kengetallen kosten archiefzorg
Het KPI formulier vraagt hoeveel geld er wordt besteed aan archiefbeheer. Dat kost nogal wat moeite om...
Corsa met inhoud vernietigen?
- jan 2017
- Gerrit Kouwenhoven
- ·
- Aangepast jun 2024
- 3
- 143
Een van mijn gemeenten wil overschakelen op digitaal archiveren. De afgelopen jaren werkte men hybride. Het papieren archief was tot nu leidend. Dat papieren archief wil men gaan overbrengen. So far so good. Maar al jaren wordt het DMS Corsa gebruikt waarin scans van al die papieren stukken met metadata zijn opgenomen om toch al vast de afhandeling digitaal te kunnen doen. Daarmee is het een geweldig hulpmiddel in de toegankelijkheid. Is het wijs om dat allemaal weg te kieperen omdat het papier tot op heden leidend was? Dat zou je toch ook niet doen met een papieren kaartenbak die een nadere toegang op (een deel van) het archief behelst? Oude papieren postboekingen heb ik ook altijd bewaard omdat ze een neveningang vormen.
Verken
De langzaam maar zeker veranderende wereld
Broodje aapof niet... Het beeld van de kikker die in het pannetje op het vuur langzaam maar zeker aan ...
Waalre: archieven gered na brand
"Servers en archiefDe servers en het archief van de gemeente Waalre zijn bij de brand in het gemeenteh...
Reacties
Als stukken in gedigitaliseerde vorm gebruikt zijn in processen, dan dienen deze stukken net zo goed gearchiveerd te worden als de papieren originelen. Dat is het nadeel van hybride werken, het vergemakkelijkt natuurlijk de werkprocessen enorm, maar je creëert wel dubbele archiveringsnoodzaak.
met vriendelijke groet
Leon van Oosterom
Helemaal eens met Leon.
Gerrit,
Is er al een besluit gevallen ? Puur vanuit de gedachte: overbrengen is overbrengen en toegang verloopt dan via het archief waarnaar is overgebracht, is het dom om zelf tegen veel kosten scans te bewaren. Daar staat tegenover dat het archief waarnaar jullie hebben overgebracht, veel plezier kan hebben van het gescande materiaal incusief de metadata. Of men dat vanuit Corsa moet blijven doen, moet men zelf bepalen. Exporteren vanuit Corsa van metadata en scans is dan een optie om eventueel veel kosten te besparen, want t.z.t. wil men mogelijk het overgedragen archief digitaal ontsluiten...
NB. Ik heb ervaring met overdracht naar ons streekarchivariaat, waarbij vanuit Corsa een digitale inventaris is meegeleverd. Er was daar nog geen sprake van digitale bestanden. Momenteel zijn we bezig om een archiefblok over te dragen waarvan de metadata vorig jaar zijn gemigreerd van Corsa naar Decos. Ook daar is nog geen sprake van gescande stukken.