Gezocht best practises afhandelen Woo-verzoeken
- 3 jul
- Ulla Vlas
- 1
- 176
Hallo allemaal,
De Werkorganisatie BUCH is aan het onderzoeken hoe wij het beste de afhandeling van Woo-verzoeken kunnen organiseren. We voeren de Woo ook uit voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo.
We hebben sinds de komst van de Woo al een aantal verbeteringen geïmplementeerd:
- Proces aangepast en vastgelegd in BlueDolphin (procesapplicatie) - o.a. de stap toegevoegd altijd contact opnemen met verzoeker
- Nieuwe anonimiseringstool aangepast en van oude afscheid genomen
- Scheiding gemaakt tussen Woo-verzoeken en informatie-verzoeken Woo
- Duidelijke instructiemail voor vakafdelingen - hoe handel je een Woo-verzoek af
- Digitaal samenwerken in Teams/SharePoint (Work in progress)
- Woo-verzoeken dashboard (Work in progress)
Toch blijft de uitvoering een uitdaging. Even enkele geluiden uit de praktijk bij ons: Een Woo-verzoek komt onverwacht en komt bovenop je andere werk. Het is niet te plannen. Zijn we compleet met de informatie? Wat anonimiseer je nu wel en wat niet (vanuit de vakafdeling). Hoe ga je om met veelvragers. Van kastje naar de muur gestuurd worden. Waarom krijgen we de informatie van de vakafdelingen zo laat, ze weten toch dat te maken hebben met een wettelijke afhandeltermijn?
Kortom onze uitdaging is: Hoe organiseer je je nu zo, dat Woo-verzoeken (zeker de omvangrijke / complexe) sneller afgehandeld worden? Is dat puur een capaciteitsvraagstuk of een combinatie van meerder zaken?
Ik kom graag vóór oktober 2025 in contact met andere gemeenten/overheid die graag hun ervaringen met mij willen delen.
Je kunt mij bereiken via: ullavlas@debuch.nl of 06-19429678.
Reacties
Aangepast op 10 juli
Dag Ulla,
Ken je de Samenwerkwijzer van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) al? Dat is een werkwijzer voor de Woo-behandelaar met praktische tips, voorbeelden en juridische uitleg om te komen tot goed contact en samenwerking tussen de Woo-verzoeker en -behandelaar. Door met de verzoeker samen te werken kun je veel gerichter zoeken, en wordt je woo-proces een stuk effectiever en vaak ook efficiënter. De werkwijzer is opgesteld met hulp van Woo-behandelaars uit heel Nederland.
Samenwerken vraagt natuurlijk ook iets van de verzoeker, dus ACOI heeft naast de Samenwerkwijzer een brochure gemaakt die je als behandelaar aan de verzoeker mee kunt sturen (zie zelfde link).
Verder wil ik je heel graag uitnodigen voor de nieuwe ACOI-groep op KIA. Je vindt er:
Neem ook gerucht contact met ACOI op als je meer wil weten: info@acoi.nl