De stelling van Joe: Data is pas goud als je het vastpakt

In ons bedrijf was het inwerken van nieuwe medewerkers altijd een langdurig proces. Het duurde gemiddeld zes maanden voordat iemand echt zelfstandig aan de slag kon. Dit kwam voornamelijk door de grote hoeveelheid informatie die in korte tijd moest worden overgedragen. Als ervaren medewerker, met meer dan twintig jaar aan kennis op zak, zag ik dat dit anders kon.

Na een grondige analyse en mijn ervaring als informatiebeheerder en BTI (Business Technology Integration), ontdekte ik dat maar liefst 80% van de benodigde kennis binnen de eerste twee maanden al bekend is bij een nieuwe medewerker. Dat betekent dat ze na ongeveer drie maanden al zelfstandig kunnen werken. De resterende 20% aan kennis, vaak de meer gedetailleerde en uitzonderingssituaties, kan vervolgens gaandeweg worden meegegeven en besproken zodra ze zich voordoen.

Door deze aanpak bespaarden we de helft van de inwerktijd. Het proces werd efficiënter, zonder dat we inboetten op kwaliteit. In plaats van iemand zes maanden vast te houden in een intensief inwerktraject, kunnen ze nu sneller zelfstandig aan de slag. De benodigde kennis wordt behapbaar overgedragen, en nieuwe medewerkers voelen zich sneller zelfverzekerd in hun rol.

Wat ik hiermee wil zeggen: data en kennis zijn pas echt waardevol als je weet hoe je ze moet inzetten. Het gaat er niet om hoe veel informatie je hebt, maar hoe je die slim en gestructureerd overbrengt, zodat je nieuwe collega's er direct mee aan de slag kunnen.

Binnen de organisatie vervul ik verschillende rollen, van informatiebeheerder tot analist en BTI. Mijn takenpakket gaat verder dan het openen van de post, zoals men bij een administratief medewerker misschien zou verwachten. Soms zitten er in onze organisatie mensen die al twintig jaar coördineren, maar geen core business taken meer uitvoeren. Ook zij hebben waardevolle kennis, maar hoe je die informatie deelt en toepast, maakt uiteindelijk het verschil.

Data is pas goud als je het goed vastpakt, verwerkt en vervolgens slim weet in te zetten.

Deze stelling is onderdeel van het KIA evenement Working Out Loud | 26 september