Zaak Gericht werken en substitutie

  • feb 2012
  • Verwijderde gebruiker
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 2
  • 38
Verwijderde gebruiker
KIA Community

Op dit moment zijn veel overheidsorganisaties bezig (of voornemens) om zaak gericht te gaan werken. Er wordt dan goed nagedacht over het gebruik van een zaak type catalogus met daarachter de verschillende parameters waar onder vernietigingstermijnen of permanent bewaren. Bij de invoering van zaak gericht werken (ZGW) worden scanprocessen opgetuigd of geïntensiveerd. Wat vaak opvalt is dat er nauwelijks aandacht is voor substitutie-vraagstukken. En dat is vreemd, want wanneer je ZGW invoert zonder na te denken over substitutie zul je, achteraf wanneer je alsnog substitutie zou willen, je processen verder moeten aanscherpen / aanpassen / of zelfs herinrichten. Bij de gemeente Hengelo (ov) laten we bij de invoering van ZGW ook het substitutie-traject meelopen. Hierdoor slaan we twee vliegen in een klap en kunnen we in een (1) keer de processen rondom digitaal werken vormgeven en implementeren. Door de invoering van ZGW tegelijkertijd te laten plaatsvinden met substitutie, wordt geld en tijd bespaard. Ik ben benieuwd waarom organisaties deze twee trajecten niet tegelijkertijd laten plaatsvinden.

Reacties

2 reacties, meest recent: 15 maart 2012

  • Beste Kees,

    Het is een herkenbaar beeld dat je hier schetst. In mijn eigen beroepspraktijk als gemeentelijk archiefinspecteur voor de gemeenten in de Hoekse- en Alblasserwaard kom ik dit vaak tegen. Vaak vloeit een dergelijke werkwijze voort uit angst van de betreffende gemeenten informatie kwijt te raken. Het traject om over te gaan tot het ZGW ervaart men over het algemeen al als zo veel omvattend. Een integrale benadering van enerzijds het digitaal zaakgericht werken en anderzijds het opstellen van een handboek digitalisering zie ik nog nergens in mijn werkgebied gebeuren. In alle gevallen wordt eerst het één (het ZGW) en dan pas het ander (werken aan een machtiging voor substitutie) aangepakt.

    In mijn rol als archiefinspecteur wijs ik de gemeenten wel op de risico's die men aldus loopt. Er vindt tenslotte voor onbepaalde tijd een dubbele archivering plaats die in de meeste gevallen net niet gelijk loopt.

    In mijn aanbevelingen naar de gemeenten benadruk ik altijd dat het belangrijk is te werken naar een machtiging tot substitutie om te voorkomen dat er dubbel archief wordt gevormd en dubbel werk wordt verricht. Ik adviseer in dat kader om te beginnen met het opstellen van een handboek vervanging. Zodra dat er is kan door de gemeenten worden begonnen met het substitueren van op termijn vernietigbare stukken. Op die manier kan er alvast worden drooggezwommen bijwijze van oefening tot aan het moment dat wordt overgegaan tot algehele substitutie.

    In dat proces loop je uiteraard tegen knelpunten aan m.b.t. de inrichting van de digitale processen. Al doende zouden deze moeten worden aangescherpt zodat uiteindelijk een goed dichtgetimmerd volledig digitaal archiveringssysteem wordt ontwikkeld. Als pas achteraf wordt nagedacht over substitutie, worden pas op dat moment de knelpunten in het digitale zaaksysteem blootgelegd.

    Resumerend: ik ben met je eens dat het niet de meest efficiënte manier is om pas achteraf aan substitutie te werken het is echter wel de algemene praktijk in gemeenteland.

    Verwijderde gebruiker

  • Beste Robin,

    Ik kan mij geheel vinden in je verhaal, want ik merk dat veel projectleiders ZGW geen oog hebben voor substitutie omdat zij de vele raakvlakken onvoldoende onderkennen. Ik zal zelf de komende tijd die koppeling nadrukkelijker binnen de gemeente markt positioneren, omdat het in het kader van efficiency (verminderde budgetten) en effectiviteit, handig is substitutie meteen mee te nemen in het ZGWproject.

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken