Duurzame opslag vóór er een edepot is
Beste collega's, Archief Eemland gaat per het volgend jaar onderzoeken wat de mogelijkheden van een e-...
Landelijk kostenmodel e-depot
- 11 dec
- Ingeborg Entrop
- 4
- 235
Beste collega's,
We zijn als Drents Archief bezig om na een lange periode van pilots de eerste echte aansluittrajecten op te starten. In gesprekken daarover komen ook kosten ter sprake. We volgen in het principe het landelijke kostenmodel, maar zien dat dan voor sommige gemeentes de kosten (mbt het vaste aandeel in dat model) wel erg hoog zullen gaan uitvallen vanwege de lineariteit met inwonersaantal. Zijn er archiefinstellingen die van het landelijk model afwijken en zo ja, hoe en waarom? Alvast dank voor jullie reacties.
Verken
experimenteren met mogelijkheden
Ik geef het direct toe: ik ben niet zo van het experimenteren. Wel ben ik nieuwsgierig. Zo kwam ik dit...
Reacties
Ha Ingeborg! Vanuit de gemeente Utrecht was ik betrokken bij de beoordeling van het kostenmodel vanuit Het Utrechts Archief (HUA), het RHC waar wij aan bijdragen samen met de provincie. Wij hadden ook redelijk wat moeite met het kostenmodel, omdat de toelichting redelijk beperkt is en lastig uit te leggen aan financiële controllers en bestuurders. Wij hebben toen gekeken naar de mogelijkheid om omvang papier door te vertalen naar verwachte digitale omvang en daar een verdeelsleutel op toe te passen. Deze verdeelsleutel week met slechts 1 procent af van het landelijke kostenmodel. Voor nu staat in onze GR dat we het landelijke model handhaven, maar we hebben ons eigen model er wel naast gezet ter validatie en evaluatie. Met het opstellen van onze nieuwe GR zonder het rijk gaan we ook weer opnieuw naar het kostenmodel kijken. Ik weet trouwens ook dat HUA zelf ook iets nieuws bedacht heeft voor verbonden partijen, dat niet in het landelijke model zat.
Ha Ingeborg, Het Utrechts Archief heeft zojuist een nieuwe PDC gepubliceerd, daarin vind je ook een kostenparagraaf, die gebaseerd is op het landelijk kostenmodel. Het klopt wat Ilona schrijft dat we voor verbonden partijen iets anders doen: we kijken naar de grootte van die organisaties (gemeten in fte's).
zie: PDC_2024_Toezicht_Advies_en_Digitale_Archiefdiensten_HUA_v1.pdf
Hoi Ingeborg,
Wij hebben (als archiefdienst, niet RHC) ook nog geen definitief model (moet ergens een keer komen in 2025 vermoed ik). Ik had een vraagje over het vaste aandeel, is dat namelijk voor zowel de applicatie als alles daaromheen (zoals medewerkers)?
Wij zitten onder andere nu te kijken naar een onderscheid in bovengenoemde onderdelen, dus enerzijds wat er nodig is qua kosten voor de applicatie en anderzijds wat er nodig is om de structurele taak van het beheer uit te voeren. Hoe eventuele kosten voor opslag (bestanden en/of metadata) hier onder vallen is ook nog niet bedacht.
Al met al meer vragen dan antwoorden, maar omdat je vroeg of archiefdiensten het anders doen: wij dus, waarschijnlijk.
Hartelijk dank voor jullie reacties!
@Ilona en @Eike: om bij verbonden organisaties als prijsbepalende maat de omvang in fte's van de organisatie te nemen vind ik een interessante. Die fte's zullen niet rechtevenredig zijn met inwonersaantal (zoals het vaste deel in het kostenmodel wel is) dus daarmee ontstaat als vanzelf een soort afvlakking bij de grotere gemeentes. Dit lijkt me al beter uit te leggen dan het lineaire verband.
@Bram: het vaste deel dekt naast applicatie ook organisatie en alles wat verder nodig is om een e-depot dienst aan te bieden. Naast dat vaste deel voorziet het landelijke model in een variabel deel voor de Tb's die zijn overgebracht. Onderscheid maken binnen die vaste kosten tussen applicatie en organisatie maakt het zeker een stuk transparanter voor gemeentes. Daarmee stap je dan ook af van een direct verband met inwoneraantal.
We gaan hier intern verder over nadenken en nemen jullie suggesties daarbij ter harte!