Wat zijn videotulen?

Mede door de corona-periode zijn audio- en videotulen – als digitale verslaglegging van vergaderingen – enorm populair geworden bij de overheid. Hierdoor is de noodzaak voor het vinden van een oplossing voor duurzame opslag van deze verslagen toegenomen.

Audio- en videotulen worden opgemaakt, geregistreerd en gebruikt binnen een Raadsinformatiesysteem (RIS). In Nederland zijn er meerdere marktpartijen die RIS-systemen aanbieden. Iedere leverancier geeft echter een andere invulling aan de vastlegging van gegevens binnen hun systemen, en heeft een koppel- of exportfunctie richting een e-depot op verschillende plaatsen in hun ontwikkelagenda staan.

Een zestal regionale archieven heeft in 2021 het initiatief genomen tot het ontwikkelen van een landelijke exportstandaard voor audio- en videotulen, gebaseerd op het VNG-model ORI (open raadsinformatie) in combinatie met MDTO.

Sindsdien onderzoeken Erfgoed Leiden e.o. (ELO), Regionaal Archief Rivierenland (RAR), Regionaal archieven Zutphen en Tilburg. Zij hebben elk een ander type e-depot (respectievelijk Preservica, De Ree en Archivematica), waardoor de te vormen videotulen export standaard door hen getest kan worden en als bewezen uitwisselbaar vastgesteld kan worden. Dat bewijs zit hem ook op de weergave uitwisselbaarheid van het type RIS-systeem, omdat gemeenten daarmee wisselen in de loop der jaren en zo vendor in lockvrij dienen te worden; het uiteindelijke, hogere doel.

Deze Werkgroep Standaardisering Export Videotulen richt zich op het verder brengen van de koppeling tussen RIS-leverancier en e-depotvoorziening. Om dit doel te realiseren zijn de volgende acties gepland:

• Het van de VNG verkrijgen van een valide 2.0-versie van ORI.

• Het met een representatieve groep RIS-leveranciers bespreken van de ORI-standaard, om deze te mappen naar hun eigen metadataschema’s

• Het bepalen van een exportstructuur voor de voor duurzame toegankelijkheid vereiste metagegevens, conform MDTO.

• Het per systeem verkrijgen van een valide testexport-bestand waarin beide standaarden zijn opgenomen.

• Het in diverse e-depots opnemen van deze exportbestanden, om zo een brede toepassing van de standaarden te kunnen testen.

• Door als archiefinstellingen het voorgestelde videotulen-samenstelling een voorbeeld SIP in elk type e-depot te ingesten en de weergave daarvan te organiseren, kan de werkgroep aantonen dat de standaard goed zal functioneren.

Verder zullen we een antwoord proberen te formuleren op een aantal vervolgvragen:

• Uit welke onderdelen bestaan audio- en videotulen?

• Op welke wijze kan toegang ingeregeld worden tot audio- en videotulen?

• Is het mogelijk om opslag in het e-depot te regelen en beschikbaarstelling in de RIS-systemen?

• Wanneer vindt idealiter overbrenging naar de archiefdienst plaats?

Overbrenging van de opname en bijbehorende agendastukken (etc) kan onmiddellijk na de vergadering door afspraken te maken over vervroegde overbrenging. Hierdoor krijgt het publiek deze direct vanuit die gearchiveerde situatie in te zien.