Praktijkvoorbeeld DUTO-risicobeoordeling: Tresoar en Smallingerland

In oktober is de handreiking DUTO-risicobeoordeling gepubliceerd. De handreiking is een uitbreiding van het DUTO-raamwerk die organisaties helpt om op basis van een risicobenadering passende maatregelen te nemen voor het realiseren van duurzame toegankelijkheid. De handreiking biedt daarvoor onder andere praktische handvaten, zoals een stappenplan en voorbeelden van vragen om inzicht in risico’s te krijgen. Inmiddels zijn er ook al organisaties die ervaring hebben opgedaan met de toepassing van een risicobeoordeling op het gebied van die duurzame toegankelijkheid.

Zo heeft de gemeente Smallingerland een adviesvraag gesteld aan het RHC Tresoar over de mogelijke aansluiting op een E-depot. Dit verzoek is opgepakt met een eigen risicogerichte en persoonlijke benadering.

De keuze voor een risicogerichte aanpak werd ingegeven door de wens om de vraagstukken rond de aansluiting werkbaar te maken. Tresoar heeft ervaren dat organisaties het moeilijk vinden om te bepalen waar zij moeten beginnen bij een dergelijk complex traject. Door uit te gaan van risico’s wordt het voor betrokkenen concreter en behapbaar: door te prioriteren op basis van risico’s kun je bepalen wat je eerst aanpakt.

Om dit te bereiken bezocht Tresoar de gemeente Smallingerland om met elkaar helder te krijgen wat de te nemen stappen zijn voor de realisatie van een aansluiting op het E-depot. Bij de gemeente gingen zij in gesprek met een interdisciplinaire groep bestaande uit archiefmedewerkers, recordmanagers, procesanalisten, informatieconsulenten en informatieadviseurs. Opgesplitst in kleine groepjes werden deze specialisten vervolgens bevraagd over de thema’s Archiefwet, informatiebeheer en techniek. Het hielp daarbij dat Tresoar vanuit hun rol een brede blik meenam om vragen te formuleren. Daarbij kon geput worden uit hun ervaringen met pilots en inzichten vanuit hun gebruikersgroep.

De gesprekken resulteerden in een adviesrapport. Deze wordt door de informatieprofessionals van de gemeente Smallingerland gebruikt als basis voor een plan van aanpak. Daarnaast biedt het ook een onderbouwing voor benodigde middelen. De gesprekken hebben ook geleid tot inzichten bij de verschillende medewerkers. Ze zijn tevens een katalysator om het onderwerp verder uit te dragen in de organisatie.

Een les die Tresoar en gemeente Smallingerland graag aan andere organisaties willen meegeven is dat het gesprek met elkaar belangrijk is. Het elkaar in levenden lijve ontmoeten helpt bij het doorgronden van het onderwerp. Het informele karakter is waardevol omdat het helpt een relatie op te bouwen. Een brede vertegenwoordiging draagt eraan bij om het vraagstuk vanuit verschillende perspectieven te bezien en van elkaar te leren. Het credo ‘this could have been an email’ gaat niet op, wordt door een deelnemer gezegd, maar het tegenovergestelde draagt bij aan succes: ‘this could not have been an email’. Ga met elkaar een bakje koffie drinken en in gesprek.

Het is ook een goed voorbeeld van hoe je binnen een organisatie kunt werken aan een randvoorwaarde als het creëren van commitment, die wordt genoemd in de handreiking DUTO-risicobeoordeling.