Bij wie ligt de verantwoordelijkheid om vernietigingsvoorstellen te controleren?

Goedemorgen,

In de vraag wordt: "controleren" genoemd. Als het puur over het controleren gaat dan is dit de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. Het proces vernietigen zelf heeft meerdere stappen, waarvan de uiteindelijke goedkeuring geven een van de belangrijkste is.

Mijn organisatie heeft geen archivaris benoemd. De zorgdrager, het Dagelijks Bestuur, heeft de adjunct directeur als CIO benoemd. In de praktijk is het dan ook de CIO die bij ons de goedkeuring geeft aan de vernietiging.

Gegroet Jan-Jaap

In mijn ideale wereld regel je dit aan de voorkant waardoor je op het 'moment supreme' simpel op de knop kunt drukken.

Want:

• je hebt vaak met een opvolgende (opvolger van opvolger) proceseigenaar te maken die vanuit voorzichtigheid of onbekendheid geen akkoord geeft;
• het bespaart écht heel veel tijd (=geld), denk alleen al aan bovenstaande waarbij jij als rol (recordmanager, informatiebeheerder, archivaris) als brugman moet praten om alsnog 'welke afspraak dan ook' los te peuteren.

Wie heeft dit zo ingeregeld in de organisatie? Heel benieuwd. Hartelijke groet, Jeannette

Besluiten informatiebeheer bevatten vaak de regel dat de gemeentearchivaris goedkeuring geeft aan de vernietigingsvoorstellen in de vorm van een machtiging. Wat betekent dat? Hoe ver ga je daar in?
Ik denk dat de 'machtiging' in de nieuwe lokale regelingen kan vervallen. De juiste uitvoering van vernietiging is onderdeel van het geheel aan informatiebeheerprocessen waarop het kwaliteitssysteem van toepassing is en waar het horizontaal archieftoezicht op wordt uitgeoefend.

Het goedkeuren (controleren?) van de vernietigingsvoorstellen.
Overzichten gegenereerd vanuit een DMS of zaaksysteem bevatten meestal voldoende velden om snel te kunnen zien om welk procesnummer of categorie het gaat. De vernietigingsvoorstellen zien er over het algemeen ook goed uit, tot een geroutineerde DIV-medewerker vertrekt en opgevolgd wordt door een minder ervaren collega. Dan dien je bij te sturen over het nut en de minimale vereisten van verantwoording van vernietiging.
De voorstellen staan vaak op zichzelf. Hoe kun je een uitzondering op vernietiging beoordelen als je niet weet wat wel bewaard is.

Gemeentearchivaris heeft een verantwoordelijkheid in het vernietigingsproces.
Ik zie een (meer duidelijk dan nu) scheiding tussen een taakverantwoordelijkheid van de archivaris en de inspecteur. Overleg van de gemeente met de archivaris over uitzonderingen op vernietiging op grond van cultuur-historisch belang of i.v.m. een hotspot hoort aan de voorkant, als stap in het vernietigingsproces. Ik denk dat het controleren van de inhoud van de vernietigingsvoorstellen een interne activiteit en verantwoordelijkheid is. Bij vernietiging uit bijv. procesapplicaties of ongestructureerde omgevingen dient het vernietigingsproces en de wijze waarop vernietiging is ingericht te zijn beschreven en worden gevolgd (scripts, stappen, kwaliteitscontroles etc.).

De archiefinspecteur toetst het vernietigingsproces (niet de vernietigingsvoorstellen)
De toezichthouder heeft niet als taak alle vernietigingslijsten door te spitten op alsnog te bewaren dossiers en of juiste procesnummers uit de Selectielijst (zoals nu vaak gebeurt). Hij of zij monitort het vernietigingsproces. Zijn de kaders en de stappen helder beschreven en juist toegepast. Zijn de actoren (procesdeskundigen, informatiebeheerder en archivaris) tijdig en voldoende betrokken. Is de verantwoording volledig.
Monitoring op vernietigingsfunctionaliteiten en -processen blijft belangrijker, want vernietiging is een serieuze zaak die onomkeerbaar is. Verantwoording is noodzakelijk om aan te kunnen tonen dat zorgvuldig en conform de wettelijke bewaartermijnen is vernietigd, bijvoorbeeld bij een WOO-verzoek of AVG-vraag.