Formulering archiefparagraaf in oprichtingsakte BV

Reacties

• • Dick de Heer
  • 1506666240

  In de bijlagen bij de Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (januari 2017) staan enkele model-archiefparagrafen. Trend is dat gemeenten BV's oprichten om gemeentelijke taken uit te voeren. Van een BV is de desbetreffende gemeente vaak voor 100% aandeelhouder. Zo'n BV is dus geen samenwerkingsverband. Mogelijk dat daarom een model-archiefparagraaf voor in de oprichtingsakte in de Handleiding ontbreekt. Maar enige afstemming over zo’n bepaling in de oprichtingsakte van een BV, lijkt me zinvol - vandaar deze aanzet daartoe.

  Op basis van Bijlage 3 Model archiefparagraaf bij een publiek-private samenwerking, stel ik mbt een overheids-BV de volgende tekst voor tbv de oprichtingsakte: • De BV zorgt ervoor dat de archiefbescheiden die voortkomen uit de overheidstaak conform de bepalingen bij en krachtens de Archiefwet 1995 worden beheerd en bewaar. Zodat deze volgens de wettelijke procedure worden vernietigd dan wel overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente. Dit geldt zowel voor digitale archiefbescheiden en gegevensverzamelingen als voor analoge archieven. • De kosten van het beheer komen ten laste van de BV. • Zolang de archiefbescheiden die voortkomen uit de overheidstaak bij de BV in beheer zijn, zal er periodiek toezicht op dit beheer plaatsvinden door de archivaris van de gemeente. • Bij opheffing van de BV worden de archiefbescheiden of gegevensverzamelingen in beheer gegeven bij de gemeente die ervoor zorg draagt dat het wettelijk voorgeschreven beheer wordt gecontinueerd.

  Graag jullie commentaar.

  
• • Wilma Koolen (Gemeentearchivaris en archiefinspecteur Regio Nijmegen)
  • 1506922020

  Ik heb een aanvulling. Dit is van toepassing als de gemeente 100% aandeelhouder is en penvoerder en het gaat om een wettelijke overheidstaak.

  Dan is er ook sprake van archivering in twee archiefdomeinen: in het archief van de gemeente zelf (gemeente krijgt als verbonden partij de aandeelhoudersstukken) en als vennootschapsarchief. Als je het als gemeente goed organiseert dan zijn de contacten met de vennootschap (penvoerder resp. control op verbonden partijen) functioneel gescheiden en daarmee ook de archiefvorming.