Archiefwet vs recht op gegevenswissing (AVG)
Beste collegae, Ik vroeg me af hoe jullie omgaan met de verhouding tussen het belang van een authen...
Toestemming tot het archiveren en beschischikbaarstellen van websites. Wat is het waard?
- mei 2017
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast jun 2024
- 9
- 233
Het valt me op dat al veel collega's lid zijn geworden van deze groep, maar dat er nog geen discussies op gang zijn gekomen. Ik ga een poging doen…
Er zijn inmiddels in onze sector aardig wat initiatieven tot ontwikkeling gekomen om websites van diverse organisaties, verenigingen en particulieren op te nemen in de (archief)collecties omdat ze van substantiële betekenis zijn voor het cultureel erfgoed. Hoewel de meeste instellingen die websites archiveren expliciet toestemming vragen aan de websitebeheerders c.q. eigenaren om hun website op te mogen nemen in een collectie, is met een verkregen toestemming nog niet per definitie alles juridisch in kannen en kruiken. Zeker als we de gearchiveerde websites op termijn beschikbaar willen gaan stellen aan het publiek, moet naar mijn idee één en ander veel beter dichtgetimmerd worden dan dat het nu doorgaans is gebeurd. Er zijn verschillende aspecten in dat kader waar ik vanuit mijn beroepspraktijk mee worstel. Een aantal daarvan is:
Wat is de status en bevoegdheid van de persoon/functionaris van wie de toestemming is verkregen tot opname en/of het beschikbaar stellen van gearchiveerde websites?
Aan bovenstaande vraag gelieerd: hoe toets je dat je inderdaad toestemming hebt gekregen van een daarvoor bevoegde persoon?
Is degene aan wie je toestemming hebt gevraagd volledig op de hoogte van de wet- en regelgeving op dit gebied? (m.a.w. weet hij of zij op basis waarvan toestemming gegeven wordt?)
Hoe zit het met materiaal dat op de te archiveren websites is gepubliceerd dat afkomstig is van derden, zijnde niet de beheerder/eigenaar van de website?
Zo zijn er natuurlijk nog tal van vragen te bedenken, waar – ik in ieder geval – nog geen helder antwoord op heb. Ik hoop dat deze aanzet jullie aan het denken zet en jullie beweegt deel te nemen aan deze discussie. Ik wacht met veel belangstelling de reacties af.
Verken
Vraag: wanneer is een verzameling WARC-files een goed webarchief
Weet iemand van jullie of er ergens kwaliteitseisen voor webarchieven in de vorm van WARC-files zijn g...
Vacature Interbestuurlijk toezichthouder informatie- en archiefbeheer provincie Utrecht (0,8 fte)
Interessante en uitdagende functie!!! Reageer voor 28 april 2019 https://werkenbij.provincie-utrecht...
Reacties
Ik heb me dit niet gerealiseerd, aan de andere kant denk ik niet dat de Wayback Machine https://web.archive.org/ toestemming vraagt!
Ik denk niet dat wij toestemming gaan vragen voor het archiveren en mogelijk latere publicatie via bijv. een web/sociaal media portaal of een e-Depot.
Misschien kunnen we een vergelijking trekken met een analoog fenomeen. Je zou kunnen zeggen dat papieren kranten eigenschappen vertonen die bepaalde websites ook hebben. Ze zijn voor een specifiek publiek, openbaar beschikbaar, gevuld met informatie die een bepaald doel heeft.
Wat zijn de regels wanneer kranten worden gearchiveerd en ontsloten naar het grote publiek? Zijn de belangen van de producent bekend bij de archivaris en worden ze behartigd? Wat is hiervan toepasbaar op het vraagstuk over websitearchivering?
@Hans: Het is inderdaad onwaarschijnlijk dat door de beheerders van de Wayback Machine toestemming wordt gevraagd aan de eigenaren van websites die zij opnemen in hun collectie. Aan de andere kant is dat geen valide argument voor ons als erfgoedinstellingen om het dan ook maar niet te doen.
@Ingeborg: De vergelijking die je maakt met het opnemen en beschikbaar stellen van kranten is interessant. Aan de andere kant zijn kranten afkomstig van geïnstitutionaliseerde redacties. De afspraken die je met hen maakt en die zij op hun beurt met de auteurs hebben gemaakt die voor de betreffende krant hebben gewerkt, zijn meestal aardig dichtgetimmerd. Voor veel websites geldt dat dat niet zo, of we kunnen het moeilijk beoordelen wat de waarde van die afspraken is.
Ongeveer een jaar geleden verscheen deze blogpost van een ICT jurist met een prettige voornaam: https://blog.iusmentis.com/2016/05/03/mag-koninklijke-bibliotheek-website-indexeren/
In de discussie die daar onder wordt gevoerd, gaat het ook vooral om het toestemming vragen plus het eventueel negeren van robots.txt-bestanden. Niet alle opmerkingen in de discussie zijn even relevant, maar het sluit wel voor een groot deel hierbij aan.
@ RobinLassche: Fijn dat je een poging onderneemt!
Hi allen, ook mijn reactie meer een link dan een inhoudelijk antwoord, maar ter aanvulling over de robots.txt en de manier waarop Internet Archive daar wel of niet mee omgaat, publiceerde Ed Summers onlangs zijn relevante mening: https://inkdroid.org/2017/04/23/robots/. Groet, Erwin.
De manier waarop het Regionaal Archief Dordrecht hiermee om gaat is tamelijk pragmatisch qua insteek, maar is vast niet helemaal verantwoord. Wij sturen de beheerder/eigenaar van de website een mail met het verzoek of we de betreffende website mogen archiveren en beschikbaar stellen. Als antwoord uitblijft, sturen we nog twee keer een herhalingsmail. Als er dan nog niet is gereageerd, gaan we er vanuit dat er geen bezwaar is. Al die mailtjes slaan we op in het DMS van de gemeente Dordrecht in een digitaal dossier dat hiervoor speciaal is aangemaakt. Mocht een beheerder/eigenaar zich later toch nog melden en bezwaar maken, verwijderen we de website uit onze collectie. Met de opgeslagen e-mails kunnen we - indien nodig - aantonen dat we alles wat redelijkerwijs mogelijk is hebben gedaan om toestemming te verkrijgen.
Het Regionaal Archief Nijmegen opereert op soortgelijke wijze als het RA Dordrecht. Wij sturen een mail met de volgende tekst:
Geachte
Als Regionaal Archief Nijmegen zijn wij in 2016 gestart met het archiveren van websites. Vanuit cultuurhistorisch oogpunt willen wij een verzameling websites binnenhalen van Nijmeegse stichtingen, verenigingen, bedrijven en personen en over Nijmeegse onderwerpen, om een zo compleet mogelijk beeld van de Nijmeegse geschiedenis mogelijk te maken. Het is de bedoeling dat de collectie uiteindelijk een representatieve dwarsdoorsnede geeft van het leven en werken van Nijmegenaren op internet. Een van de websites die wij graag willen archiveren, is ……………………………., vandaar dat u deze mail ontvangt met de vraag of u daarmee akkoord gaat. De gearchiveerde websites worden door ons duurzaam opgeslagen en daarmee veilig gesteld voor de toekomst.
Wij streven ernaar om gearchiveerde websites voor het brede publiek toegankelijk te maken/houden, zo mogelijk via onze Digitale studiezaal. Aangezien dit echter geldt als een vorm van herpublicatie, kan dat niet zomaar vanwege de auteursrechten. Als op een website bijv. afbeeldingen of andere bijdragen worden gebruikt waarvan de rechten bij derden liggen, hebben wij als Archief van deze rechthebbenden toestemming nodig om de gearchiveerde website te publiceren. Langs deze weg wil ik u daarom vragen of wij in het geval van uw website rekening moeten houden met auteursrechtelijke beperkingen.
Wij realiseren ons dat dit een lastige vraag kan zijn. Hoe meer mensen bij een website betrokken zijn (geweest), hoe moeilijker het wordt om van iedereen afzonderlijk toestemming te krijgen voor het gebruik van zijn of haar bijdrage in een herpublicatie van de betreffende website. Als het onmogelijk blijkt om van alle betrokkenen toestemming te krijgen, dan mag een gearchiveerde website altijd worden bekeken op bepaalde beschermde pc’s binnen de muren van ons Archief. Wat betreft auteursrechten is daarvoor geen toestemming vereist. Maar leuker is het natuurlijk om een gearchiveerde website, zeker als het origineel ooit niet meer in de lucht mocht zijn, via de Digitale studiezaal van ons archief aan een breed publiek beschikbaar te kunnen stellen, waardoor de website een ‘tweede leven’ krijgt.
Het mooiste zou zijn als u ons zou kunnen garanderen dat er wat auteursrechten betreft geen obstakels zijn die de publicatie van uw gearchiveerde website in de weg staan.
Wij zien uit naar uw reactie.
Wij denken hiermee richting beheerder/eigenaar de haken en ogen in elk geval benoemd te hebben.
Dank Henk, Wat me opvalt in jullie tekst is dat je de verantwoordelijkheid voor de auteursrechten die berusten bij derden belegt bij de websitebeheerder (tweede alinea). Ik vraag me af of dat legitiem is.
Bij aanvang van haar webarchiveringsactiviteiten heeft de Koninklijke Bibliotheek (KB) de wettelijke kaders laten onderzoeken. Duidelijk is dat, wil je iets met de gearchiveerde websites doen, je de website-eigenaren er bij moet betrekken en dat je open moet zijn in wat je doet. Wij proberen dit te bereiken door alle informatie op onze website te zetten (https://www.kb.nl/webarchivering
De KB heeft gekozen voor de opt-out-methode, vergelijkbaar met Nijmegen en Dordrecht: je laat de website-eigenaar weten dat zijn website is opgenomen in de selectie, waarom de KB websites archiveert, waar meer informatie over ons initiatief is te vinden, dat correspondentie welkom is en dat hij kan weigeren. Nadrukkelijk is niet gekozen voor de opt-in-methode (wachten op een reactie), domweg omdat dat te veel administratie vergt en er meestal geen reactie volgt op je bericht.
De opt-out sturen we naar het contactadres dat op de website staat vermeld. We gaan er van uit dat dat adres doelbewust staat vermeld en dat we daar terecht kunnen met ons bericht. Zijn er meerdere contactadressen, dan geniet een algemeen adres (info@) de voorkeur. Is er geen e-mailadres, dat gebruiken we het contactformulier. Is er geen digitale contactmogelijkheid, dan komt de website niet in onze selectie.
We gaan er dus van uit dat de aangeschrevenen in staat zijn om te beoordelen of zij opname in de selectie moeten accepteren of weigeren, al mogen we aannemen dat dat niet altijd het geval zal zijn. Daarom moet je bereid zijn tot bijsturen. Tot op heden zijn er twee zaken waarin de website-eigenaren (na ontvangst van een boete) ons hebben verzocht om materiaal in het archief op zwart te zetten. Ook hebben we zaken waarbij er toestemming is geweigerd, maar een volgend bestuur ons vraagt om gearchiveerd te worden. Omgekeerd kan ook: een website-eigenaar vraagt ons om archivering te stoppen; in dat geval gebeurt dat dan ook.
Ik denk het belangrijkste is: open zijn in wat je doet, documenteren wat je doet, open staan voor uitvoerige correspondentie en bij complicaties samen met de website-eigenaar tot een voor alle partijen acceptabele oplossing komen. Bij ons werkt dit prima.
Wat betreft de beschikbaarstelling hanteert de KB het principe dat (een deel van) het webarchief online komt zodra de wetgeving dit toestaat. Momenteel is ons webarchief alleen raadpleegbaar in onze leeszalen voor jaarpashouders. Er zullen altijd websites zijn die beperkt beschikbaar moeten blijven; op verzoek van de website-eigenaar of op aanraden van de collectiespecialist tijdens de selectie (bijv. blogs met reactiemogelijkheid). Dit is in onze administratie geregistreerd.
Wat betreft de blog van Engelfriet: we kennen de aanleiding, namelijk een aangeschreven website-eigenaar die ontstemd was over onze methodiek. Maar ook zien we dat de bijbehorende discussie ontspoort omdat er helaas niet altijd goed gelezen wordt. Ja, de KB negeert bewust de robots.txt en nee, dat doen we niet stiekem. Het staat in de opt-out, dus de website-eigenaar kan daar op reageren. Mocht dit reden tot weigering zijn, dan bieden we aan om een test uit te voeren waarbij we de robots.txt respecteren.
Laten we hopen dat de brief die op 2 mei namens de erfgoedinstellingen is gestuurd naar de informateur met de oproep aan het kabinet om de onderhandelingen in Brussel met betrekking tot online beschikbaarstelling van erfgoed serieus te voeren, ons werk wat eenvoudiger maakt.