5 december bijeenkomst archiveren by design
En hier de meest actuele informatie /events/event/view/bb99557b-7976-4204-a5d0-3611ce5e1cf8/archiverin...
Archiveren by design! wie weet er meer?
- aug 2017
- Fieke Krikhaar
- ·
- Aangepast 27 jun
- 18
- 32
Andre Plat (KING) publiceerde even geleden op dit kennisplatform een set sheets over archiveren by design. Dit interessante concept komt in een paar staccato sheets niet echt tot zn recht. Wie kan iets meer vertellen over dit onderwerp en wat we ermee zouden kunnen doen?
Verken
Hotspotmonitor en het archiveren van sociale media
Hotspots Hotspots’ zijn gebeurtenissen waar het handelen van de overheid en de samenleving elkaar inte...
Trekker meldt zich!
Beste leden en vooral niet-leden, ik ga dit platform trekken vanuit de Zeeuwse samenwerking. In Zeelan...
Reacties
Archiveren by design betekent dat de maatregelen die nodig zijn om aan de Archiefwet te voldoen, genomen worden op het moment dat nieuwe informatiesystemen ontwikkeld worden. Dat betekent dat bij het ontwerp van een informatiesysteem al rekening gehouden wordt met de eisen uit de Archiefwet. Vandaar 'by design'.
Implicatie hiervan is dat de ontwerpers van informatiesystemen op te hoogte moeten zijn van de eisen die archivering stelt aan het beheer van informatie. En ze moeten in staat zijn deze eisen om te zetten naar goede ontwerpkeuzes.
Met ontwerpers bedoel ik iedereen die op de één of andere manier vakmatig betrokken is bij het maken van het ontwerp van een informatiesysteem. Zoals architecten, business analisten, informatiemanagers, adviseurs, etc. Deze ontwerpers zijn meestal geen kenners van het vakgebied archiveren en gebruiken zo hun eigen taal en methodes. Als we daarbij willen aansluiten (en dat moeten we!), dan zullen we de archiveringskennis moeten vertalen naar een voor de ontwerpers bruikbare vorm. Een mooie uitdaging.
Niet echt het antwoord op je vraag, maar het nieuwe GIBIT bevat eisen met betrekking tot archivering. Het zou fijn zijn wanneer andere bestuurslagen dit voorbeeld gaan volgen. De verwachting ten aanzien van GIBIT moet overigens niet te hoog zijn. Je ziet nu al dat leveranciers van systemen GIBIT geheel negeren en wanneer er niets anders op de markt is, bestaat er een enorme leveranciersafhankelijkheid. Je ziet dat vaak bij personeelssystemen.
Maar ook de wetgever zadelt gemeenten vaak op met onmogelijkheden om te archiveren. Een goed voorbeeld zijn de digitale bestemmingsplannen sinds de introductie van de wet WRO.
Laten we hopen dat bij deze kabinetsformatie we wat de archiefwereld betreft, van het Ministerie van O.C. en W. afscheid kunnen nemen en aan kunnen sluiten bij BZK.
nav reactie van Erik: ... en precies daarom werk ik in het CIO Office van mijn gemeente :-)
een van de resultaten is dat ik samen met de privacy officer en de security officer een "governance framework" (sorry voor dit lelijke nederlands) ontwikkel voor het beschermen, beveiligen en beheren van informatie (de "3 B's"). We zien die dus niet als separate uitdagingen, maar als 1 integrale en complexe problematiek voor de organisatie. We proberen het "framework"zo in te richten dat het voor de organisatie zo min mogelijk bureaucratische (over-)last geeft. De link met een onderwerp als business intelligence is trouwens overduidelijk.
Het vergt, zoals Erik al zeer terecht schrijft, veel kennisuitwisseling en onderling leren tussen de informatiebeheer officer (dat ben ik), de information security officer, de privacy officer en de architecten. Ik vind het geweldig boeiend om mee te maken.
Bij belangstelling kan ik op dit platform daar wat meer over delen. Dat geeft misschien ook meer diepte aan een term als Archiveren by Design, dat zonder verdere verdieping gebakken lucht is, en blijft.
Frans, ik ben vast niet de enige die geïnteresseerd is in dat 'governance framework'. Is dat een generiek kader? En hoe past 'archivering' daar concreet in? In hoeverre gebruiken jullie daarbij de DUTO-eisen en/of KIDO? En wat is de gemeenschappelijke taal?
Heel graag Frans Smit! Dit lijkt mij de manier om 'gehoord' te worden door andere onderdelen van de organisatie. Als zij zien dat jullie een gemeenschappelijk belang hebben dan bereik je je doel veel makkelijker, dat vind ik het mooie van dit archiveren by design begrip.
Ook graag hoor ik meer over het organisatorische aspect. Zitten jullie bijvoorbeeld allemaal in de CIO office of niet? en zo niet, hoe bouw je effectief ene goede relatie op?
Ja dat wil ik wel, ik moet daar wel de tijd voor vinden. Ik kan bijv een ppt maken van wat we in Almere doen en hoe we eea aan het inrichten zijn. Op basis daarvan kan ik dan reageren op bijv de vragen van Robbert Jan. Is dat iets waar jullie/nog meer anderen wat aan kunnen hebben?
Overigens heb ik eerder dit jaar een wat abstrahender stuk over eigenlijk hetzelfde onderwerp geschreven in het Archievenblad. Dat is wellicht ook (nog) interessant om hier te plaatsen, in welke vorm dan ook.
Tenslotte: ik ben er behoorlijk van overtuigd geraakt dat de DUTO-methodiek goed doortimmerd in elkaar zit en het "by design"-denken goed vertaalt naar een concrete werkwijze.
Fijn, kijk maar wanneer je die tijd hebt. Alle informatie is nuttig. Leden van de andere platforms zullen dit ook boeiend vinden (en kunnen deze discussie ook volgen, alles is openbaar) en uiteraard veel mensen buiten deze paar honderd platformgangers. Ik kan me dan ook voorstellen dat we over dit onderwerp eens een fysieke bijeenkomst organiseren? ** Graag hoor ik ook van anderen die met dit onderwerp bezig zijn in welk gremium ze dat doen. Dan kunnen we iets samen organiseren bijvoorbeeld!
Roland Bisscheroux en Erik Saaman zie de opmerking van Frans Smit over DUTO. Misschien iets mee doen in het kader van jullie plannen om rond DUTO een bijeenkomst te organiseren.
Dit is het artikel uit het Archievenblad waar ik het eerder over had.
Samen weten we een boel zinnige opmerkingen te maken. De staccato sheets delen, zie eerdere activiteit, behoeft m.i. dan ook een verwijzing naar de discussie daar en niet alleen naar de sheets.
GIBIT verwijzing die Yvonne Welings in deze disccussie deed is belangrijke aanzet in de context van 'design'. Gemeentelijke opdrachtgevers van bestaande en nieuwe ICT leveringen kunnen door GIBIT te gebruiken als verdieping op ARVODI de archieffunctie bij aanschaf en exit strategie inregelen.
Voor jullie gemak heb ik GIBIT 'archivering' en exit strategie in een excerpt gezet. Je zult zien, staccato herkenbaar in de sheets op de leveranciersdag.
Gemeenten die hiermee experimenteren of hieraan (willen) werken worden van harte uitgenodigd hun ervaringen hier of bij de eerdere activiteit met elkaar te delen. Ook leveranciers die hiermee aan de slag zijn of willen kunnen reageren. Een mail zenden naar andre.plat@kinggemeenten.nl mag natuurlijk ook .
Een vraagje voor Frans Smit, gebruiken jullie ook GIBIT? Sterke overeenkomst is dat in GIBIT ook samenhang tusssen beveiliging, privacy en archivering is gekozen. Zoals jij (Frans) en ik ook van mening zijn: een sterke 'driehoek' met een wenkend perspectief. En inderdaad Yvonne Welings, nog een boel aan te doen!
Zeker, de gemeente Almere gebruikt GIBIT.
Het is best een succes te noemen dat "archivering" zo goed en geintegreerd met andere zaken als privacy en veiligheid erin terecht gekomen is. Een aantal mensen van de adviescommissie Archieven VNG is daar debet aan. Later heb ik nog met de samenstellers (door KING ingehuurd) twee keer prettig overlegd over de standaarden die ze in de nadere voorwaarden mochten/moesten opnemen. Al met al is GIBIT een waardevolle bijdrage en ik hoop dat veel, zo niet alle, gemeenten het gaan gebruiken. Echter, het is wel zo dat het abstractieniveau van GIBIT dusdanig is dat je nog wel eea als gemeente moet doen om eea precies in te vullen. De makers van GIBIT noemen dat gemeentelijke kwaliteitsnormen. Denk op ons vlak aan een vastgesteld proces- en informatiemodel, waardoor je de kaders hebt voor het kwaliteitssysteem en het metadataschema. En je kunt ook nog denken aan verdere eisen gebaseerd op ISO16175 voor applicatiefunctionaliteit en op OAIS voor te ondersteunen functionaliteiten.
Nog wel een andere kanttekening: GIBIT gaat "slechts" over inkoop van ICT-middelen. Die heb je natiuurlijk nodig om te kunnen archiveren (en dan het liefst by design zoals Erik Saaman het definieert). Maar het "echte" werk tav opnemen, beheren, ebschikbaar stellen van archieven moet natuurlijk in de processen plaatsvinden. GIBIT is een waardevolle bouwsteen, zeg maar om de randvoorwaarden van de rechterkolom van het 9-vlak in te kunnen vullen op taktisch en operationeel niveau.
mooi aanvulling, dank Frans
Leuk, herkenbaar verhaal van Frans.
In mijn organisatie (Gemeente Amsterdam) is archivering by design steeds meer de norm aan het worden. Ik herken uit eigen ervaring wel het beeld van leveranciers die oprecht toegeven dat ze bepaalde vragen nooit eerder gehad hebben, terwijl ze toch behoorlijk wat gemeenten in hun portefeuille hebben. Genoeg werk aan de winkel nog dus.
Wij hanteren een eigen lijstje met generieke eisen op IB-gebied voor in een programma van eisen. Bij elke aanbesteding kijken we dan op maat welke onderdelen van dat lijstje we in dat specifieke geval nodig hebben en welke weging we daaraan geven (eis/wens). De archiveringsonderdelen in GIBIT zijn wat algemeen geformuleerd, wij hebben een meer op onze situatie gerichte lijst gemaakt waarin de door ons gehanteerde standaarden en onze eigen gemeentelijke kaders zijn verwerkt.
Even terug naar de oorspronkelijke vraag van Fieke: het is vooral een kwestie van doen. Niet de collega's met allemaal kaders en normen bestoken, maar actief meedenken. "By design" wil m.i. zeggen dat je op maat passende maatregelen implementeert. Een valkuil is om te veel vanuit het instrumentarium te denken, pik er alleen de onderdelen uit die echt meerwaarde hebben voor het specifieke proces dat je ondersteunt. Daarbij helpt het enorm, zoals Frans in zijn artikel ook aangeeft, om de taal van de andere betrokkenen te spreken. Ook houding is erg belangrijk. Sommige vakgenoten profileren zich als doemdenkers die met een opgeheven vingertje roepen wat er allemaal wel niet mis kan gaan als de archivering niet op orde is. Volgens mij werkt dat niet, het is beter om kansen en mogelijkheden als uitgangspunt te nemen. En een goed begrip van de businessprocessen is uiteraard van cruciaal belang.
Dag Rens,
Onderschrijf je reactie helemaal. Is het voor jou mogelijk om jullie Amsterdamse lijstje te delen in enige vorm? Ik kan me voorstellen dat dit een goede invulling is van de GBIT-voorwaarden op gemeentelijk niveau (de gemeentelijke kwaliteitsnormen).
Ter info: de GIBIT gaat ervanuit dat er gemeentelijke kwaliteitsnormen zijn, die meer in detail de eisen beschrijven. Daarom is de GIBIT zelf op een redelijk abstract niveau gehouden.
In ons geval bestaan de gemeentelijke kwaliteitsnormen uit de kaders voor het kwaliteitssysteem cf Archiefregeling, voorzover betrekking hebbend op ICT-middelen, en een samenvatting van de NEN ISO 16175 (opvolger van NEN 2082, die eigenlijk vervangen is door voornoemde 16175).
Landelijke producten die als gemeentelijke kwaliteitsnormen kunnen fungeren, zijn bijv TMLO en KIDO (voorzover betrekking hebbend op ICT).
Tien tegen een dat Amsterdam ook dergelijke kaders heeft, die dus in GIBIT-perspectief als aanvullende gemeentelijke kwaliteitsnormen moeten worden gezien.
Heel goed om ze te delen!
Dag Marieke,
Ik heb ons lijstje bijgevoegd. Is vrij uitgebreid en bevat ook wat dubbelingen, maar zoals gezegd pikken we er steeds alleen de relevante onderdelen uit. Overigens hebben we in Amsterdam maar liefst vijf afzonderlijke IV-organisaties en daardoor circuleren er meerdere van dit soort lijsten met kleine lokale verschillen. En dit overzicht bevat alleen de informatiebeheercomponenten, andere IV-specialisaties zoals architecten of privacy- en informatiebeveiligingsdeskundigen geven zelf input op hun onderdelen. Het is een levend document, dus commentaar is welkom!
En Frans: in Amsterdam zijn inderdaad ook dergelijke kaders. Veel kaders gaan over organisatie en governance, die leiden niet direct tot input voor een PvE.
Dan draag ik bij deze ook ons steentje bij aan het delen! Bij het bestand staat een nadere toelichting.
Voorwaarden voor beschermen, beveiligen en beheren van informatie