Inspiratie | Het 'dashboard Informatiehuishouding' van EZK en LNV

Namens Wenneke Kempenaar, manager afdeling Digitale Informatievoorzieningen

bij het ministerie van EZK en LNV delen we deze handout over het 'dashboard Informatiehuishouding EZK en LNV' binnen deze community.

"Het dashboard maakt het met de bijbehorende gesprekscyclus mogelijk om de organisatie meer eigenaarschap te laten tonen op informatie en waar nodig acties te initiëren die het voor de eigenaar van informatie mogelijk maakt om de bij eigenaarschap behorende verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden ook te kunnen dragen."

Achtergrond:
De afdeling DI(V) van EZK en LNV is gestart met de gedachte over een dashboard, doordat zij zag dat het werken aan de kwaliteit van de informatiehuishouding vaak projectmatig werd opgepakt. Deze incidentele aanpak leidde tot een korte periode waarin de kwaliteit van de informatiehuishouding (beter) op orde was, maar na afloop van het project ging de aandacht weer van het onderwerp af en was binnen korte tijd de situatie van voor het project weer bereikt.
De afdeling DI(V) is toen op zoek gegaan naar een manier om het onderwerp naar een meer continu bewustzijn te brengen (PDCA cyclus). De ontwikkeling van een dashboard was en is bedoeld om ondersteunend te zijn aan de PDCA cyclus, als praatplaat en als manier om eenvoudig inzicht en overzicht te geven (visualisatie en kleurgebruik).

Belangrijkste uitgangspunten:

1. Het dashboard is een dienstverlening product van de afdeling DI(V) en wordt ingezet om proactief (ongevraagd) en reactief (gevraagd) met directies in gesprek te gaan over informatie en de wettelijke zorg op die informatie in relatie tot de bijzondere positie van overheidsinformatie.

2. Het dashboard bevat verschillende thema’s:

• a. Thema’s waar de organisatie op wil sturen, vaak gebaseerd op onderwerpen met een risico op imagoschade (burgerbrieven, wob-verzoeken, kamer vragen).

• b. Thema’s over vindplaatsen van informatie waar geen of minder beheer op zit vanuit een DI(V) afdeling (e-mail, whats-app, netwerkschijven)

• c. Onderwerpen waarvoor een DI(V) afdeling afhankelijk is van besluitvorming van de organisatie om haar werkzaamheden adequaat uit te voeren. (overdracht en vernietiging)

3. Het dashboard is flexibel in de keuze om het inzicht te beperken tot een specifiek (beleids-)thema of het totaal van een directie. Daarmee kan optimaal worden aangesloten op de behoefte van de organisatie.

4. Het dashboard is simpel en bevat een beperkt aantal kpi’s.

• a. Let op met deze beperkte set aan KPI’s/ onderwerpen kunnen wel alle aspecten van vindbaarheid, herleidbaarheid (en volledigheid), toegankelijkheid en herbruikbaarheid worden geraakt.

5. Het dashboard en het onderliggende proces hebben tot doel het informatiebewustzijn en de informatievolwassenheid van de organisatie te verhogen. Het is daarmee niet beoogd om te sturen op kwaliteit of te verantwoorden.

6. Het Dashboard wordt ingezet als instrument in een PDCA cyclus (Plan-DO-Check-Act).

KPI’s en Thema’s van het dashboard Informatiehuishouding

Definities
Thema = een belangrijk onderwerp waarvan we nog niet weten hoe we aan de onderliggende data kunnen komen en wat we inzetten om het informatiebewustzijn te vergroten.
KPI = een belangrijk onderwerp waarover data beschikbaar is en waar we uiteindelijk een norm aan kunnen hangen.

Dashboard
Thema’s
1 email en gebruik netwerkschijven
Gespreksthema wat gericht is op informatiebewustzijn en waarbij het doel is om de vindbaarheid/ toegankelijkheid van informatie en de volledigheid van dossiers te vergroten.

2 wOB verzoeken
Hoewel er data is over de WOB verzoeken is het thema in het dashboard niet bedoeld om de tijdige afhandeling te meten, maar is het bedoeld om de informatiepositie te verbeteren. Onderliggende vraag is dan ook: “kunnen we informatie over dit thema actief openbaar maken?"

KPI
1 AVG gevoelige informatie
Deze KPI is genormeerd. Het betreft hier type documenten waarvan is besloten dat deze niet mogen worden gearchiveerd in het DMS of documenten die niet de status openbaar mogen hebben in het DMS. De doelnorm= 100%.

2 Metadata (algemeen en specifiek)
Deze KPI kan worden genormeerd in en range van >80% van de documenten bevat juiste en volledige metadata. De KPI is gericht op het verbeteren van de vindbaarheid van informatie en levert daarmee ook een bijdrage aan de volledigheid van dossiers.

3 Openstaande behandelmappen
Deze KPI kan worden genormeerd op basis van de status van een document of dossier waarbij de doelnorm is dat binnen x tijd na “ ondertekening” document of dossier moet zijn afgesloten ten behoeve van goed archiefbeheer. Deze kpi is heeft directe relatie naar het voldoen aan wet en regelgeving rondom schonen, bewaren en vernietigen.

4 Status goedkeuring vernietiging en overdracht
Dit is een kpi die gericht is op het voldoen aan wet- en regelgeving. Deze KPI is te normeren op basis van geldende afspraken over bewaartermijnen en overdrachtstermijnen.

Het totale dashboard geeft daarbij de mogelijkheid om te monitoren en sturen op thema’s als:

• Vindbaarheid

• Toegankelijkheid

• Herleidbaarheid

• “ volledigheid”

• Transparantie

Het dashboard maakt het met de bijbehorende gesprekscyclus mogelijk om de organisatie meer eigenaarschap te laten tonen op informatie en waar nodig acties te initiëren die het voor de eigenaar van informatie mogelijk maakt om de bij eigenaarschap behorende verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden ook te kunnen dragen.

Vragen of meer informatie? Neem contact op met Wenneke Kempenaar
Manager afdeling Digitale Informatievoorzieningen
Ministerie van EZK en LNV