Voor de archiefinspecteurs onder ons

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1319088900

  Hoi Bas, Ik geloof niet dat daar speciale software voor bestaat. Ikzelf houd het gewoon in outlook via de takenmodule bij. Per gemeente houd ik daar bij wat de stand van zaken is. Je kunt er eventueel ook deadlines aan koppelen, zodat je tijdig gewaarschuwd wordt op het moment er actie gewenst is. Door dat lijstje regelmatig door te lopen, heb ik een goed overzicht wat er speelt. Simpel maar doeltreffend. Groet Robin

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1319104680

  Hoi Robin,

  maar kun je daar ook een managementsamenvatting uit halen met bv alle inspecties van jaar x, of de tussenstand met alle afspraken binnen een inspectietraject bij organisatie y, en een verschil tussen een integrale inspectie, een follow-up en een thema-inspectie? Ik denk dat Outlook inderdaad voor de persoonlijke tussenstand goed te gebruiken is, maar we hebben in Utrecht (tijdelijk) 4 inspecteurs, en 20-25 inspectie-eenheden, dus onderling zaken kunnen overdragen en een duidelijk overzicht hebben en houden is voor ons belangrijk, en dat mis ik een beetje in Outlook. Vandaar mijn vraag. Het kan zijn dat we in Utrecht gewoon met een luxe-probleem te maken hebben, hoor ;-) Robin Lassche zei:

  Hoi Bas, Ik geloof niet dat daar speciale software voor bestaat. Ikzelf houd het gewoon in outlook via de takenmodule bij. Per gemeente houd ik daar bij wat de stand van zaken is. Je kunt er eventueel ook deadlines aan koppelen, zodat je tijdig gewaarschuwd wordt op het moment er actie gewenst is. Door dat lijstje regelmatig door te lopen, heb ik een goed overzicht wat er speelt. Simpel maar doeltreffend. Groet Robin

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1319106360

  Hoi Bas, Tja, zo complex is het bij ons niet. Ikzelf inspecteer 13 beheerseenheden in de hoekse- en alblasserwaard. Mijn (enige) collega Louis heeft toegang tot mijn takenmodule in Outlook, zodat hij gedurende mijn afwezigheid precies kan zien waar ik mee bezig ben. Ik geef toe dat het niet het meest doordachte systeem is, maar vooralsnog werkt het voor mij prima. Groet, Robin

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1319288220

  Succes! Frans

  (er zit een fout in de software van dit forum, als je op een imac gebruik maakt van CMD+cursorlinks dan springt-ie naar de vorige webpagina, ipv naar het begin van een regel; weg tekst!)

  Hallo Bas,

  Ik heb een tijdje geleden een toepassing voor processturing gemaakt voor archiefinspectie, compleet met managementrapportages en geplande overbrengingen (a la de oude inspectiemodule van Archeion, sommigen onder ons zullen zich die wellicht nog kunnen herinneren) .

  Dit alles mbv MSAccess en Visual Basic. In de praktijk bleek het heel leerzaam om dat te ontwerpen en te maken, maar het gebruiken ervan bleek al snel schieten met een kanon op een mug. Eigenlijk maak je al snel een CRM-systeem, en dat wordt m.i. interessant als je >20 klanten/inspectiepunten hebt.

  Ik berg al mijn correspondentie, verslagen, documentatie en producten zaakgewijs (jawel) op, en dat is meer dan voldoende in mijn praktijk. En ook ik maak gebruik van Outlook (brrrr) voor agenda en taken.

  Ik vermoed dat dat Excelbestand voor lokale registratie van archiefinspecties wel afdoende is. Misschien wordt het ooit nuttig als we landelijk gemeentelijke archiefinspecties gaan registreren. Dan zouden we eens aan standaardisering van management- en sturingsinformatie kunnen gaan doen en kan het worden opgepakt bijv met ondersteuning van KING (ik noem maar wat).