe wij data – je weet wel, volgens de piramide van data naar informatie naar kennis naar wijsheid – kunnen incorporeren in onze queeste naar juiste, betrouwbare en authentieke informatie. Mooi hoor: die wijsheid waar je volgens die piramide naar streeft, is dat, waar we onze kennis zo goed mogelijk toepassen. En dat is toch eigenlijk wat we willen bereiken met ons vakgebied? Ik in elk geval wel. Dus ook méé helpen oplossen aan het vinden en hergebruiken van informatie, waar Microsoft en Gartner ons zulke heftige cijfers over blijven opleveren. We praten over de veranderende rol van de DIV-medewerker, al zeker vijftien jaar, maar onze dagelijkse werkelijkheid blijkt stug.

Ik maak me zorgen over de discrepantie die ik ervaar tussen waar naar mijn gevoel de belangrijke ontwikkelingen in ons werkveld liggen en de dagelijkse werkelijkheid. Zo, dat is er maar uit. Ik lees de blogs op deze pagina’s van mensen die juist het tegenovergestelde zeggen: er verandert veel en wat doen we dat goed! Misschien is het mijn ongeduldige aard. Maar omdat ik naast ongeduldig ook pragmatisch ben, zou ik willen pleiten voor een paar praktische zaken die ik zó graag het levenslicht zou willen laten zien!

1. Wij en de medewerkers van onze organisaties hebben allemaal onze eigen manier van het beleven, zoeken, gebruiken, rangschikken van informatie. Het is net Rubik’s cube, voor wie die nog kent. Ieder zijn eigen invalshoek, zijn eigen metadata. Dat is helemaal niet erg. Maar faciliteer dat dan ook. Richt “het systeem” zo in dat ieder zijn eigen werkelijkheid kan hangen aan dat stuk informatie dat ie voor zijn werk nodig heeft. Ben je een vergunningverlener, dan ben je in andere aspecten geïnteresseerd dan een jurist of een beleidsmaker. Richt het daarnaar in. Wil jij zoeken op postcode? Prima, dan krijg je die mogelijkheid. Wil je zoeken op thema of op locatie? Doen we. De technische mogelijkheden om dat facetmatig in te richten zijn er echt. Vind ze en regel dat.

2. Stop met nadenken over informatie alsof dat stukken papier zijn. Informatie bestaat uit gegevens, die op een bepaalde manier gepresenteerd kunnen worden. Bedenk wat voor jóuw organisatie of voor jóuw klanten belangrijk is om te weten, of oeps, wat zeg ik nu, vráág ze dat. Hang iets minder aan selectielijsten en zaakgericht werken maar faciliteer en zorg dat je informatie kunt presenteren zó dat een geïnteresseerde daar zijn weg in kan vinden.

3. Duik in de wonderbaarlijke wereld van data. Waar bevindt zich je data, hoe belangrijk is specifieke data, met welke gegevens wil je organisatie of je klanten of jijzelf informatie, kennis of zelfs wijsheid vergaren? Waar worden managementrapportages op gebaseerd, of komt het nieuws vandaan, of uit welke data begrijpen we de wereld om ons heen beter of kunnen we zelfs voorspellen? Begin daarvoor klein. Kijk in je organisatie – hebben ze data engineers, of een club die zich bezig houdt met business intelligence, of iets dat daar op lijkt? Praat eens met ze en bedenk wat jij kunt doen om mee te denken in hun wereld. Of kijk of je eigenlijk digitaal op orde bent, in de zin, dat je weet waar digitaal alles staat – informatie of gegevens, kun jij ze vinden? Ik wed dat je daar stappen in kunt zetten.

Eigenlijk hoop ik vooral en van harte één ding. Dat ik over vijftien jaar niet zeg: we praten over de veranderende rol van de DIV-medewerker, al zeker dertig jaar, maar onze dagelijkse werkelijkheid blijkt stug. Zullen we het samen gaan doen, een start maken met deze drie punten? Laat het me weten en dan stoppen we er samen energie in.

Mirella van der Velde
Strategisch informatieadviseur | Business Owner binnen de Omgevingswet | Zelfstandig adviseur